Gestione ordini

Gestione Ordini, impegni e preventivi

Questo programma permette di inserire, modificare e annullare gli impegni clienti, gli ordini a fornitori e i preventivi, provvedendo nel contempo all'aggiornamento in tempo reale dei progressivi (quantità e valori) su ogni articolo movimentato.

Come inserire un nuovo Ordine/Impegno/Preventivo

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1) Per iniziare è necessario selezionare il tipo documento da generare dall'apposito menu a tendina richiamabile con il pulsante di zoom Immagine,  e successivamente cliccare il pulsante nuovo Immagine.

In fase di inserimento viene proposto il prossimo numero di documento da utilizzare. Se tale numero documento viene confermato, nel prossimo inserimento verrà proposto il numero successivo. Per numero documento, si intende qui un numero progressivo interno all'azienda che emette il documento. In fase di modifica o annullamento deve essere digitato il numero del documento da modificare o annullare, appartenente a quella serie e tipo di documento.

NB: per aprire un documento devono essere indicati precedentemente l'anno, la serie (se indicate più serie nella tabella "Numerazioni Ditta" 1-D-M) ed il numero documento che può essere digitato manualmente o selezionato tra quelli salvati tramite il pulsante di zoom dell'apposito campo oppure dal comando sulla barra degli strumenti Immagine. Diversamente in fase di inserimento viene proposto il numero successivo a quello già utilizzato (per numero documento si intende un numero progressivo interno all'azienda che emette il documento).

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2) Selezionare il codice cliente/fornitore al quale intestare il documento, esso sarà il destinatario ultimo della merce se trattasi di documenti emessi, oppure il mittente principale in caso di documenti ricevuti, ed inserire le principali informazioni di testata per il corretto salvataggio della registrazione, quali:

  • Tipo bolla/fattura —> Le informazioni preimpostate sul tipo bolla/fattura verranno riportate in fase di registrazione del documento compilando automaticamente i campi corrispondenti, esso può essere utilizzato anche per distinguere tra le stesse tipologie di documenti quali fatturare e quali non fatturare. Se ne possono creare di nuovi accedendo alla tabella dal menu 1-K-G oppure tramite il tasto "gestione" presente nello zoom del campo (per maggiori dettagli vedi argomento specifico).
  • Destinazione —>  Indicare il codice corrispondente alla destinazione della merce (vedi tabella destinazioni diverse in anagrafica clienti/fornitori), esso rappresenta il luogo dove la merce va materialmente consegnata
  • Riferimenti —> Indicare eventuali riferimenti della controparte (per es. numeri di protocollo, di ordine o commessa, ecc.), ma nel caso di documenti ricevuti il numero del documento attribuito dalla controparte, va indicato nell'apposita sezione "Partita documento ricevuto" presente sul piede del documento
  • Agente —> Indicare il codice (eventuale) dell'agente a cui dovranno essere corrisposte (o stornate nel caso di nota di accredito) le provvigioni sulla vendita (vedi argomento "Agenti e Provvigioni")

Altri Dati testata

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  • Listino —> In questo campo va indicato il codice listino da considerare per l'applicazione del prezzo all'inserimento dell'articolo, risulterà a 0 se non sono stati creati i listini sulle anagrafiche, oppure verrà proposto il listino specifico se indicato per il cliente/fornitore (hanno sempre la priorità sui listini generici), inoltre se lasciato il listino 0 verrà proposto l'ultimo prezzo di vendita applicato.
  • Pagamento —> Va indicato il codice relativo alla forma di pagamento applicata alla transazione, dopo averle opportunamente preimpostate nella tabella, alla quale si può accedere dalla voce di menu 1-6-6 oppure dal tasto "gestione" presente nello zoom del campo (per maggiori dettagli vedi argomento specifico)
  • Sconto Pagamento —> Se preimpostato sulla forma di pagamento verrà proposto automaticamente​​
  • Magazzino —> Va indicato il codice magazzino da scaricare oppure da caricare (qualora la causale indicata in "altri dati testata" è una causale di scarico), per magazzino si intende anche un deposito e/o un terzista e vengono differenziati in base al "tipo magazzino" indicato nell'apposita tabella (voce di menu 1-K-F)​​
  • Magazzino 2 —> Il campo è abilitato solo se si utilizza una causale doppia, cioè una causale che aggancia una causale secondaria (vedi argomento "Causali di magazzino"), viene utilizzato solo per i documenti interni di movimentazione (es. Magazzino 1 = Scarico e Magazzino2 = Carico).
  • ABI\CAB —> Verranno proposti automaticamente se indicati precedentemente sull'anagrafica del cliente/fornitore
  • Valuta/Cambio —> Indicare il codice della valuta estera in cui sono espressi i valori indicati nel documento ed il cambio da utilizzarsi nella determinazione dei controvalori in valuta, questi possono essere precedentemente impostati nella rispettiva tabella "Valute estere" ( menu 1-6-5, oppure vi si può accedere tramite il comando di zoom del campo)
  • Esenzione —> Indicare il codice Iva corrispondente al titolo di esenzione da applicarsi (per esempio cod. iva 28 = NON IMP. ART. 8 2.o COMMA), viene utilizzato solo per i documenti di acquisto e vendita qualora il cliente/fornitore sia un esportatore abituale o acquisti/venda merce in esenzione
  • Contropartita —> indicare il codice della contropartita da utilizzare nella contabilizzazione della fattura di vendita che si sta inserendo (o che deriverà dalla bolla che si sta inserendo), questo campo può essere utilizzato qualora si voglia derogare ai codici contropartita memorizzati sull' anagrafica di ciascun articolo inserito nel documento
  • Scorporo —> Spuntare solo se i prezzi che verranno successivamente impostati sono prezzi comprensivi di Iva ed il campo  può essere preimpostato automaticamente se indicato sul tipo bolla/fattura
  • Addebita Spese Incasso —>  Indica eventuali spese di incasso (sottoposte a normale aliquota Iva), addebitate nel documento.
  • Addebita Bolli —> Spuntare se debbono essere addebitate le spese di bolli, per un eventuale pagamento che le preveda. Per i documenti di trasporto i bolli non verranno evidenziati direttamente nel piede del documento, ma conteggiati esclusivamente in fase di fatturazione, ma vengono comunque calcolati ed addebitati se il documento è esente e supera il tetto impostato nella tabella bolli. Per documento esente si intende un documento che ha in testata un codice di esenzione iva indicato anche nella tabella bolli nella sezione 'fatture esenti'

Corpo

3) Posizionarsi sul Tab 2, “Corpo” per poter inserire gli articoli sul documento, nell'apposito campo Indicare il codice articolo interessato alla movimentazione (cioè il codice dell'articolo da impegnare, ordinare o oggetto del preventivo). questo può essere digitato manualmente o selezionato tra le diverse anagrafiche tramite il comando di zoom e verrà ricercato con le seguenti modalità (in ordine di priorità):

- anagrafica articoli
- codici a barre dell'anagrafica articoli
- codici articoli cliente/fornitore

4) Indicare le quantità da ordinare ( da evadere).

5) Indicare il prezzo  base di vendita che può essere anche scelto tra quelli utilizzati precedentemente per l’articolo o tra i listini associati ad esso tramite il comando di zoom del campo. Nel caso di bolla, il prezzo può anche non essere indicato inizialmente, ma andrà comunque inserito prima di effettuare la fatturazione differita di tale bolla

NB: Il prezzo verrà già proposto se creati dei listini validi per l’articolo e/o cliente/fornitore con priorità a quelli specifici.

Di seguito alcuni dei principali campi di griglia:

  • Codice Iva —> Indicare, (obbligatoriamente qualora il prezzo e la quantità indicate sulla riga siano entrambi diverse da zero), il codice Iva da applicarsi all'articolo nel calcolo del totale documento. Premere F5 per avere uno ZOOM sulla tabella dei Codici IVA.

  • Stampa Riga —> Indicare Si qualora la riga debba essere stampata sul documento (bolla, fattura, fattura differita conseguente) Indicare NO se la riga non deve essere mai stampata sul documento (per es. perché è una riga con quantità a zero che evade a saldo una riga di ordine !, oppure perché contiene delle annotazioni nostre che non debbono apparire al cliente/destinatario) Indicare Solo in Bolla (solo per le bolle) per indicare che la riga va stampata nella bolla ma va ignorata nella successiva stampa della relativa fattura differita. Indicare Solo in Fattura (solo per le bolle) per indicare che la riga va ignorata nella stampa della bolla ma va stampata nella successiva stampa della relativa fattura differita. Indicare Omaggio(imponibile) se la riga deve intendersi merce in omaggio, con accredito al cliente della sola parte imponibile (l'eventuale Iva rimane a carico del cliente). Indicare Sconto Merce se la riga deve intendersi merce in sconto merce. In entrambi i casi la parte imponibile verrà stornata dal totale del documento. Per omaggi con addebito di iva occorre che il precedente campo 'Cod.Iva' contenga per es. IVA 19%; per omaggi senza addebito di iva indicare invece un codice di esenzione (per es. OMAGGI ART....) Indicare Omaggio(Imp. + Iva) per indicare che trattasi di omaggio con iva con abbuono anche dell'iva. (oltre che a stornare l'imponibile verrà stornata anche l'imposta relativa). Indicare Sconto merce NC se la riga deve intendersi sconto merce e non considerata affatto nel calcolo del totale documento e dei castelletti Iva e contropartita (nessuno storno contabile verrà generato).
  • Disponibilità —> Evidenzia la disponibilità a magazzino dell'articolo su cui si è posizionati nella griglia.
  • Disponibilità Netta —> Evidenzia, per l'articolo su cui si è posizionati nella griglia, la disponibilità a magazzino diminuita della quantità già ordinata da ordini
  • Barcode (codice a barre) —> Inserire il barcode ( o leggerlo tramite lettore ottico in emulazione di tastiera) per risalire al codice articolo.
  • Quantità evasa —> Indica la quantità di prodotto già consegnata al cliente o dal fornitore tramite l'emissione o ricevimento di una bolla/fattura in evasione di quella riga d'ordine/impegno.
  • Evasione totale —> Se esiste una quantità evasa (ma può essere anche zero), questa casella indica se spuntata, che quella quantità evasa si considera a saldo della riga d'ordine; in caso contrario si considera in conto.
  • Valore da evadere —> Indica il valore netto (quantità * prezzo un. meno gli sconti di testata e di riga) della parte inevasa di quella riga.
  • Codice contropartita —> Indicare il codice relativo alla contropartita vendite (se trattasi di documento di vendita) o alla contropartita acquisti (se trattasi di un documento relativo ad acquisti), con il quale dovrà essere contabilizzata la transazione relativa all'articolo selezionato su quella riga. Il programma propone il codice contropartita indicato in testata del documento (videata precedente), se diversa da zero; in mancanza, viene proposto il codice contropartita vendite (o acquisto) indicato nell'anagrafico dell'articolo. Premere F5 per avere uno ZOOM sulla tabella delle contropartite vendite/acquisti.

6) A questo punto è possibile verificare le condizioni di vendita nel piede del documento prima del salvataggio, tramite l'apposito comando Immagine, oppure modificarle ulteriormente aggiungendo:

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  • Trasporto —Indicare eventuali spese di trasporto da addebitare al cliente (o addebitate dal fornitore)
  • Imballo —> eventuali spese imballo da addebitare al cliente o al fornitore
  • Abbuono —> Indicare l'eventuale importo lasciato al cliente o fornitore quale abbuono sull'importo del documento. Tale campo ha valore informativo e non viene riportato nel documento di magazzino in quanto un impegno/ordine può essere evaso con più documenti
  • Incassato —> Indicare l'eventuale importo incassato (o pagato) a titolo di acconto al momento del ricevimento dell'ordine Tale campo ha valore informativo e non viene riportato nel documento di magazzino in quanto un impegno/ordine può essere evaso con più documenti

​Altri dati Piede

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  • Causale —> Indicare il codice causale di magazzino che descrive la causale di trasporto, essa può anche essere diversa (senza alcuna controindicazione in quanto puramente descrittiva) dalla causale utilizzata nel corpo del documento per l'aggiornamento del magazzino e può essere proposta automaticamente se indicata nella tabella tipi bolle/fatture.
  • Aspetto dei beni —> Indicare (ma si può anche lasciare a zero) l'eventuale codice degli aspetti esteriore dei beni per far si che il programma proponga la relativa descrizione nel campo successivo, eventualmente e possibile imputare manualmente la descrizione dell'aspetto esteriore dei beni, per esempio scatole, pacchi, ecc…
  • Trasporto a cura del —> Permette di selezionare la modalità di trasporto, se a cura del mittente, destinatario o del vettore
  • Destin. diversa 2 —> In caso di documento in cui il destinatario e l'intestatario della fattura sono soggetti diversi, indicare il codice destinazione che rappresenta il destinatario della merce (il campo 'Destinatario' della prima pagina del documento verrà utilizzato per indicare il soggetto a cui andrà emessa la fattura)
  • Vettore —> Indicare il codice dell'eventuale ulteriore vettore (o spedizioniere) che si occupa del trasporto della merce.
  • Porto —> Indicare il codice del tipo porto che definisce la modalità di addebito (o meno) delle spese di trasporto.
  • Peso netto/lordo —> Se indicati sull'anagrafica dell'articolo verranno calcolati automaticamente, diversamente potranno essere indicati manualmente
  • Provvigioni —> Visualizza l'imponibile e l'importo delle provvigioni da corrispondere all'agente/sub agente.

Inoltre sono presenti ulteriori funzionalità per agevolare il lavoro dell'operatore, queste sono raggiungibili dai tre menu presenti sulla barra degli strumenti, quali:

Menu Testata

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  • Nuovo Ordine da Precedente —> Questa voce è abilitata solo per i documenti già salvati e permette di duplicare il documento aperto in modifica in qualsiasi altro tipo documento
  • Dati contabili sintetici —> Permette di richiamare una maschera che consente di vedere la situazione contabile del cliente/fornitore, inoltre è possibile entrare nel dettaglio degli importi tramite i tasti zoom
  • Navigazione documenti —> Questa voce permette di visualizzare graficamente la sequenza dei documenti con i quali l'ordine è stato evaso (vedi argomento "Analisi flusso documentale")
  • Scheda di Trasporto —> Questa finestra consente all'operatore di compilare i dati relativi alla scheda di trasporto se indicato almeno un codice vettore nel piede del documento, per ogni documento creato può esserci una sola scheda di trasporto collegata e qualora sia stata compilata, il programma provvede a lanciare automaticamente anche la stampa.

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Menu Riga

Questo menu è abilitato solo se posizionati sul tab "Corpo" ed  è possibile richiamarelo anche con il tasto destro del mouse, quando il focus è sulla griglia, questa funzionalità risulta particolarmente comoda per richiamare per es. gli impegni collegati, ecc

  • Mostra precedenti movimenti —> Permette di richiamare una maschera per visualizzare la scheda movimenti di quell'articolo, per il cliente/fornitore a cui è intestato il documento (utile per controllare il prezzo e gli sconti applicati nella precedente vendita).
  • Mostra precedenti ordini —> Consente di vedere se ci sono in essere altre righe d'ordine per quel fornitore/cliente o per quel articolo/fornitore (o articolo/cliente) .
  • Note Riga —> Quando si è su una riga nel corpo del documento viene aperta una schermata che consente la visualizzazione/modifica del campo 'Note' di riga.
  • Inserisci Riga —> Con questa funzionalità è possibile inserire una riga tra due già esistenti, ciò è reso possibile solo se la numerazione tra le righe lo permette e la nuova riga verrà posta in coda a quelle già presenti. (Per poter riordinare le righe premere l'apposito pulsante del menu strumenti)
  • Visualizza dettaglio evasione —> Questa funzionalità permette di visualizzare con quali documenti è stato evaso l'ordine
  • Ricalcola colli da quantità —> Se posizionati su una riga alla quale sono state modificate le quantità, con questa funzionalità verranno ricalcolati anche i colli in base alle nuove quantità
  • Salva condizioni particolari —> Permette di registrare/aggiornare negli archivi listini/sconti/provvigioni eventuali condizioni particolari (condizioni di vendita indicate manualmente, diverse da quelle preimpostate sulle anagrafiche) in modo che vengano riproposte automaticamente la volta successiva per quel cliente/articolo (o fornitore/articolo).

​Posizionandosi sulla voce Seleziona si aprirà un ulteriore sotto menu con le seguenti funzionalità:

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  • Da Terminale —> Tramite queste funzioni è possibile acquisire velocemente e massivamente un elenco di righe da un file, questo potrebbe essere creato tramite la funzione di esporta righe e usato dalle funzioni precedenti per copiare velocemente delle righe fra ordini\documenti diversi. (vedi "Imposta file terminale")
  • Da lista selezionata —> Tramite queste funzioni è possibile acquisire velocemente e massivamente un elenco di righe da una lista selezionata articoli, creata in precedenza dal menu 1-
  • Importa righe —> Tramite questo comando è possibile acquisire velocemente e massivamente un elenco di righe da un file esterno (in formato ASCII e TXT), il quale può essere anche generato con la funzione "esporta righe selezionate", queste funioni possono essere usate per poter copiare velocemente le righe tra un documento all'altro, ma non verranno ereditati i riferimenti del documento di origine. Le righe verranno inserite automaticamente nel corpo del documento ed in base alla configurazione per l'importazione (vedi "Impostazione File Terminale") verranno proposte le informazioni come: codice articolo, quantità, prezzi, sconti, provvigioni ecc.​ 

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  • Esporta righe selezionate —> Tramite questo comando è possibile generare un file di testo contenente le righe selezionate dal corpo di un documento, configurando l'apposita maschera (vedi "Impostazione File Terminale) si potranno esportare solo le informazioni di riga desiderate, come codice articolo, quantità, prezzi, sconti, provvigioni ecc.

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  • Seleziona\deseleziona le righe da esportare —> Questa funzionalità permette di selezionare o deselezionare, per l'esportazione (vedi esporta righe file terminale), contemporaneamente tutte le righe presenti nel corpo del documento

Menu Strumenti

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  • Stampa etichette per riga —> Questa funzionalità permette di produrre etichette relative agli articoli trattati nel documento ed il numero delle etichette da stampare per ciascun articolo è stabilito dalla quantità indicata su ciscuna riga del documento, oppure può essere indicato manulamente nell'apposito campo.
    Questa maschera può essere richiamata anche direttamente dal menu di Friendly (1-L-D) ed in questo caso potrà essere scelta la tipologia del documento da cui prelevare i dati oppure selezionare direttamente gli articoli per i quali dovranno essere stampate le etichettte.
    NB: Il programma non ha la possibilità di stampare i prezzi, se scelti, riferiti ad un'unità di misura diversa dalla principale

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  • Stampa etichette finale —> Questa funzionalità permette di stampare le etichette da applicare sui colli per le spedizioni,  verranno considerate le righe del documento da cui è stata lanciata la stampa oppure dal tipo documento selezionato ed il numero di etichette dipende dal n. totale dei colli riportato sulla bolla o fattura all'atto del suo inserimento, ad esempio se il n. dei colli è 3, verranno stampate 3 etichette, in cui verranno riportati i seguenti numeri di collo: 
    ​​- 1/3 = primo di 3 colli
    - 2/3 = secondo di 3 colli

    - 3/3 = terzo di 3 colli

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  • Dopo Salva-> Nuovo —> Se selezionata al salvataggio di un documento il programma si posizionerà automaticamente in modalità "Nuovo".
  • Riapri doc. dopo Salva —> Se selezionata, al salvataggio il documento non verrà chiuso
  • Ordina righe per —> Questa funzionalità permette di riordina le righe del corpo del documento per riga, codice articolo o per descrizione, queste verranno riordinate in base alla configurazione scelta al lancio del comando "Riordina Righe".
  • Numerazioni —> Questa funzionalità permette di riordina le righe del corpo del documento per riga, codice articolo o per descrizione, queste verranno riordinate in base alla configurazione scelta al lancio del comando "Riordina Righe".
  • Tabella Bolli —> Permette di richiamare la tabella per l'impostazione dei bolli da adebitare al Cliente/Fornitore (vedi "Addebita bolli")
  • Imposta file terminale —> Tramite questa voce è possibile richiamare una maschera dove specificare le modalità di acquisizione del file esterno e le relative specifiche che caratterizzano il formato del file, con queste funzionalità è infatti possibile generare le righe dei documenti (o ordini) acquisendo gli articoli, quantità ed opzionalmente anche i prezzi, da un file esterno, ad esempio scaricato da un lettore di codici a barre con memoria. 

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  • Esegui Comando —> Questo comando consente di lanciare un programma che verrà eseguito, in modalità sincrona, prima di acquisire il file, se spuntato è obbligatorio specificare la linea di comando (percorso incluso) compresi gli eventuali parametri al file di programma, se necessari (per nome del programma e la sintassi degli eventuali parametri, fare riferimento alla documentazione del lettore terminale che si dispone). Con l'apposito pulsante a lato della casella, è possibile selezionare il file di programma da eseguire, durante l'esecuzione dell'importazione, e prima di lanciare il comando, verrà cancellato, se esiste, il file dei dati (campo dedicato ai rivenditori).
  • Percorso e nome file —> Questo dato è sempre obbligatorio e rappresenta il nome del file (percorso incluso) dove saranno contenuti i dati degli articoli da acquisire nel corpo dei documenti/ordini.
  • Lancia il comando in modalità nascosta —> Questa voce si abilita quando è indicato di eseguire un comando, è possibile specificare se eseguire in modalità nascosta (sopprimendo l'eventuale interfaccia grafica) o meno. L'utilizzo di questa opzione dipende dalle caratteristiche del programma da eseguire sopra indicato
  • Elimina il file a fine acquisizione —> Se selezionato, al termine della acquisizione degli articoli nel corpo dei documenti il file, come sopra indicato, verrà cancellato. Il file viene comunque cancellato, qualora esista, anche prima di eseguire il comando
  • Ignora primo record —> Alcuni file ASCII, acquisiti da lettori terminali, vengono creati con una prima riga contenente informazioni sul codice del terminale, data/ora acquisizione, dati che devono essere ignorati durante l'acquisizione; attivando questa opzione, la prima riga viene scartata, indipendentemente dal suo contenuto
  • Visualizza file log con gli errori di importazione —> Durante l'acquisizione delle righe, se si verificano degli errori di qualsiasi tipo, viene generato un file di log, di nome Bsvebolx.log (nella cartella dove è installato Friendly) con l'indicazione dell'errore intervenuto. 
  • Tipo file —>  Rappresenta il formato di file che si intende acquisire. è obbligatorio che il file sia di tipo ASCII, i cui campi siano disposti a posizioni fisse (che rappresenta l'impostazione predefinita) oppure con separatore di campo (il separatore deve essere specificato nella apposita casella e deve essere di un solo carattere). A seguire 2 esempi di file ASCII nei formati accettati:

a) posizioni fisse (1-18 cod. articolo, 19-26 quantità, 27-36 prezzo, separatore decimale , [virgola]):

CODART1           00124,000003000,00
CODART2           00018,000012000,00
CODART35          00001,000000800,00

b) separatore di campo (separatore ; [punto e virgola], cod. articolo pos. 1, quantità pos. 2, prezzo pos. 3, separatore decimale , [virgola]):

CODART1;124,00;3000,00
CODART2;18;12000
CODART35;1,00;800,00

Altri formati di file ASCII non sono riconosciuti dal programma e possono portare a risultati inaspettati.

  • Separatore decimale —> Rappresenta il carattere con cui un campo numerico, nel file, viene suddiviso fra parte intera e parte decimale. Il valore predefinito è , [virgola] che rappresenta il separatore decimale standard italiano. Altro carattere consentito è il . [punto]. Utilizzando il carattere , [virgola] il programma cerca di interpretare il campo numerico applicando le impostazioni dei numeri italiane (virgola come separatore decimale, punto come separatore migliaia); qualora il campo risulti non di tipo numerico, verrà utilizzato il valore 0 [zero], segnalando nel file di log questa anomalia. Utilizzando il carattere . [punto] il programma cerca di interpretare il campo numerico applicando le impostazioni dei numeri americane (punto come separatore decimale, virgola come separatore di migliaia); qualora il campo risulti non di tipo numerico, verrà utilizzato il valore 0 [zero], senza segnalare alcuna anomalia del file di log.
  • Campi —> Mediante questo riquadro si indica l'esatta posizione dei campi. Il codice articolo può essere identificato in 4 modi diversi:

· Cod. articolo o Barcode o Cod. Art. C/F  l'articolo viene ricercato attraverso il codice articolo interno di Friendly, il codice a barre dell'articolo e il codice articolo attribuito dal cliente/fornitore

· Cod. articolo l'articolo viene ricercato –  solo attraverso il codice articolo interno di Friendly

· Barcode l'articolo viene ricercato solo – attraverso il codice a barre dell'articolo

· Cod. Art. C/F l'articolo viene ricercato – solo attraverso il codice articolo attribuito dal cliente/fornitore

Qualora il codice articolo (e/o codice a barre, e/o codice articolo cliente/fornitore) non sia presente o rilevato, il programma cerca comunque di importare la riga dal file, attribuendo in tali circostanze l'articolo fittizio D (che deve ovviamente già esistere), nella descrizione di tale riga verrà indicata una stringa che riporta il codice non trovato (ad esempio 'Barcode 80057781 non trovato.') ed a tale riga verrà comunque attribuita quantità e, se presente, il prezzo. L'indicazione del campo quantità è obbligatoria, opzionale è invece la presenza, nel file, del campo prezzo. Qualora sia indicato il prezzo, implicitamente rappresenta:

· il prezzo in lire/euro per i documenti/ordini non in valuta
· il prezzo in valuta per i documenti con indicato il codice in valuta
· il prezzo iva inclusa se il documento è di tipo iva inclusa (scorporo)

Per ognuno di questi campi va indicata la posizione (iniziando con 1 da sinistra verso destra) per tipi file con separatore di campo; va indicato invece la posizione di inizio/fine di ogni singolo campo, per i file di tipo a posizione fissa. L'errata indicazione di tali posizioni può portare a risultati inaspettati.

Come utilizzare l'importazione da file terminale

Dopo aver configurato correttamente le maschere sopra indicate, le procedure per l'utilizzo delle funzionalità di importazione da terminale sono le seguenti:

1. Posizionarsi sul documento prescelto contenente le righe da esportare

2. Selezionare le righe spuntando l'apposito campo in griglia (Seleziona)

3. Dopo aver selezionato le righe prescelte lanciare il comando: Menu riga → Seleziona → Esporta Righe, in questo modo verrà generato il file di testo nella cartella indicata nella maschera "Esportazione righe" del file terminale (vedi sopra)

4. Posizionarsi sul documento e dopo aver indicato i dati di testata, lanciare il comando: Menu Riga → Seleziona → Importa righe, in questo modo verrà elaborato il file presente nella cartella indicata nella maschera "Importazione Righe" del file terminale (vedi sopra).
Importando articoli nel corpo dei documenti, qualora una riga sia valorizzata (possieda cioè prezzo e quantità diversi da zero) è obbligatorio che l'articolo possieda il relativo codice iva e codice contropartita, la mancanza di tali dati obbligatori porta a scartare tali righe, con la segnalazione dell'anomalia nel file di log. ed i campi: magazzino, causale, commessa, ecc., verranno rilevati dalla testata, così come negli inserimenti manuali di righe. Inoltre se indicato nel file di acquisizione un articolo kit con i relativi componenti, questi non verranno esplosi nel corpo, nel senso che non verranno considerati come articoli padre/componenti, ma come articoli normali.

5. Invece se si utilizza un file esterno (creato manualmente o da lettore) e si voglio considerare le impostazione del file terminale, posizionati sul corpo del documento selezionare il comando: Menu Riga → Seleziona → Da Terminale, oppure con il tasto a scelta rapida Ctrl + K in qualsiasi punto del programma purché siano già validati i dati di testata.
In questo modo verranno acquisiti i dati presenti nel file e compilate le righe nel corpo. Qualora il campo prezzo non sia indicato fra i campi da acquisire, la determinazione del prezzo avviene normalmente, allo stesso modo dell'inserimento manuale di un articolo sul corpo dei documenti/ordini. Stesso discorso per gli sconti, provvigioni e tutti gli atri dati che caratterizzano le righe dei documenti, i quali vengono sempre determinati nel momento dell'importazione.

Premendo Anteprima (Report|Anteprima), è possibile visionare il documento prima di procedere con la conferma e la stampa. Il documento apparirà in una apposita finestra che simula l'aspetto (standard) del documento immesso, evidenziando i campi più significativi. è possibile scorrere il documento visualizzato e nella finestra è possibile cliccare sulle caselle ove il cursore assume l'aspetto di un mirino a croce: in tal caso la finestra di anteprima si chiude ed il controllo torna alla finestra principale, nel campo ( o nella griglia) in corrispondenza del dato cliccato nella finestra di anteprima.

Premendo Stampa su Word è possibile procedere alla conferma-memorizzazione del documento e alla generazione di un documento Word che contiene gli elementi richiesti dell'ordine e che può essere modificato prima di procedere alla stampa o al suo invio via Fax. Vedi anche Integrazione con Word

 

Stampa Ordini/Conferme d’ordine/preventivi

Questo programma permette di stampare in differita gli ordini ai fornitori e le conferme d'ordine (relative ad impegni clienti), su modelli (reports) prestabiliti (gli stessi utilizzati da gestione ordini/impegni) oppure su modelli di Word definiti dall'utente, in questa caso viene settata la casella 'Stampato' su tutti gli ordini e impegni oggetto della elaborazione. Inoltre consente di produrre su Word (utilizzando modelli derivati dal modello SollOrdini.dot fornito con la procedura) i solleciti a fornitori e terzisti per le righe di ordini non ancora evase o di prossima scadenza.

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Oggetto principale della stampa sono gli ordini e gli impegni (o i preventivi) in quanto documenti, pertanto i filtri qui indicati sono da intendersi (salvo le eccezioni indicate) relativi ai dati di testata o piede, non delle singole righe:

  • Dalla Data Consegna —> Per selezionare solo gli ordini di particolari periodi di consegna, indicare la data dei primi ordini da considerare, in ordine di data consegna , ai fini della stampa. 

NB: per data consegna si intende qui quella indicata nella prima parte dell'ordine, cioè nella testata)

  • Alla Data Consegna —> Per selezionare solo gli ordini di particolari periodi di consegna, indicare la data degli ultimi ordini da considerare, in ordine di data consegna , ai fini della stampa. 

NB: per data consegna si intende qui quella indicata nella prima parte dell'ordine, cioè nella testata)

  • Dalla Data Consegna Riga —> Utilizzata in combinazione con la casella 'Raggruppa per cliente/fornitore'.

Per selezionare solo le righe da evadere in particolari periodi di consegna, indicare la data iniziale di consegna (su riga) da considerare ai fini della stampa. 
NB: per data consegna si intende qui quella indicata su ciascuna riga dell'ordine/impegno)

  • Alla Data Consegna Riga —> Utilizzata in combinazione con la casella 'Raggruppa per cliente/fornitore'.

Per selezionare solo le righe da evadere in particolari periodi di consegna, indicare la data finale di consegna (su riga) da considerare ai fini della stampa. 
NB: per data consegna si intende qui quella indicata su ciascuna riga dell'ordine/impegno)

  • Da destinazione —> Abilitato solo se si effettua una selezione su un singolo cliente/fornitore. Permette di filtrare ordini solo su determinate destinazione diverse. Indicare il codice relativo alla prima destinazione diversa in ordine di codice, da considerare nella stampa. Premere F5 per avere uno ZOOM sulle destinazioni diverse disponibili per il cliente/fornitore selezionato.
  • A destinazione —> Abilitato solo se si effettua una selezione su un singolo cliente/fornitore. Permette di filtrare ordini solo su determinate destinazione diverse. Indicare il codice relativo all'ultima destinazione diversa in ordine di codice, da considerare nella stampa. Premere F5 per avere uno ZOOM sulle destinazioni diverse disponibili per il cliente/fornitore selezionato.
  • Raggruppa per cliente/fornitore —> Questa casella deve essere spuntata per ottenere una stampa (tipicamente una stampa su modello di Word) dei solleciti, un sollecito per ogni fornitore, con l'elenco delle righe ancora da evadere anche se appartenenti a più ordini. A questo scopo, oltre che spuntare questa casella indicare anche Ordini Solo già stampati (o entrambi), e Righe aperte (vedi più sotto )
  • Ordini in Storico —> Scegliere l'opzione voluta, in base a che si vogliano considerare solo gli ordini in essere (cioè inevasi o parzialmente evasi (valore : Ordini in essere) , oppure solo gli ordini completamente evasi (Ordini in storico) o entrambi i tipi (Entrambi).
  • Flag Stampa—> Scegliere l'opzione voluta, in base a che si vogliano considerare solo gli ordini non ancora stampati (cioè inseriti in archivio ma non ancora stampati (casella stampato non spuntata nella testata dell'ordine) , solo quelli già stampati in precedenza (casella stampato spuntata nella testata dell'ordine) , oppure entrambi i tipi (Entrambi).
  • Considera Righe —> Utilizzata in combinazione con la casella 'Raggruppa per cliente/fornitore'.

Scegliere l'opzione voluta, in base a che si vogliano considerare solo le righe non saldate (cioè inevase o parzialmente evase (valore : Righe aperte) , oppure solo le righe già saldate (Righe saldate) o entrambi i tipi (Entrambi).

Nota Bene

1. Quando l'utente seleziona la stampa applicando dei filtri sulle righe (data consegna riga e/o righe evase/non evase) allora viene stampato sul report standard la dicitura i totali si riferiscono a tutte le righe dell'ordine, nel corpo possono non essere presenti tutte le righe per effetto dei filtri impostati.

2. quando invece viene eseguita la stampa senza impostare i filtri allora la nota non appare. I filtri devono essere:

· Da data cons. riga é 01/01/1900,
· A data cons. riga é 31/12/2099,
· Righe aperte é non selezionato,
· Righe saldata é non selezionato

Stampa Situazione Ordini/Disponibilità

Questo programma consente di produrre un tabulato, per gli articoli richiesti ed il magazzino selezionato, con per ciascun articolo l'esistenza attuale, eventuali quantità ordinate (somma di ordini fornitori) le quantità impegnate (somma dei impegni clienti) e la differenza (disponibilità) nel tempo rappresentato da quindicine o mesi. Risulta pertanto uno strumento molto utile per avere una visione del profilo delle giacenze future di un articolo, dei fabbisogni non coperti, e pertanto una guida per il responsabile degli approvvigionamenti.

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  • Data elaborazione — Indicare la data del giorno. è data da cui parte l'elaborazione, e da cui si identificano gli ordini e impegni scaduti (sono quelli la cui data consegna è anteriore o uguale alla data elaborazione) e si determina il periodo (3 mesi) rappresentato in stampa.
  • Tutti gli articoli a listino —> Spuntare se si desidera che nell'elaborazione vengano coinvolti solo gli articoli a listino.

 

Stampa Schede Ordini

Questo programma permette di vedere o stampare le righe relative ai vari ordini/impegni presenti nell'archivio ordini, ordinati per :

  • Articolo (per magazzino/articolo, più precisamente), evidenziando anche, qualora possibile, la esistenza attuale e la disponibilità nel tempo dell'articolo;
  • Conto/articolo, cioè per ciascun cliente (o fornitore) e magazzino/articolo;
  • Articolo Pianificazione (per ogni articolo vengono evidenziati i documenti consolidati/proposti con possibilità di filtrare le tipologie dei documenti: per consolidati si intendono i documenti certi quali impegni clienti, impegni clienti aperti, ordini fornitori, ordini fornitori aperti, ordini di produzione - per documenti proposti si intendono tutte le proposte d'ordine e le liste di produzione). Dalla stampa su griglia è possibile aprire direttamente il documento in cui è contenuto l'articolo in analisi e aggiornare, una volta eseguite delle modifiche, la visualizzazione sulla griglia;

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NB: l'oggetto principale in questa analisi è la riga dell'ordine o dell'impegno. Pertanto, salvo i casi in cui il dato è memorizzato solo sulla testata di ordini/impegni (come per es. la data dell'ordine), i filtri sono da intendersi riferiti ai valori indicati sulle singole righe.

  • Considera solo le righe non evase —> Non spuntare per visual./stampare anche le righe-ordini già evase totalmente; Spuntare per avere la vis/stampa delle sole righe-ordine ancora aperte (inevase o evase solo parzialmente).
  • Salto pagina ad ogni articolo —> Spuntare per avere un articolo per ogni pagina; Non spuntare per sfruttare quanto più possibile il foglio di stampa, anche stampando quando possibile, due o più articoli sulla stessa pagina di stampa.
  • Dalla Data Consegna —> Per selezionare solo gli ordini di particolari periodi di consegna, indicare la data dei primi ordini da considerare, in ordine di data consegna , ai fini della stampa 

NB: si tratta qui della data programmata di consegna indicata sulle righe degli ordini/impegni !).

 

Stampa Brogliaccio ordini

Questo programma permette di stampare gli ordini ai fornitori e gli impegni clienti, su tabulato ai fini dei controlli sull'archivio degli ordini clienti/Fornitori, oggetto della stampa sono gli ordini e gli impegni (o i preventivi) in quanto documenti, pertanto i filtri qui indicati sono da intendersi relativi ai dati di testata o piede, non delle singole righe:

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  • Dalla Data Consegna —> Per selezionare solo gli ordini di particolari periodi di consegna, indicare la data dei primi ordini da considerare, in ordine di data consegna , ai fini della stampa. 
    NB: per data consegna si intende qui quella indicata nella prima parte dell'ordine, cioè nella testata)
  • Alla Data Consegna—> Per selezionare solo gli ordini di particolari periodi di consegna, indicare la data degli ultimi ordini da considerare, in ordine di data consegna , ai fini della stampa.
    NB: per data consegna si intende qui quella indicata nella prima parte dell'ordine, cioè nella testata)
  • Storico —> Scegliere l'opzione voluta, in base a che si vogliano considerare solo gli ordini inevasi o parzialmente (No) , oppure solo gli ordini completamente evasi (solo storico) o entrambi i tipi (Si).



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