Gestione incassi differiti

Il programma consente di gestire un archivio dei titoli ricevuti (ed emessi) che rappresentano contabilmente incassi (e pagamenti) che avranno la loro manifestazione contabile in periodi successivi . Consente inoltre di generare le registrazioni contabili all'atto del loro ricevimento (o emissione) e successivamente al momento della loro manifestazione contabile effettiva.

È possibile infatti:

• selezionando e associando una o più scadenze su un cliente o fornitore, inserire nuovi titoli, tramite registrazione contabile di ricevimento/emissione degli stessi in prima nota integrativa (provvisoria);
• dichiarare l'avvenuta maturazione/scadenza del titolo, generando la registrazione contabile definitiva (chiusura partite e scadenze originarie su cliente e fornitore);
• cambiare di status al titolo quando viene ritirato prima della scadenza, oppure presentato in banca o ritornato insoluto (nessuna registrazione automatica in questi casi, la rappresentazione contabile di questi eventi è gestita come di consueto da gestione prima nota).

Con la gestione incassi differiti si può operare sia per titoli ricevuti che per titoli emessi. Il programma tratta solo scadenze collegate con la contabilità generale e non integrative. Attraverso il programma incassi differiti viene inserito il titolo e selezionate le scadenze che lo stesso dovrà saldare. Le scadenze possono essere selezionate solo in stato nuovo, successivamente non possono essere più modificate, a meno di cancellare tutto il titolo e reinserirlo.

COME INSERIRE UN TITOLO

Dopo aver selezionato nuovo, indicare la tipologia del titolo ( se trattasi di titolo emesso o ricevuto), la data di emissione o ricevimento titolo, il conto cliente o fornitore del titolo, l’importo, la scadenza,  il numero di riferimento riportato sul titolo, numero di C/C , ABI e CAB.

Il Sottoc. cassa/banca è il conto relativo per registrare un nuovo titolo in status 1, e effettuare così in contabilità generale una registrazione in INTEGRATIVA del tipo ‘cassa titoli’ a ‘cliente’ (o fornitore a banca C/C)

La Caus. reg. ricevim. è  la causale contabile relativa per registrare un nuovo titolo in status 1, e effettuare così in contabilità generale una registrazione in INTEGRATIVA del tipo ‘cassa titoli’ a ‘cliente’ (o fornitore a banca C/C)

La Caus. reg. maturaz. è la causale contabile relativa per creare la registrazione di prima nota effettiva ‘cassa titoli’ a ‘cliente’ (o fornitore a banca C/C), che porta il titolo in status 3.

Gli status del titolo gestiti sono:

·         Status corrente Indica lo status corrente del titolo.

·         Sostituito Premere il pulsante per portare il titolo in status 2 (sostituito).

·         Pres. Incasso Premere il pulsante per portare il titolo in status 4 (presentato all’incasso).

·         Scaduto Premere il pulsante per portare il titolo in status 3 (scaduto).

·         Insoluto Premere il pulsante per portare il titolo in status 5 (tornato insoluto).

Per associare la scadenza, selezionare il pulsante “Aggiungi scadenza”  e fleggare "pagato"

Al salvataggio del nuovo titolo (ovvero al momento in cui viene registrato il titolo) le scadenze selezionate verranno mantenute aperte, ma sui record verrà memorizzato l’ID del titolo. In questo modo la scadenza nei vari programmi verrà considerata come ‘saldata’. In contabilità generale verrà fatta una registrazione in INTEGRATIVA del tipo ‘cassa titoli’ a ‘cliente’ (o fornitore a banca C/C) per le varie scadenze saldate, ma NON verrà aggiornato lo scadenziario (è voluta una possibile squadratura tra saldi partite e scadenze in integrativa). La registrazione di contabilità generale verrà fatta sempre nell’esercizio ed alla data di registrazione del titolo.

In prima nota avrò la seguente registrazione integrativa:

E sullo scadenziario, filtrando per scadenze non saldate, sarà valorizzato il campo “ABPD” che corrisponde all’identificativo del titolo.

Al momento dell’incasso del titolo alla scadenza (o suo pagamento in caso di titolo emesso) si rientra nel programma di gestione incassi differiti e si cambia lo status da 1 (ricevuto/emesso) a 3 (scaduto); verrà cancellata la registrazione integrativa su prima nota e verrà fatta la registrazione effettiva ‘cassa titoli’ a ‘cliente’ (o fornitore a banca C/C) e verranno saldate le scadenze, come di consueto.

Gli status 4 (presentato all’incasso) e 5 (tornato insoluto) non scrivono nulla su scadenziario e prima nota, ma servono solo come descrittivi e vanno gestiti manualmente. La registrazione di contabilità generale verrà fatta sempre nell’esercizio contabile ed alla data di scadenza del titolo.

Lo status 2 (sostituito) identifica un titolo annullato o ritirato prima della scadenza. Al passaggio in questo status vengono tolti i riferimenti del titolo sulle scadenze e cancellata la registrazione integrativa su prima nota.

Gli status ‘presentato all’incasso’ e ‘tornato insoluto’ sono solo informativi. Non effettuano variazioni all’archivio di prima nota e scadenze.

Una scadenza non saldata ma collegata ad un titolo non può essere cancellata o saldata o spezzata, le modifiche possibili possono essere eseguite solo dal programma gestione scadenze. Una volta che la scadenza viene effettivamente saldata viene mantenuto il riferimento al titolo, ma questo diventerà un dato puramente informativo. La scadenza potrà essere riaperta, modifica o cancellata (in caso di modifica scadenza da saldata a non saldata viene tolto il riferimento al titolo, diversamente sarebbe come considerare il titolo con status 1).

NB: i passaggi da uno stato ad un altro sono IRREVERSIBILI. In caso di errore si potrà sempre cancellare il titolo e rifare la procedura dall’inizio.

La registrazione definitiva che salda le scadenze, quando si passa in status 3, NON GESTISCE iva differita, o altri regimi particolari, come ad esempio le ditte ‘professioniste’. Tratta solo scadenze ‘comuni’. Dovrà essere l’utente a selezionare le scadenze da associare al titolo in modo appropriato!

Per limitare al massimo l’errore dell’operatore, questo programma è utilizzabile SOLO da ditte non professioniste ed il fornitore indicato NON può essere un professionista.

I vari programmi che gestiscono le scadenze sono stati modificati per trattare le scadenze non saldate ma collegate ad un titolo come se fossero scadenze saldate! Su stampa scadenze sarà possibile ottenere dei prospetti per distinguere i vari tipi di scadenza tra non saldata, non saldata ma collegata ad un titolo oppure saldata.

In fase di cancellazione di registrazioni contabili, ad esempio dai programmi di prima nota o stampa prima nota, se alcune scadenze non sono saldate e hanno impostato un ID titolo, il relativo programma avviserà l’utente con un messaggio e non cancellerà la registrazione, sarà necessario rimuovere prima la scadenza dal titolo, questo perché il titolo deve SEMPRE essere di importo uguale alle scadenze da saldare!

Non sono gestiti i titoli in valuta diversa da 0, ma è possibile saldare scadenze con valuta diversa da 0.

Questo programma permette di effettuare controlli/riepiloghi sui titoli scaduti/non scaduti (o altro status gestito dall'utente), e di mantenere storia di essi, con l'associazione alle scadenze originarie ad essi riferite, utilizzando gli appositi filtri ( da data emissione /ricevimento – a data emissione/ricevimento; da conto – a conto; da data scadenza - a data scadenza; da sottoconto cassa /banca  – a sottoconto cassa /banca)