La base comune dei dati

Friendly gestisce una notevole varietà di informazioni. Alcune di esse sono informazioni relative all'installazione di Friendly stesso, altre relative alla gestione; tra queste si distinguono quelle comuni a tutte le aziende, a tutte le ditte, e specifiche per ditta. Più in dettaglio:

• Archivi
• Tabelle comuni (sono comuni a tutte le ditte all'interno di una azienda-database)
• Tabelle per ditta (contengono dati distinti da ditta a ditta)

Le anagrafiche per ditta (clienti e fornitori) sono invece i dati anagrafici che interessano specificatamente la gestione di una singola ditta.

Il piano dei conti è un insieme di dati che può sempre essere condiviso da più ditte all'interno dello stesso database-azienda. A questo riguardo è possibile per es. creare un piano dei conti denominato PDC-BASE , e poi creare due ditte (es. DITTA01 e DITTA02) ricollegando ad entrambe il codice piano dei conti PDC-BASE.

Tuttavia è possibile associare piani dei conti distinti a ditte distinte. Per es. creare due piani dei conti denominati DITTA01 e DITTA02 ed associarli rispettivamente alla ditta DITTA01 e DITTA02. Questa è la modalità normale nelle installazioni aziendali di singole ditte o di ditte non collegate fra loro.

Con Friendly vengono rilasciati dei piani dei conti standard.

Qualsiasi sia il piano dei conti adottato, è sempre possibile inserire nuovi sottoconti specifici per una determinata ditta, che non vengono inseriti nel piano dei conti cui quella ditta è agganciata.
Si parla in tal caso di Sottoconti specifici per ditta (tipicamente conti come le banche, che differiscono da ditta a ditta, sono sottoconti specifici per ditta), e sono sottoconti che non hanno un aggancio ad un sottoconto presente nel piano dei conti principale di riferimento (un po' come un'anagrafica cliente o fornitore non collegata all'archivio dell'anagrafica generale).

Non è possibile tuttavia inserire mastri o classi o gruppi specifici per ditta.

Le anagrafiche delle ditte è possibile creare una nuova ditta inserendo i dati anagrafici specifici di essa.

Per tabelle ed archivi comuni si intendono molte tabelle ed alcuni archivi che contengono dati comuni a tutte le ditte di un determinato database azienda.
Ve ne sono tuttavia alcune che sono utilizzate da più moduli di procedura, mentre altre sono specifiche di singoli o particolari moduli di procedura.

In particolare sono tabelle comuni necessarie per qualsiasi configurazione di moduli (ve ne possono essere altre non citate):

• Comuni
• Stati esteri
• Valute estere
• Lingue
• Codici Iva
• Numerazioni comuni globali
• Altre tabelle comuni necessarie per i soli moduli amministrativi-contabili:
• Forme di pagamento
• Causali contabili
• Abi e Cab
• Altre tabelle comuni necessarie per i soli moduli logistico/operativi aziendali (come Ordini, Magazzino/Vendite, ecc.):
• Ruoli aziendali
• Bolli
• Causali di magazzino

NB: Le tabelle specifiche di un determinato modulo (che siano comuni a tutte le ditte o specifiche per ditta) possono trovarsi nel menù principale della procedura, a seconda dei casi, sia nei sottomenù della voce 1 (Tabelle ed Archivi) del menù principale, che nei sottomenù 'Tabelle' delle voci relative ai vari moduli (es. il sottomenù Tabelle della voce 5 'Agenti e Provvigioni' contiene l'accesso alla tabella agenti ed ad altre tabelle specifiche del modulo 'Agenti e provvigioni'.

Per tabelle ed archivi per ditta si intendono molte tabelle ed alcuni archivi che contengono dati specifici distinti per ciascuna ditta.

NB: prima di poter inserire dati ‘per ditta’, occorre naturalmente , aver preventivamente creato la ditta con ‘Anagrafica ditta’ (percorso dal menù : 1.C.1) !

Vi sono tuttavia anche qui alcune tabelle che sono utilizzate da più moduli di procedura (quindi comuni a tutti i moduli), mentre altre sono specifiche di singoli o particolari moduli di procedura.

In particolare sono tabelle per ditta necessarie per qualsiasi configurazione di moduli:

• Numerazioni ditta

Altre tabelle necessarie per i moduli amministrativi-contabili (ma spesso anche per i moduli logistico/operativi aziendali):

• Contropartite contabili ditta
• Banche
• Altre tabelle per ditta dei soli moduli logistico/operativi aziendali (come Ordini, Magazzino/Vendite, Distinta Base/Produzione, ecc.):
• Tipi di porto
• Vettori e spedizionieri
• Canali di vendita
• Classi sconto clienti/forn
• Classi provvigioni clienti
• Gruppi merceologici
• Sottogruppi merceologici
• Famiglie/Linee articoli
• Descrizioni listini
• Relazioni listini
• Promozioni articoli
• Tipi varianti
• Marche
• Approvvigionatori
• Classi sconto articoli
• Classi provvigioni articoli
• Tipologie articoli
• Magazzini/depositi/terzisti
• Tipi bolle/fatture

ecc.

Gli archivi per ditta sono invece:

• Anagrafica clienti/fornitori per ditta
• Sottoconti specifici per ditta
• Anagrafica articoli e Anagrafica articoli a varianti (archivio comune ai soli moduli Ordini, Magazzino/Vendite, ecc.)
• Archivio degli oggetti OLE (associabili a clienti/fornitori, articoli, commesse, ecc.)

Altri archivi per ditta, utilizzati dai moduli Ordini, Magazzino/Vendite (e che sono trattati nella parte relativa ), sono :

• Listini
• Sconti
• Percentuali di provvigioni
• Anagrafica commesse
• Anagrafica lotti

Il piano dei conti (i piani dei conti) è (sono) un archivio comune, ma a differenza delle tabelle comuni, i diversi piani dei conti esistenti possono essere utilizzati ognuno per singole ditte oppure per gruppi di ditte.

Il piano dei conti è organizzato a livelli gerarchici, pertanto per caricare un piano dei conti occorre procedere in ordine. Le tabelle che costituiscono il piano dei conti sono:

• Tipologie PDC
• Gruppi
• Classi
• Mastri
• Sottoconti

Ciascuna ditta, all’interno del database azienda, deve avere obbligatoriamente un piano dei conti.

Tuttavia esiste (si può individuare) anche un ‘piano dei conti della ditta’, che è costituito da gruppi, classi, mastri della tipologia di PDC associata alla ditta, nonché, all’ultimo livello da:

• I sottoconti del PDC a cui la ditta è associata
• Eventuali sottoconti specifici della ditta, quindi non riscontrabili/non presenti nel PDC di partenza (es. le banche specifiche della ditta)
• Eventuali clienti e fornitori collegati all’anagrafica generale (se la gestione della anagrafica generale è presente)
• Eventuali clienti e fornitori non collegati all’anagrafica generale (cioè specifici della ditta)

Il piano dei conti della ditta può essere gestito (all’ultimo livello) con i programmi 1.1 “Anagrafiche clienti/fornitori ditta” (per i clienti e fornitori) e ’1.5.7′ “Sottoconti Ditta” (per i sottoconti).
Oltre alle tabelle sopra citate (tipologie, gruppi, classi, ecc.) è necessario, solitamente, riempire anche la tabella ContropartitePDC, per associare a ciascuna voce della tabella comune ‘Contropartite’, il sottoconto corrispondente nel PDC caricato. La presenza di una tabella comune ‘Contropartite’ è necessaria in presenza di alcune tabelle (come quelle delle causali di contabilità, o delle tabelle che come la tabella Personalizzazione Vendite contengono i riferimenti per la contabilizzazione di documenti come fatture, note di accredito, ecc.) che non sono legate alla ditta o al piano dei conti, e sono presenti nella gestione di Friendly più ditte e/o più piani dei conti (tipico degli studi commerciali).

In sintesi il collegamento tra voci del piano dei conti, contropartite ed altre tabelle comuni (come le causali di contabilità) è il seguente:

• La tabella “Contropartite” definisce (con codice e descrizione) una serie di conti in astratto con dei codici brevi (es: 1=Cassa, 2=Iva vendite 3=Iva acquisti 51=Acquisti merci ecc.)
• La tabella ‘Contropartite PDC’ associa a ciascun codice contropartita, ad un determinato PDC il codice del sottoconto relativo.

Esempio:
1 Cassa (contropartita) = 001010001 Cassa (sottoconto)
2 Iva vendite (” “) = 005010002 Iva a debito (” “)
51 Acquisti merci (” “) = 031010130 Merci c/acquisti (” “)
ecc.


• La tabella “Contropartite contabili ditta” associa a ciascun codice contropartita, ad un determinata ditta (basandosi sul PDC della ditta, come sopra definito) il codice del sottoconto relativo.

Esempio:
51 Acquisti merci (contropartita) = 031010130 Acquisti materiali ferrosi (sottoconto PDC ditta) ecc.

• Le tabelle comuni che hanno bisogno di riferimenti a voci del piano dei conti, contengono invece dei campi di collegamento alla tabella comune delle contropartite (es. nell’impostazione di una riga di una causale di contabilità potrebbe esserci il cod. contropartita 51 = Acquisti merci da proporre in dare) anziché una specifica voce del piano dei conti.

N.B. è possibile comunque inserire in questi casi, direttamente il codice del sottoconto, se non è abilitata la gestione multiditta; cioè quando si opera tipicamente in ambito aziendale, monoditta e con un solo piano dei conti.

Quando si utilizza una causale (o altra tabella comune con riferimenti a sottoconti/contropartite), il programma ‘risolve’, cioè traduce, il codice della contropartita o il codice conto in codice sottoconto come segue:

• Verifica se, nella causale (o riga impostazione causale) per una determinata entità (es. ‘Conto iva 1′) è indicata un codice contropartita
• Se si,
• Verifica se esiste una corrispondenza tra quel codice contropartita ed uno specifico sottoconto nella tabella ‘Contropartite contabili della ditta’; se si, propone il codice sottoconto trovato; se no:
• Verifica se esiste una corrispondenza tra quel codice contropartita ed uno specifico sottoconto nella tabella ‘Contropartite PDC’ del PDC associato alla ditta corrente; se si, propone il codice sottoconto trovato; se no:
• controlla se è indicato sulla causale, per quella entità , un codice sontoconto; se si propone quello, altrimenti restituisce un messaggio di errore (del tipo “Conto non trovato !”) oppure propone zero come codice sottoconto
• se no (non indicato un codice contropartita):
• controlla se è indicato sulla causale, per quella entità , un codice sontoconto; se si propone quello, altrimenti restituisce un messaggio di errore (del tipo “Conto non trovato !”) oppure propone zero come codice sottoconto

Prima di operare su dati reali (registrazioni contabili, bolle, ordini, ecc.) occorre almeno disporre (o creare) una ditta. In ogni database-aziende deve esistere almeno una ditta. Si può lavorare su tale (unica) ditta oppure creare una ditta aggiuntiva e utilizzare quest'ultima.
Per definire una ditta come 'Ditta predefinita' all'interno di un database è necessario andare in gestione aziende-database (percorso menù: 1-O-9 ) e settare il campo 'Codice ditta predefinito' con l'identificativo della ditta.

Se in un database esiste una sola ditta, quella ditta deve avere come codice ditta la stessa sigla attribuita l database-azienda, e deve essere la ditta predefinita.

Per creare una nuova ditta, o modificare i campi / parmetri di gestione di una ditta è necessario utilizzare il programma 'Gestione Anagrafica Ditta' (nome programma : BS—ANAZ) .

All'interno di questo programma occorre almeno :

• innanzitutto richiamare il codice di un soggetto codificato nell'anagrafica generale, se è presente la gestione dell'anagrafica generale (occorre pertanto, in questo caso aver prima creato la ditta come soggetto nell'anagrafica generale)
• inserire/verificare i dati anagrafici della ditta (attenzioni particolare debbono essere poste per i campi 'Residente', 'Tipo soggetto Persona fisica/giurudica', 'Professionista' (quest'ultimo nella cartella 'Altri dati' )
• Inserire/verificare i campi Codice piano dei conti e mastro clienti e mastro fornitori nella cartella dati contabili
• Settare con l'apposita funzione (pulsante della toolbar) i servizi (= moduli) abilitati su quella ditta
• Settare (eventualmente) accessi differenziati per utenti/moduli/programmi per quella ditta
• Andare in dati aggiuntivi contabili (apposito pulsante della barra degli strumenti) ed inserire i dati richiesti (per qualsiasi configurazione di Friendly, anche se non è presente la contabilità!)
• Caricare almeno un esercizio nell'elenco degli esercizi contabili (accessibile dalla finestra dei dati aggiuntivi contabili) (da farsi per qualsiasi configurazione di Friendly, anche se non è presente la contabilità!)
• Indicare il codice dell'esercizio (o degli esercizi ) corrente (e precedente) nella cartella 'Dati contabili' della finestra principale (da farsi per qualsiasi configurazione di Friendly, anche se non è presente la contabilità!)
• Se presente il modulo cespiti, inserire i dati aggiuntivi cespiti nell'apposita finestra (accessibile anche questa con l'apposito pulsante della barra degli strumenti)
• Entrare in dati aggiuntivi iva per anno (sempre con apposito pulsante della barra degli strumenti), indicare l'anno iva corrente ed impostare i dati richiesti
• Da li richiamare la finestra delle attività, inserire lmeno una attività, e poi richiamare la finestra dei sezionali iva (dati registri iva della ditta per l'anno) ed inserire i vari registri iva gestiti. NB: questo punto, ed il punto precedente debbono essere eseguiti sempre se c'è una gestione contabile, cioè se è abilitato il modulo contabilità; ma debbono essere eseguiti anche se non c'è il modulo contabilità ma è presente il modulo 'Vendite' e si vuole gestire l'emissione di effetti (ricevute bancarie) senza gestire la contabilità in senso proprio.
• Salvare i dati inseriti.

Una volta creata una o più ditte, è possibile andare ad impostare tutte le tabelle e archivi che hanno la gestione di dati per ditta.

Uno strumento utile è quello (accessibile da menù percorso V.C ) denominato 'Copia ed elimina dati ditta'. Va utilizzato con grande attenzione e permette di : eliminare tutti (o parte) dei movimenti registrati su una ditta (per eliminare, poi, se si vuole, del tutto una ditta, occorre andare in Gestione anagrafica ditta, aprire la ditta e chiederne la eliminazione con File|Cancella ) copiare dati (tutti o parte) da una ditta all'altra

Quest'ultima funzione permette per esempio di :

• duplicare in toto una ditta. A tal scopo : da Anagrafica ditta creare un'altra ditta, con lo stesso piano dei conti di quella che si vuol duplicare; entrare nel programma 'Copia ed elimina dati ditta' e richiedere la copia di tutti i dati indicando come cod. ditta di origine quella da cui partire (da duplicare).
• Copiare alcuni dati (gestiti per ditta) da una ditta all'altra (es: copiare l'anagrafico articoli) : in tal caso nel programma 'Copia ed elimina dati ditta' richiedere la copia di alcuni dati, selezionare per es. 'articoli di magazzino' , indicando come cod. ditta di origine quella da cui partire.

Accorpare ditte residenti originariamente in due database distinti, in un unico database, sfruttando così, poi, le funzioni multiditta di Friendly rel 9.0 e successive.
Cioè trasferire una ditta da un database ad un altro.
A tal scopo occorre:

• da Anagrafica ditta creare un'altra ditta nel database di destinazione
• entrare nel programma 'Copia ed elimina dati ditta' e richiedere la copia di tutti i dati indicando come cod. ditta di origine quella da trasferire e indicando 'Altro database' specificare il nome del database in cui la ditta da trasferire risiede in quel momento

Attenzione:
l'accorpamento di più aziende in un unico database presuppone che almeno le seguenti tabelle siano assolutamente identiche nei vari database di partenza :

• Piano dei conti (gruppi, classi, mastri, sottoconti)
• bolli su tratte
• categorie cespiti
• causali mov. cespiti
• causali contabilità
• causali di magazzino
• codici iva
• contropartite vendite acquisti
• lingue estere
• modalità trasporto (intra)
• matura transazione (intra)
• pagamenti
• personalizz. acquisti
• personalizz. vendite
• personalizz. contabilità
• regimi statistici (intra)
• ruoli aziendali
• stati esteri
• valute estere

(questo è l'elenco delle tabelle che debbono essere necessariamente uguali subito dopo una conversione di database da rel 8.0 a rel. 9.0)
Esiste inoltre uno strumento che consente di generare un archivio anagrafica generale a partire dall'anagrafica clienti/fornitori preesistente di una o più ditte ('Genera anagraf. Generale da anagr. Clienti/fornitori' , percorso del menù : V.D ). Questo è utile quando si abilita la gestione del modulo anagrafica generale dopo essere già partiti con la gestione di una o più ditte.

Vedi, in merito, la guida analitica.

Quando sono presenti più ditte nello stesso database, ed è presente anche il modulo dell'anagrafica generale, è possibile , in alcuni programmi (la maggior parte di quelli dei moduli Contabilità, Cespiti e Ritenute, in particolare) eseguire elaborazioni multiditta.

A tal scopo nel riquadro 'Selezione ditte' si seleziona 'Selezione multipla' e con il pulsante a fianco 'Seleziona…' si può impostare l'elenco o i filtri opportuni per stabilire su quali ditte l'elaborazione debba essere eseguita (es. per eseguire la stampa libro giornale su tutte le ditte aziende con contabilità ordinaria, oppure , altro esempio, per eseguire la stampa della liquidzione iva sulle ditte D01, D07 e D09).

In molti programmi dei moduli contabilità, cespiti e ritenute., è inoltre disponibile una funzione richiamabile da menù File|Visualizza dati sintetici Ditta che permette di consultare in tempo reale, ed in modo molto utile e veloce, la situazione delle elaborazioni ed inputazioni dati principali già eseguite sino a quel momento su quella ditta.

Non esiste un ordine univoco per l'inserimento di tabelle e archivi, anche perché in molte installazioni potrebbe non essere necessario inserire tutte le tabelle e gli archivi in oggetto.

Tuttavia esistono delle priorità da tener presente nella scelta dell'ordine di inserimento.

N.B. A parte alcune tabelle che fanno eccezione, è possibile inserire gran parte delle tabelle, al momento dello inserimento degli archivi (per esempio, è possibile inserire le varie modalità di pagamento al momento dell'inserimento di clienti e fornitori: a tal scopo è sufficiente dal campo Codice pagamento utilizzare la funzione Zoom con F5 ed all'interno della finestra di Zoom stessa, premere il pulsante Gestione che richiama il programma di gestione delle modalità di pagamento).

I principali vincoli di cui sopra accennato sono i seguenti :
Prima di creare una ditta occorre aver creato il piano dei conti (almeno a livello di tipologia PDC) Prima di creare una ditta ed è gestita l'anagrafica generale, occorre aver creato l'anagrafica della ditta nell'anagrafica generale Prima di creare tabelle per ditta occorre avere, naturalmente, creato la anagrafica ditta. Nell'inserimento del piano dei conti occorre seguire la gerarchia implicita nella struttura del piano dei conti, per cui non è possibile inserire sottoconti se non sono stati inseriti prima i mastri, ma d'altra parte non è possibile inserire i mastri se non sono state inserite le classi, e non si possono inserire le classi se non sono stati inseriti i gruppi, e non è possibile inserire gruppi senza aver inserito il tipo di piano dei conti. La tabella delle contropartite ditta richiede il preventivo inserimento del piano dei conti e della tabella comune contropartite. Per motivi di completezza indichiamo anche i principali vincoli di precedenza esistenti per le altre tabelle ed archivi. Vincoli di precedenza nell'ordine di inserimento sono dunque anche i seguenti:

• Prima di inserire le causali di contabilità occorre aver già inserito almeno le contropartite globali/comuni
• Prima di inserire i magazzini/depositi/terzisti è bene avere già inserito clienti e fornitori
• Prima di inserire tipi bolle/fatture, inserire causali di magazzino, magazzini/depositi/terzisti, codici iva, centri di C.A., contropartite comuni
• Prima di inserire le tabelle di personalizzazione acquisti, vendite, occorre aver già inserito codici iva, sottoconti, causali di magazzino, causali di contabilità, magazzini/depositi/terzisti, tipi bolle/fatture, contropartite comuni
• Prima di inserire i sottogruppi merceologici inserire i gruppi merceologici
• Prima di inserire articoli di magazzino è bene aver inserito anche le tabelle denominate 'Tabelle per anagrafiche clienti fornitori' e 'Tabelle per anagrafiche articoli', nonché i clienti ed i fornitori
• Prima di inserire la tabella operai, inserire contropartite acquisti/vendite, centri di c.a. e tipi di lavorazione
• Prima di inserire l'anagrafica delle commesse di C.A., inserire i clienti ed i fornitori

Riprendiamo qui un possibile ordine di inserimento dei dati, tenendo presente che mantenendo l'uso delle tabelle standard alcuni di questi passaggi possono essere evitati, e che certe tabelle/archivi sono necessarie solo in presenza di uno o più moduli:

• Creazione nuovo database-azienda (utilizzando 'Gestione aziende-database') ; eventulamente : copiare una o più delle tabelle non per ditta (tra cui : piani dei conti, codici iva, pagamenti, causali, ecc.) da altro data base azienda , utilizzando 'Gestione aziende database'
• Predisporre un nuovo piano dei conti (tipologie, gruppi, classi, mastri e sottoconti)
• Predisporre le tabelle comuni/globali applicabili (in particolare : contropartite generali, e poi causali di contabilità, codici iva, pagamenti, valute, causali magazzino, personalizz. Cg, personalizz. vendite, personal. acquisti, ecc.)
• Inserire le Contropartite PDC
• Creare almeno una anagrafica in anagrafica generale (con i dati delle ditta da creare) (necessario solo è gestito il modulo 'anagrafica generale')
• Creare una nuova ditta (col programma 'Anagrafica Ditte')
• Creare le tabelle ed archivi per ditta (banche, categorie, zone, clienti e fornitori per ditta, ecc.)