Agenti e Provvigioni

Flusso operativo della gestione delle provvigioni

La Gestione Agenti e Provvigioni si articola fondamentalmente in due sezioni logiche:

  • Inserimento dati relativi agli agenti. (Menù Tabelle 5 - D)
  • Gestione delle provvigioni (Menù 5)

Come primo passo inserire le informazioni riguardanti gli agenti:

  • Tabella Agenti (Menù 5-D-1), contenente tanti record quanti sono gli Agenti, per ognuno dei quali sono memorizzate le informazioni necessarie alla Gestione Contabile dello stesso e delle Provvigioni di sua competenza.

Informazioni aggiuntive riguardanti la Determinazione delle Percentuali di Provvigioni degli Agenti possono essere inserite in:

  • Anagrafica Clienti (Menù 1-1)
  • Anagrafica Articoli (Menù 1-2)
  • Perc. Provvigioni Per Classi (Menù 5-D-2)
  • Relazioni Sconti / Provvigioni (Menù 5-D-3)

La gestione delle provvigioni degli agenti si concretizza in una serie di elaborazioni periodiche:

  1. Generazione delle provvigioni (Menù 5-1),: estrazione dei dati relativi alle provvigioni a partire dai documenti(fatture, note di accredito emesse, etc.).
  2. Elaborazione del maturato (Menù 5-3),: calcolo dell'importo della provvigione maturato, in base al tipo di liquidazione dell'agente e dei pagamenti effettuati dai clienti.
  3. Gestione manuale delle provvigioni (Menù 5-2),: attraverso cui è possibile apportare variazioni manuali in qualsiasi momento e su qualsiasi dato (tra cui sospendere e riabilitare importi provvigionali).
  4. Stampa dell'elenco delle provvigioni (Menù 5-4),: riassume in un tabulato il dettaglio delle provvigione da corrispondere agli agenti su ciascuna fattura o su ogni singola rata venuta a maturazione.

N.B. Solo nel caso della corresponsione sull’incassato prima di generare le provvigioni bisogna contabilizzare i documenti con le relative scadenze utilizzando il programma Contabilizzazione documenti di magazzino (Menù 4-1-3). Ogni volta che si modifica una scadenza (data, valore etc, da qualsiasi programma di contabilità bisogna riestrarre le provvigioni)

Tabella Agenti

Questo programma permette di inserire, modificare e annullare i dati relativi agli agenti, fra cui le percentuali di provvigione relative alle varie classi provvigioni, il modo di calcolo delle provvigioni stesse ed il loro modo di liquidazione.

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Codice Agente: Indicare il codice dell'agente che si sta inserendo.

Nominativo: Indicare brevemente il nome o denominazione dell'agente.

Codice anagrafico: Indicare il codice fornitore corrispondente a quell'agente (infatti ogni agente è anche un fornitore, in quanto emette fatture nei confronti della ditta mandante, e come tale dovrebbe essere inserito nell'anagrafica dei fornitori).

Percentuali Riferite a: In Friendly esistono differenti metodologie per il calcolo delle provvigioni affinchè sia possibile soddisfare, anche attraverso una combinazione di queste, qualsiasi esigenza.

La determinazione della percentuale di Provvigione può essere generica e/o fatta sulla base di articoli e/o Classi di articolo e/o clienti e/o classi di cliente con validità anche periodica.

Oppure si può decidere di calcolare le provvigioni sulla base di "Relazioni Sconti / Provvigioni" che stabiliscono la percentuale di provvigione sulla base dello sconto fatto dall' Agente al Cliente (in questo casi le percentuali possono dipendere oltre che dallo sconto applicato, anche dalla tipologia di articolo (classe provv. articolo).

Se il calcolo della percentuale di provvigione avviene in modo generico oppure attraverso articoli o classi provvigioni articolo e/o cliente o classi provv. cliente, scegliere "Articolo" oppure "Cliente" in base a quale indicazione di provvigione si desidera privilegiare qualora ve ne siano due valide e di stessa priorità contemporaneamente .Selezionare la voce "Sconti Provv." se si desidera gestire le provvigioni dell'agente con le Relazioni Sconti - Provvigioni.

Modalità di Corresponsione: Indica il metodo di liquidazione delle provvigioni all'agente corrente: selezionare "Fatturato" per segnalare che le provvigioni vanno liquidate sul fatturato. Selezionare "Incassato" per segnalare che le provvigioni vengono corrisposte sull'incassato. Con "Incassato totale" le provvigioni vengono corrisposte solo al completo incasso del documento. Con “maturato” il programma adotta le stesse regole applicate alle ricevute e alle tratte sull’incassato. Quindi le provvigioni maturano a data scadenza più decorrenza giorni maturato inseriti in tabella agente

NB: utilizzando la modalità di corresponsione su incassato totale verrà generato un unico record nella tabella dei movimenti provvigioni, con una data scadenza uguale all' ultima data di scadenza associata al documento, indipendentemente dal tipo di pagamento e dal numero delle rate. Nel caso di rielaborazione, eventuali record già presenti nella tabella ( si assume che non cambi il codice agente sulla fattura/nota di accredito tra una elaborazione e l'altra) vengono mantenuti, e mantenuto anche l'importo provvigioni eventualmente già liquidato in precedenza. Nel caso in cui, nella rielaborazione, l'importo della provvigione sul documento sia stata modificata, la provvigione liquidata verrà pertanto riaperta per la differenza. In tale modalità la maturazione avviene in unica soluzione, a parità di documento: nel caso di una o più rate di rb, decorsi tot giorni dalla scadenza dell'ultima rata, sempre che non ci siano insoluti sulla partita contabile della fattura (al momento dell'elaborazione); nel caso di rimessa diretta o bonifico, al momento in cui risulta saldata totalmente la partita contabile in contabilità. Dati tali presupposti, il programma della elaborazione maturato provvede anche a maturare le parti di provvigioni relative a quote di variazione (in più o in meno) derivanti dalle rielaborazioni di cui sopra.

Decorrenza maturato provvigioni: Qualora si voglia che le provvigioni su RB col metodo 'Incassato' debbano considerarsi maturate solo dopo un certo numero di giorni dalla scadenza della RB, indicare qui il numero di giorni. Lasciare 0 in caso di dubbio. NB: quando si determinano le provvigioni sull'incassato è consigliabile prevedere una decorrenza maturato provvigioni diversa da zero! (per esempio 15 gg).

Percentuali Provv.( Griglia): Griglia con numero di colonne variabili in base al tipo di indicazione inserita. Nel caso più completo:

  • Cod. Articolo: codice dell'articolo venduto del quale deve essere utilizzata l'indicazione corrente, qualora siano rispettate anche tutte le altre restrizioni, per il calcolo della percentuale di provvigione.
  • Descr. Art.: descrizione dell'articolo avente codice "Cod. Articolo".
  • Classe Art.: classe degli articoli alla vendita dei quali deve essere utilizzata l'indicazione corrente, qualora siano rispettate anche tutte le altre restrizioni, per il calcolo della percentuale di provvigione.
  • Cliente / Forn.: codice del cliente su cui è applicabile, qualora siano rispettate anche tutte le altre restrizioni, l'indicazione corrente per il calcolo della percentuale di provvigione.
  • Classe Conto: classe dei clienti su cui è applicabile, qualora siano rispettate anche tutte le altre restrizioni, l'indicazione corrente per il calcolo della percentuale di provvigione.
  • % Provvigione: percentuale che deve essere utilizzata per il calcolo della provvigione, qualora tutte le restrizioni siano rispettate. Se compilata, il campo 'Valore provvigione' deve essere lasciato uguale a 0. NB: la provvigione a valore è sempre alternativa a quella in percentuale.
  • Data aggiornam.: data che stabilisce l'inizio del periodo di validità dell'indicazione corrente.
  • Data Scadenza: data che definisce la fine del periodo di validità dell'indicazione corrente.
  • Tipo provvigione: Elenco, in ordine di priorità ( dalla priorità minore in alto alla priorità maggiore in basso ), delle possibili indicazioni che coinvolgono articoli, classi di articoli, clienti e classi di clienti:

    Generico Agente: indicazione indipendente da articoli o classi di articoli e clienti o classi di clienti, che fissa una percentuale di provvigione valida in un determinato periodo per quell'agente.

    Generico Articolo o Cliente: se "Percentuali Riferite a:" = "Articolo", si dovrà indicare, oltre al periodo di validità come al solito, anche lo specifico articolo in seguito alla vendita del quale verrà applicata la percentuale di provvigione corrente. Se "Percentuali Riferite a:" = "Cliente", occorrerà specificare il codice del cliente in seguito della vendita al quale, l'agente riceverà la provvigione calcolata sulla percentuale dell'indicazione corrente .

    Per classe Art./ classe Cli/For: se "Percentuali Riferite a:" = "Articolo", tipo di indicazione attraverso la quale possiamo specificare, oltre al periodo di validità, anche a quale classe deve appartenere l'articolo affinché sia applicata la percentuale di provvigione dell'indicazione corrente. Se "Percentuali Riferite a:" = "cliente", è necessario specificare la classe dei clienti a cui deve appartenere il cliente destinatario del documento, affinché Friendly utilizzi la percentuale dell'indicazione corrente per calcolare/proporre la provvigione dell'agente.

    Specifico Articolo /classe cli/forn oppure Specifico Cliente/Fornitore /Classe Articolo.: se "Percentuali Riferite a:" = "Articolo", inserendo nell'indicazione il codice dell'articolo e la Classe di clienti, quando nel periodo di validità, sarà eseguita una vendita di quell'articolo ad un cliente appartenente a quella classe, verrà applicata la percentuale di provvigione corrente. Se "Percentuali Riferite a:" = "Cliente", come sopra ma inserendo il codice cliente e la classe articolo.

    Specifico Cliente/Articolo: Tipo di indicazione che restringe l'applicazione della percentuale, ivi indicata, a un particolare articolo venduto ad un particolare cliente ( vale a dire che non entrano in gioco le classi ). Ricordiamo che questa tipologia di indicazione gode della priorità maggiore rispetto a tutte le altre.

    Validità Provvigioni: In questo riquadro è possibile scegliere di vedere tutte le indicazioni di un determinato tipo oppure solo quelle valide in una determinata data (solitamente quella del giorno corrente ).

    Provvigioni in periodo di promozione: Attivando questa casella ( qualunque sia il tipo di indicazione selezionata ), si definiscono le stesse indicazioni elencate in "Tipo" valevoli, però solo quando per un determinato articolo o per una classe di articoli oppure per un determinato cliente o classe di clienti, viene indetta una promozione. In questo modo se nel periodo di validità verrà attivata una qualsiasi promozione ( per i clienti, per l'agente, per entrambe, etc.), Friendly farà riferimento a questa indicazione per il calcolo della percentuale di provvigione dell'agente. Ricordiamo che la priorità di questo tipo di indicazioni ( con casella di controllo "Provvigioni in periodo di promozione" attivata ) hanno sempre e comunque priorità maggiore rispetto a quelle con la stessa casella di controllo disattivata.

     

    Quale Tipo provvigione adottare?

    Percentuali di Provvigione Generiche

    Si impostano nella Tabella Agenti inserendo nella griglia "Percentuali Provv.", una riga nella griglia avente nella colonna "Provvigione" la percentuale di provvigione dell'agente correntemente selezionato, nella colonna "Data" la data dalla quale entra in vigore la percentuale immessa e nella colonna "Data Scad." la data oltre la quale non sarà più considerata la percentuale di provvigione appena immessa.

    Esempio: Supponiamo di avere già immesso l'agente Mario Rossi. Ora inseriamo la seguente riga nella scheda "Percentuali Provv." della Tabella Agenti (assicurandoci prima che l'opzione "Generico Agente" del gruppo "Tipo" sia attivata):

      Provvigione        Data                     Data Scad.
      10                        29/08/2013         29/08/2015

    Con questo inserimento abbiamo indicato a Business che a partire dal giorno 29/08/2013 e fino al giorno 29/08/2015, vogliamo che, per ogni documento emesso nel quale il Sig. Mario Rossi compare come Agente, lo stesso Mario Rossi percepisca sempre una provvigione pari al 10% sull'imponibile.

    Percentuali di Provvigione basate su Classi Articolo e/o Classi Cliente:

    Friendly fornisce la possibilità si suddividere sia gli articoli che i clienti in classi-provvigioni ( categoria di articoli sui quali un dato agente ha la medesima percentuale di provvigione oppure categoria di clienti, la vendita dei quali fornisce all'agente la medesima percentuale di provvigione ).

    In Anagrafica Articoli, nella scheda "Vendite" alla voce "Classe Provvigione", per ogni articolo, possiamo impostare un numero compreso fra 1 e 999,avendo, così, a disposizione potenzialmente 999 classi diverse in cui effettuare il raggruppamento. Anche in Anagrafica Clienti, nella scheda "Altri dati" alla voce "Classe Provvigione" possiamo eseguire un raggruppamento avendo a disposizione, anche per i clienti, 999 potenziali classi di provvigione.

    Esempio: riprendiamo la Tabella Agenti e portiamoci sulla griglia "Percentuali Provv.",quindi assicuriamoci che alla voce "Percentuali Riferite a:" vi sia scritto "Articolo" e poi selezioniamo l'opzione "Per Classe Art. /classe Cli/For" del gruppo "Tipo" e inseriamo la riga seguente:

      Classe conto   Classe art.  Provvigione    Data Aggiorn.          Data scad.
            1                        2                   13              01/01/2013             01/02/2013

    In questo modo abbiamo indicato a Friendly che dalla data 01/01/2013 fino al 01/02/2013, l'agente correntemente selezionato, quando vende articoli appartenenti alla classe 2 (Es. Salumi. Ma non è detto che la classificazione debba essere di tipo merceologico ) a clienti facenti parte della classe 1(Es. Grossisti), ha diritto al 13% di provvigione.

    Nota: dopo questo secondo inserimento Friendly si trova almeno 2 indicazioni sulla percentuale da applicare nel periodo che va dal 01/01/2013 al 01/02/2013. In questo caso, solo se l'agente vende a clienti della classe 1 gli articoli della classe 2 nel periodo 01/01/2013 - 01/02/2013, viene applicata l'indicazione " Per Classe Art. /classe Cli/For“ perché avente una priorità maggiore rispetto a quella "Generica". In ogni altro caso torna ad essere applicata la prima, quella "Generica" appunto.

    Attenzione: la priorità delle opzioni all'interno del gruppo "Tipo" nella scheda "Percentuali Provv." della Tabella Agenti, per lo più, aumenta scendendo verso il basso. In particolare , l'ordine di priorità è il seguente:

  • generica
  • generica cliente o generica articolo
  • per classe articolo - classe cliente/fornitore
  • specifico cli/forn /classe articolo  oppure specifico articolo /classe cli/forn
  • specifico cliente/articolo
  • Esempio: vediamo, ora un altro esempio: supponiamo di voler impostare Friendly affinchè il nostro Agente Rossi percepisca una provvigione pari al 20% per il primo semestre 2013, quando vende al cliente X con codice 4010001, il prodotto Y con codice articolo 1.

    Osservando nel Gruppo "Tipo" della scheda "Percentuali Provv.", vediamo che l'ultima opzione "Specifico Cliente / Articolo" sembra fare al caso nostro. La selezioniamo e cominciamo ad immettere i dati:

      Cod. Articolo  Descr.Art       Cliente       Descr.Cl.      Provv.     Data Aggiorn.         Data Scad.
           1                        Y               4010001           X                20         01/01/2013            30/06/2013

    A questo punto abbiamo indicato quello che volevamo a Friendly che proporrà questa percentuale di provvigione ogni qualvolta il Sig. Mario Rossi compare come agente di vendita nella riga del prodotto Y del documento di vendita evaso nei confronti del cliente X. Questa terza indicazione, nei periodi in comune con le altre, gode della massima priorità.

    Tutte le opzioni appartenenti al gruppo "Tipo" possono essere applicate anche associate ad una Promozione:

    Esempio: consideriamo l'ultima indicazione immessa. Se attiviamo la casella di controllo "Provvigioni in periodo di Promozione" e inseriamo in griglia, nella colonna "Cod. promoz.", il codice della promozione Z ( una qualsiasi promozione sul prezzo dell'articolo oppure sulla percentuale di provvigione dell'agente o una qualsiasi altra forma di promozione ), Friendly interpreta l'indicazione precedente sotto questa nuova ottica: ogni qualvolta il prodotto X compare in un documento di vendita del Cliente Y fatto dall'agente Mario Rossi nel periodo indicato, e all'interno di quel periodo il prodotto è sotto alla promozione Z e solo se è sotto alla promozione Z, la percentuale di provvigione dell'agente viene impostata al 20%. Se nel medesimo periodo, la promozione dovesse essere annullata per un qualsiasi motivo, la percentuale di provvigione tornerebbe ad essere quella prevista dall'indicazione con priorità immediatamente inferiore.

    Attenzione: se è attiva la casella "Provvigioni in periodo di promozione" la priorità dell'indicazione, di qualunque tipo essa sia, è superiore a qualunque altra con la stessa casella disattivata.

    La Tabella Agenti NON è l'unico punto in cui si possono impostare le percentuali di provvigione degli agenti: questa operazione può essere fatta anche dall'Anagrafica Articoli, dall'Anagrafica Clienti e dal programma Perc. Provvigioni Per Classi.

    In Anagrafica Articoli, nella scheda "Provvigioni" possiamo eseguire le impostazioni che coinvolgono singoli Clienti o classi di clienti per ogni articolo nello stesso modo della Tabella Agenti. Nella colonna "Cod. agente", possiamo, invece, specificare il codice dell'agente a cui tale indicazione si riferisce. Qualora volessimo che l'indicazione che stiamo inserendo in Anagrafica Articolo,. si riferisca ad ogni agente è sufficiente non immettere alcun codice (o meglio, indicare cod. agente zero).

    Le stesse caratteristiche le ritroviamo in Anagrafica Clienti nella scheda "Provvigioni" , dove possiamo immettere lo stesso tipo di indicazioni che coinvolgono singoli articoli o classi di articoli per ogni cliente. Anche qui se si omette il codice dell'agente (si lascia a zero la colonna cod. agente) , si intende indicare che i dati appena impostati, devo essere riferiti a tutti gli agenti.

    Il programma Perc Provvigioni Per Classi, permette di immettere un'indicazione del tipo Classe Articolo / Classe Cliente per tutti gli Agenti, in quanto questo è l'unico caso che non è possibile impostare tramite le anagrafiche e la tabella Agenti.

    Nota: tutti i meccanismi sopra esposti ( e anche quelli non esposti ) agiscono solo a livello di proposta: Friendly al momento dell' emissione del documento di vendita (o dell' ordine) propone la percentuale di provvigione determinata secondo i meccanismi appena descritti ma l'operatore può sempre variare la percentuale, che il programma propone, a suo piacimento.

     

Relazioni Sconti/Provvig.

Questo programma viene utilizzato quando si gestiscono gli agenti calcolando la loro provvigione sulla base di una percentuale variabile in funzione dello sconto o ricarico fatto dall'agente stesso al cliente ( vedi campo “Percentuali riferite a “ nel programma Tabella Agenti). Attraverso questo programma si impostano le fasce di sconto con relativa percentuale di provvigione.

Utilizzando questa metodologia, la percentuale di provvigione dell'agente varia in base allo sconto che l'agente stesso è stato, eventualmente, "costretto" a fare per effettuare la vendita.

Si possono inserire impostazioni che prevedono un aumento della percentuale di provvigione qualora l'agente riesca a vendere ad un prezzo superiore a quello indicato nel listino; mentre si può indicare a Business si utilizzare una percentuale di provvigione più bassa qualora lo sconto che l'agente ha praticato al cliente supera una determinata percentuale.

Esempio: supponiamo di voler indicare a Friendly, una relazione Sconti/Provvigioni, così fatta:

  1. vendita con una maggiorazione compresa fra il 10% e il 20%, allora percentuale di provvigione 10%
  2. vendita con maggiorazione compresa fra lo 0% e il 10%, allora percentuale di provvigione 7%
  3. vendita con sconto compreso fra 0% e il 10%, allora percentuale di provvigione 5%
  4. vendita con sconto compreso fra 10% e 20%, allora percentuale di provvigione 2%
  5. vendita con sconto compreso fra 20% e 30%, allora percentuale di provvigione 0%

Ora, per immettere i dati aprire il programma Relazioni Sconti //Provvigioni, assegnare un codice alla relazione e inserire, poi una descrizione e quindi passare a inserire le fasce e la percentuale di provvigione: nella scheda Sconti(1-6),e se necessario anche in quella Sconti(7-12), inserire la prima riga digitando nella casella di testo Da, il numero -20. (Sconto negativo = maggiorazione ) e in A il numero -10, quindi nella casella % provvigione, inserire 10. Ripetere la stessa cosa per i punti 2,3,4 e 5.

Nota: Se inserendo la relazione abbiamo utilizzato il codice 1, Business applicherà le percentuali di provvigioni nelle fasce di sconto ai soli articoli della Classe provvigioni Articoli 1. Stessa assunzione è fatta qualora si inserisca una relazione con codice uguale a 2: essa sarà utilizzata solo quando l'agente venderà articoli della Classe provvigioni Articoli 2, e così via. Va inoltre detto che se su un articolo di una determinata classe di articoli per cui è previsto un calcolo della percentuale di provvigione di tipo Relazione Sconti / Provvigioni, viene applicata una promozione che prevede uno sconto, la percentuale di provvigione dell'agente viene automaticamente modificata in base alla fascia opportuna.

Qualora, per un qualsiasi motivo, un agente fosse privo di indicazione di calcolo della percentuale di provvigione, perché scaduta o perché non contemplata al momento dell'inserimento dell'agente, nel programma di Gestione Documenti di vendita apparirà, nella scheda Corpo nelle colonne Provv.1 e Provv2, una percentuale pari allo 0 %, sempre e comunque modificabile a mano dall'operatore.

Nota: Gestendo le provvigioni basate sullo sconto realmente applicato dall'agente al cliente nascono dei limiti dovuti al limitato numero di scaglioni disponibili per la classe dedicata all'articolo (12 scaglioni).

Ci sono casi in cui l'azienda ha tipologie di clienti molto diversificate, dal nuovo cliente privato a piccoli grossisti, chiunque può acquistare lo stesso prodotto ed è l'agente a decidere quale scontistica applicare alla singola vendita. Sulla vendita di prodotti da 10.000,00 può essere necessario all'agente concedere 1% di sconto in più per concludere la vendita, la cosa però danneggia direttamente l'agente in quanto la provvigione da lui percepita cade nello scaglione più basso, in queste occasione si verifica frequentemente che l'agente conceda al cliente non solo 1% di sconto ( "richiesto" dal cliente ) ma conceda uno sconto maggiore essendo quasi ininfluente la differenza di provvigione che verrà percepire. Tutto questo ovviamente danneggia l'azienda che si trova far fronte ad una scontistica superiore al necessario a fronte, a volte, ad accordi diretti fra cliente ed agente per valutare il migliore compromesso per entrambi.

Ovviamente questa problematica è meno frequente tanto più è elevato il numero di scaglioni di sconto gestibili, questa soluzione in ogni caso non risolve completamente il problema e sicuramente appesantisce l'impostazione di questi valori.

La soluzione adottata è l'aggiunta di un ulteriore campo per ogni scaglione di sconto (12 campi) atti a contenere una % di provvigione che verrà aggiunta alla provvigione fissa (valore precedente) in modo proporzionale a quanto lo sconto realmente applicato entra nello scaglione di sconto gestito.

Un esempio numerico:
Scaglione di sconto da 20% a 30%, provvigione 10%, provvigione da ripartire 5%
se lo sconto realmente applicato è 20% la provvigione dovrà essere 10+5 = 15%
se lo sconto realmente applicato è 30% la provvigione dovrà essere 10+0 = 10% (la sola provvigione garantita).

Questo metodo può annullare valutazioni sconvenienti da parte dell'agente, in quanto non è solo lo scaglione di sconto a determinare la % provvigione e neppure il solo prezzo dell'articolo (nei casi presi in esame infatti il prezzo applicato all'articolo era quasi ininfluente rispetto allo spostamento anche di un solo punto di provvigione).

La formula adottata:

provvigione effettiva = provvigione + (ESUBERO * provv_da_ripartire) / ( a_sconto - da_sconto )

Se chiamiamo 'ESUBERO' la differenza fra lo sconto applicato ed il limite superiore dello scaglione di sconto interessato, con i dati dell'esempio di prima ed uno sconto applicato del 22 % ottengo: esubero 30-22=8. Ottenendo una provvigione effettiva pari a 14 = 10 + ( 8 * 5 ) / ( 30 - 20)

Questa soluzione permette all'occorrenza di rendere la Provvigione applicata dipendente in modo lineare dallo sconto concesso.

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Codici Sconti/Provv.: Il Codice della relazione Sconto/Provvigione stabilisce a quale classe Provvigione di articoli, la relazione si riferisce. Se, ad esempio, si inserisce una relazione con codice 7, ciò implica che i dati (del tipo Da: , A: , Sconto: ) si riferiscono esclusivamente agli articoli appartenenti alla classe provvigioni 7.

Ultimo costo d'acquisto, Listino: Attraverso queste opzioni ( dove una esclude l'altra ) possiamo stabilire con cosa confrontare il prezzo effettivo di vendita: esso si può confrontare rispetto all'ultimo costo d'acquisto oppure rispetto ad un listino e quindi ricavare lo sconto sulla base del quale si ottiene la percentuale di provvigione (che se negativo viene a coincidere con un ricarico). Per prezzo effettivo di vendita si intende il prezzo lordo decurtato di tutti gli sconti applicati escluso lo sconto pagamento.

Nel momento in cui viene inserito un "Listino" o impostata la spunta su "Ultimo Costo", il programma stabilisce lo sconto effettivo applicato e di conseguenza la provvigione da applicare, confrontando il prezzo di vendita con uno dei due parametri inseriti.

Da, A, % provvigione: Nelle 12 righe del tipo Da, A, % provvigione si inserisce rispettivamente: Da che sconto a che sconto deve essere applicata la percentuale di provvigione, e la % di provvigione da applicare.

% ripartita: Indicare la percentuale di ripartita

 

Perc. Provvigioni Cl. Cliente / Cl. Articolo

Questo programma è stato creato per poter comunicare a Friendly l'indicazione, relativa alle provvigioni, del tipo: Classe provvigioni Cliente, Classe provvigioni Articolo, in un determinato periodo, per tutti gli agenti. Infatti, questa è l'unica combinazione sulle provvigioni che non può essere gestita attraverso la Tabella Agenti (che imposta una combinazione del tipo Classe Cliente/Classe Articolo ma solo per l'agente corrente, rendendo macchinoso l'estensione della validità di questa combinazione a tutti gli altri ) e nemmeno dall'Anagrafica Clienti (dove le indicazioni delle provvigioni sono sempre relative ad un solo cliente, quello corrente) oppure neanche attraverso l'Anagrafica Articoli (dove le indicazioni delle provvigioni sono relative ad un solo articolo).

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Classe Articolo: Colonna della griglia in cui inserire il numero associato alla classe provvigione Articoli a cui fa riferimento la combinazione.

% Provv.: Inserire in questa colonna la percentuale di provvigione spettante agli agenti nel caso che questa combinazione si verifichi.

Da Data: Inserire in questa colonna la data di inizio della validità di questa indicazione

A Data: Inserire in questa colonna la data di scadenza della validità di questa indicazione.

Generazione Provvigioni

Questo programma permette di estrarre tutti i dati relativi alle provvigioni ( Tot. Fattura, Imp. Provvigioni etc.) dalle fatture (immediate e differite), note di accredito (per eventuali storni), corrispettivi emessi, ricevute fiscali e fatture /ricevute fiscali (immediate e differite).

Per estrarre le provvigioni basta cliccare sul pulsante ingranaggio image003 , dopo avere selezionato tutti i filtri sotto descritti.

Il programma provvede a generare le provvigioni, cancellando tutti i movimenti precedentemente generati (o inseriti manualmente) che hanno le seguenti diciture nella colonna 'Origine':

  • (M) Da generazione provvigioni.
  • (T) Da generazione provvigioni nuovo incassato
  • (Z) Provvigioni Nuovo incassato non collegate a scadenze
  • (X) Provvigioni simulate (sia in + che in -): sono estrazioni di provvigioni da impegni clienti, ddt emessi non fatturati e ddt ricevuti da clienti non finiti in note di accredito differite, per fornire un prospetto futuro. Nel menu’ strumenti e’ presente la voce di menu 'elabora simulazione' e 'cancella simulazione'. I ddt emessi per default sono sempre simulazione.

(Da gli ordini vengono prese solo righe inevase (come 'data documento' viene presa la data di consegna), per i ddt vengono presi solo quelli non fatturati. Sugli impegni clienti, per le date di scadenza dei pagamenti viene lanciata la calcola scadenze (se sull'ordine manca il codice pagamento, lo prende dall'anagrafica, se non c'e' neanche in anagrafica scarta il documento). Nell'elaborazione della simulazione i filtri di tipo bolla\fattura e il flag 'elabora documenti già elaborati' vengono ignorati.)

Se si desidera mantenere le variazioni apportate alle provvigioni (o eventuali inserimenti manuali di provvigioni) è opportuno indicare nella colonna ‘Origine’ il seguente valore: ( C ) Integrazione o storno (gestione manuale).

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Nella finestra troviamo diversi campi che ci serviranno da filtro per i documenti da elaborare:

Data Documenti Da, A: Estremi del periodo del quale vogliamo elaborare i documenti.

Agente Da, A: Permette di elaborare solo gli agenti compresi nell’intervallo indicato.
Attenzione: il documento da cui vengono estratte le provvigioni viene segnato come 'trattato' anche se solo per uno dei due agenti sono state estratte le provvigioni, per cui si consiglia, almeno per la prima estrazione di provvigioni del periodo, di elaborare tutti gli agenti. Si consiglia di utilizzare questo filtro solo nelle rielaborazioni

Tipo Documento: Tipi di documento che vogliamo elaborare: ne possono essere selezionati anche più di uno contemporaneamente

Rielaborare Documenti già elaborati: Quando si attiva questa casella di controllo, il programma provvede alla cancellazione delle provvigioni relative ai documenti del periodo selezionato ed a rigenerare le provvigioni completamente per quel periodo, rileggendosi i documenti di magazzino selezionati. Nel caso di agenti con modalità di corresponsione su 'incassato totale', nelle rielaborazioni le precedenti provvigioni non vengono cancellate, ma solo aggiornate (mantenendo il precedente importo di maturato/pagato). Per cancellare le precedenti estrazioni di provvigioni è necessario spuntare la casella di controllo 'Cancella provvigioni su incassato totale'.

Esegui anche l’elaborazione del maturato fino a  “A data documento’: Permette di generare e contemporaneamente maturare le provvigioni fino alla data indicata nel campo soprastante “A Data Documento”.

Tipo Bolla/fattura: Impostare questo campo se si desidera eseguire una elaborazione solo sui documenti aventi un particolare tipo Bolla/fattura, diversamente lasciare 0. Con Zoom F5 è possibile visualizzare/selezionare i tipi Bolla/fattura esistenti.

Gestione Provvigioni

Tramite questo programma è possibile consultare le provvigioni e variarne i relativi dati ricavati con le operazioni di Generazione e di Elaborazione Maturato, oppure inserirne di nuove non derivanti dalle fatture/corrispettivi/note accredito, etc. Sempre tramite questo programma si possono eseguire gli storni di quelle provvigioni derivanti da fatture non pagate o pagate in parte. Inserire inoltre acconti provvigionali e relativi storni, rettifiche ed integrazioni in genere.image009

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Origine: Previsti le seguenti possibilità:

  • M = Da generazione provvigioni: derivate da documenti di magazzino su maturato e fatturato.
  • T = Da generazione provvigioni nuovo incassato: sono i record con sistema di 'INCASSATO’: Ogni riga di provvigioni è collegata direttamente ad una riga dello scadenziario, quindi quando si spezza una scadenza, verrà spezzata anche la riga di provvigione. Quando si modifica una scadenza, ad esempio accorpandola con un'altra, dovrà essere rifatta l'estrazione provvigioni.

NB: se dopo l'estrazione delle provvigioni, modifico, spezzo o cambio tipo scadenza, devo rifare l'estrazione delle provvigioni! Questo significa che nel caso si utilizzi il nuovo sistema delle provvigioni, l'estrazione dati deve essere fatta immediatamente prima dell'elaborazione del maturato. Inoltre con il nuovo sistema di calcolo delle provvigioni su incassato la generazione delle provvigioni deve essere rilanciata tutte le volte che si effettuano modifiche sulle scadenze, indipendentemente dal programma che ha fatto la modifica (contabilizzazione documenti, gestione prima nota, gestione insoluti, generazione effetti, ...). In pratica la generazione delle provvigioni va lanciata sempre prima di consultare le provvigioni, maturarle o stamparle.

  • A = righe di acconti su provvigioni: la maturazione ed il pagamento sono gestiti manualmente, sempre segno '+'
  • B = storno di acconti su provvigioni : per annullare le righe di tipo 'A'; la maturazione ed il pagamento sono gestiti manualmente, sempre segno '-'
  • S = storno di provvigioni precedentemente corrisposte: sono provvigioni sempre con segno negativo ad esempio note di accredito a clienti per abbuoni in valore a fine anno.
  • C = integrazione o storno(gestione manuale): righe gestite manualmente in positivo e/o negativo, il maturato e pagato sono gestiti manualmente.
  • X = provvigioni simulate (sia in + che in -): sono estrazioni di provvigioni da impegni clienti, ddt emessi non fatturati e ddt ricevuti da clienti non finiti in note di accredito differite, per fornire un prospetto futuro. Non possono essere ne maturate ne pagate. In estrazione provvigioni c’e’ la voce di menu 'elabora simulazione' e 'cancella simulazione'. I ddt emessi per default sono sempre simulazione.

Da gli ordini vengono prese solo righe inevase (come 'data documento' viene presa la data di consegna), per i ddt vengono presi solo quelli non fatturati. Sugli impegni clienti, per le date di scadenza dei pagamenti viene lanciata la calcola scadenze (se sull'ordine manca il codice pagamento, lo prende dall'anagrafica, se non c'e' neanche in anagrafica scarta il documento). Nell'elaborazione della simulazione i filtri di tipo bolla\fattura e il flag 'elabora documenti già elaborati' vengono ignorati

  • Z= Provvigioni nuovo incassato non collegate a scadenze: righe corrisposte con precedenti elaborazioni che durante la nuova estrazione provvigioni non hanno avuto riscontro con nuovi record provvigione.

NB : questo campo non è modificabile una volta confermato l'inserimento della riga. Richiede pertanto per la modifica di effettuare cancellazione del record e reinserimento.

Tipo documento: 'A' indica una fattura immediata, 'D' una fattura differita,’E' è una nota di addebito, 'N' una nota di accredito, ‘£’ è nota di accredito differite emesse, 'C' un corrispettivo, ’F’ è una ricevuta fiscale emessa,’S’ è fatture/ricevute fiscali immediate e ‘P’ è Fatture/ricevute fiscali differite. Per inserire uno storno o un importo comunque da defalcare all'agente, si consiglia di inserire un nuovo record con tipo N e serie X (per esempio, cioè una serie inesistente, non utilizzata ) e origine 'Integrazione o storno' (o altro valore diverso da 'Da generazione Provvigioni'), oppure utilizzare un’ ‘Origine’ di tipo storno.

Numero documento: Indica il numero del documento da cui si e’ estratta la provvigione.

Serie del numero del documento: Indica la serie (qualora diversa da niente) associata al documento da cui si e’ estratta la provvigione.

Anno documento: Anno di emissione del documento

Data documento: Indica la data di emissione del documento ( data della fattura o del corrispettivo).

Numero rata: Normalmente uguale a 1, eccetto per i casi in cui le provvigioni sono liquidate sul maturato oppure sull'incassato: in questi casi, qualora il pagamento sia previsto su 2 o più rate, in questo campo impostiamo il numero della rata in quanto per ogni documento di questo tipo troveremo tante righe quante sono le rate previste nella forma di pagamento.

Data scadenza della rata: Contiene normalmente la data del documento, se provvigioni liquidate sul fatturato, oppure per le provvigioni sull'incassato con pagamento di tipo Rimessa diretta o bonifico. Se invece , le provvigioni sono liquidate sul maturato oppure sono liquidate sull'incassato ed il pagamento è di tipo RB o tratta allora il campo conterrà le date di scadenza delle singole rate; (poiché esisteranno più righe di provvigione (una per rata) il cui numero dipende dalla forma di pagamento).

Data scadenza effettiva: Quando a fronte di più scadenze viene fatto un raggruppamento, la data di scadenza deve essere quella della nuova scadenza, questa nuova data viene memorizzata nella provvigione in questo nuovo campo (utilizzato successivamente per tutte le elaborazioni). Se viene cancellato il raggruppamento effetti deve essere considerata la scadenza originaria.

Conto Cliente: Codice relativo al cliente a cui è stato emesso il documento. Premendo il tasto F5 si ottiene uno Zoom sulla Anagrafica dei clienti.

Anno partita: Indicare l'anno della partita, qualora vi sia, a cui il documento si riferisce. Spesso coincide con l'Anno del documento stesso.

Serie partita: Indicare il numero di serie della partita, qualora vi sia, a cui il documento si riferisce.

Numero partita: indicare il numero della partita, qualora vi sia, a cui il documento si riferisce.

Segno Importo : Nelle provvigioni create il campo importo è sempre positivo. Sarà la colonna segno (+1/-1/0) che permetterà di capire se la provvigione è da sommare o sottrarre o solo informativa.

Totale Fattura: Indica l'importo totale del documento a cui quella riga si riferisce

Totale omaggi: Indica l'ammontare degli omaggi presenti in fattura a storno del totale fattura.

Imponibile provvigione: L'ammontare dell'importo su cui è stata calcolata la provvigione (normalmente Totale fattura escluse IVA e spese); se invece le provvigioni vengono liquidate sul maturato o sull'incassato il pagamento è di tipo RB o tratta, e il numero delle rate è più di uno, questo importo corrisponde ad una frazione dell'imponibile provvigioni totale, in proporzione alla parte di fattura da pagarsi con quella rata.

Importo provvigione: Ammontare della provvigione spettante all'agente; qualora le provvigioni vengano liquidate sul maturato o sull'incassato, il pagamento è di tipo RB o tratta, con più di una rata, questo importo corrisponde ad una parte della provvigione totale, in proporzione alla parte di fattura da pagarsi con la rata corrente.

Maturato: Ammontare della provvigione, o della parte di essa, maturata, cioè pagabile all'agente.

Data Maturazione : Indica la data di maturazione della provvigione.

Pagato: Riporta la provvigione, o la parte di essa, già liquidata all'agente per quella fattura attraverso il bottone posta sopra griglia .image012

Dopo averlo cliccato viene chiesto fino a quale data pagare le provvigioni maturate:

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Data Pagamento : Indica la data di pagamento della provvigione.

Codice Pagamento: Codice della forma di pagamento della fattura da parte del cliente. Premere F5 per lo Zoom sulla relativa tabella

Tipo Pagamento: Indica il tipo generico di pagamento del documento: tratta, RIBA, Rim. Diretta, Contanti e Accr. Bancario.

Status: Indica se la corrispondente riga, e quindi provvigione, è stata già elaborata/corrisposta ( e quindi è stata già pagata), oppure se è sospesa ., in quanto per es. è intervenuto un insoluto a fronte della RB corrispondente a quella provvigione, oppure se non corrisposta, perché deve essere ancora fatturata o attribuita all'agente.

Tipo tassazione: Campo per gestire il tipo di tassazione (ad es. se trattasi di vendite in Italia, paesi UE, paesi extra-UE).

Importo Scadenza: il campo viene riempito con l’importo della scadenza presente in scadenziario quando l’agente utilizza come modalità di corresponsione l’incassato, negli altri casi rimane vuoto.

Elaborazione Provvigioni Maturate

L’esecuzione di questo programma (tramite il bottone ingranaggio image003  ) permette di calcolare l'ammontare delle provvigioni maturate generate dal programma generazione provvigioni. Questo passaggio riempie sulle righe provvigioni il campo Maturato, applicando le regole di maturazione:

  • se provvigioni sul ‘fatturato’: la provvigione si considera maturata già con l'emissione della fattura;
  • se provvigioni sull'’incassato’:

     

    • in caso di incassato con rimessa diretta, si guarderà in scadenziario se effettivamente la rata risulta essere incassata. ATTENZIONE: se la scadenza sulla provvigione è 30/06 ed incassiamo al 15/04, elaborando il maturato al 30/04 ora viene maturata perché l'elaborazione guarda la data di effettiva registrazione del pagamento in prima nota.
    • per incassato su R.B./tratta:

       

      • se il cliente non si chiude fino all'effettivo incasso tratto le R.B./tratta come se fossero rimesse dirette
      • se il cliente viene chiuso con l'emissione effetti, vengono prese le scadenze saldate con data di scadenza della rata collegata alla provvigione incrementata dei giorni di esito (presi dall'anagrafica agente) inferiore a data elaborazione
      • se a fronte di più scadenze viene fatto un raggruppamento effetti, la data di scadenza deve essere quella della nuova scadenza, questa nuova data viene memorizzata nella provvigione nel nuovo campo 'data effettiva per maturazione' (da utilizzare successivamente per tutte le elaborazioni)
      • se viene cancellato il raggruppamento effetti deve essere considerata la scadenza originaria.
  • se provvigioni sul ‘maturato’: il programma adotta le stesse regole applicate alle ricevute e alle tratte sull’incassato. Quindi le provvigioni maturano a data scadenza più decorrenza giorni maturato inseriti in tabella agente.
  • Per le provvigioni su 'incassato totale' la maturazione avviene al completo saldo delle scadenze contabili con partita uguale a quella della fattura collegata alla provvigione; per le rimesse dirette la data del saldo non deve essere maggiore alla data di fine elaborazione, mentre per le RB e tratte la data di scadenza più alta (più i giorni per l'esito) non deve superare la data di fine elaborazione. Inoltre il maturato è sempre dato dalla differenza tra totale provvigione da corrispondere e importo già corrisposto.

Rilanciando l'elaborazione del maturato il programma provvede prima ad azzerare su tutte le righe provvigioni il campo 'maturato'.

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Fino al:  indica fino a quale data elaborare le provvigioni già generate. Notare che essendo mancante l'estremo inferiore, Friendly prenderà in considerazione tutte le provvigioni generate antecedenti alla data 'Fino al' e che nella colonna STATUS non siano sospese o già corrisposte (vedi programma gestione provvigioni).

ATTENZIONE: Non vengono maturate in automatico le provvigioni con tipo di corresponsione 'INCASSATO' per le note di accredito aventi estremi partita uguale a quello della fattura a cui si riferiscono.

Stampa Provvigioni

Il programma permette la stampa della provvigioni eseguita in forma tabellare dove ogni riga corrisponde ad una rata di provvigioni, che viene calcolata in base al tipo pagamento di ogni documento. Corrisponde al documento qualora il numero delle rate è 1.Il programma fornisce la possibilità di filtrare le provvigioni da stampare secondo vari tipi di criteri specificato sotto.

Questa stampa è particolarmente utile dopo la elaborazione del maturato per stampare un elenco delle provvigioni da corrispondere agli agenti in quel mese (o trimestre, ecc.). Per ottenere questo è sufficiente settare il filtro solo maturato .

I movimenti provvigioni solo descrittivi cioe’ quelli che in gestione provvigioni hanno la colonna "Segno Importo” = “solo inform./insoluto" vengono esclusi dalla stampa delle provvigioni con selezione "Solo Maturato" e "Solo NON Maturato".

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Agenti: Permette di limitare la stampa delle provvigioni solo ad uno o ad alcuni agenti purché in ordine di codice.

Data documento: Permette di includere nella stampa solo quei documenti che hanno la data compresa nel periodo ivi specificato.

Data scadenza: Permette di stampare solo quei documenti la cui data di scadenza è compresa nel periodo qui specificato.

Selezione data maturazione: Permette di stampare le provvigioni che sono maturate tra le due date indicate.

Selezione data corresponsione/liquidazione: Vengono filtrate solo le provvigioni che sono state pagate tra le due date indicate nei campi DA, A.

Selezione Tipo documento: Permette di elaborare solo i documenti di un certo tipo.

Selezione Tipo pagamento: Permette di includere nella stampa le provvigioni che si riferiscono a documenti evasi con il tipo di pagamento selezionato.

Maturato: Permette di poter stampare solo le provvigioni già maturate, solo quelle non ancora maturate oppure entrambe.

Pagato: Permette di poter stampare solo le provvigioni già pagate, solo quelle non ancora pagate oppure entrambe.

Origine: Permette di stampare solo le provvigioni che hanno una specifica ‘Origine’ oppure tutte .

Tipo tassazione: Consente di selezionare solo le righe di provvigione contrassegnate con un particolare tipo di tassazione, oppure tutte.

Tipo provvigioni: Permette di selezionare le righe di provvigioni in base al loro status. Cioè se corrisposte, sospese e/o non corrisposte.

Stampa Completa: Esegue una stampa delle provvigioni più dettagliata che comprende anche data maturazione e data corresponsione.



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