Archivi e utility

Questo programma permette di : 

eliminare tutti (o parte) dei archivi/movimenti registrati su una ditta (per eliminare, poi, se si vuole, del tutto una ditta, occorre andare in Gestione anagrafica ditta, aprire la ditta e chiederne la eliminazione con File|Cancella ) 
copiare dati (tutti o in parte) da una ditta all'altra (le due ditte, origine e destinazione, possono appartenere allo stesso database-azienda, oppure a due diversi database-azienda

Su questo argomento, vedi anche il paragrafo 'Le ditte' della giuda 'Argomenti e moduli'.

Per prima cosa occorre posizionarsi, con le frecce (primo, precedente, successivo, ultimo record) oppure con la funzione zoom, sulla ditta che deve essere oggetto di intervento (ditta destinazione per la copia , o ditta da eliminare per il caso eliminazione).

Pulsante Elimina dati ...

Permette di accedere ad una finestra che permette di selezionare quali archivi svuotare, e procedere all'eliminazione.

Pulsante Importa dati da altra ditta

Consente di accedere ad una finestra che chiede i parametri per procedere alla copia.

Importa dati da altra ditta :

Importa

Selezionare se si vogliono importare (da altra ditta) tutti i dati o solo alcuni archivi/tabelle per ditta

NB: quando si sceglie tutti i dati , occorre tener presente che i campi anagrafici dell ditta che sono in comune con l'anagrafica generale, non vengono sovrascritti nell'anagrafica della ditta (anche se non è gestita l'anagrafica generale). Occorre eventualmente aprire l'anagrafica ditta per sistemarli successivamente.

Solo per 'Alcuni dati':

Accoda nuovi record

Attivare questa opzione per copiare nella tabella della ditta di destinazione (quella selezionata nella maschera principale) solo i record in più presenti nella tabella della ditta di origine.

In caso di dubbi utilizzare questa opzione!!!!

Sostituisci completamente

Attivare questa opzione per copiare nella tabella della ditta di destinazione tutti i record presenti nella tabella della ditta di origine, così come sono nel database di origine, ed eliminare i record che vi sono in più nella tabella corrispondente della ditta di destinazione. (questa eliminazione è possibile solo se non esistono records correlati in altre tabelle con vincoli di integrità referenziale attivi sulla ditta/database di destinazione per quei records !!!).

Sovrascrivi a parità di codice

Attivare questa opzione per copiare nella tabella della ditta di destinazione solo i record in più presenti nella tabella della ditta di origine; i record a parità di codice vengono però modificati per contenere gli stessi dati contenuti nella tabella della ditta di origine.

Quando si importano "Alcuni dati" scegliendo "Sostituisci" e selezionando Articoli e/o Clienti/fornitori il programma provvede a trasferire completamente anche i Listini/Sconti/Provvigioni sulla ditta di destinazione. Questo non avviene quando si sceglie l'azione "accoda" o "sovrascrivi".

Ditta di origine :

Database corrente

Spuntare questa opzione se la copia dei dati deve avvenire da un ditta che appartiene allo stesso database-aziend della ditta di destinazione.

Altro database

Possibile solo per una importazione di tipo 'tutti i dati'. Permette di specificare, nella casella di testo a fianco, il nome del database (come indicato nell'elemco delle aziende-database) a cui la ditta di origine appartiene.

NB: in questo caso nessun controllo può essere eseguito sulla presenza della ditta in quel database, sino all'avvio della proceduradi importazione!

Cod. Ditta di origine

Indicare il codice della ditta che contiene i dati da copiare sulla ditta di destinazione.

Importa

Da premere per far partire la procedura di importazione.

NB: si consiglia vivamente di procedere ad una copia (backup ) del database a cui la ditta di destinazione appartiene prima di procedere con questa operazione!!!

Questo programma consente di specificare il tipo di archivio utilizzato per conservare i dati dell'azienda corrente e permette di modificare ed effettuare altre operazioni su una azienda già esistente.

Codice azienda —> Indicare il codice dell'azienda da su cui ricopiare tabelle o archivi anagrafici da altra azienda. Occorre fare attenzione al nome da attribuire alla stessa, infatti il nome di una azienda può essere composto esclusivamente da lettere e numeri (massimo 12 caratteri), senza spazi tra di essi. Nomi validi per una azienda sono i seguenti (delimitati da doppio apice): "1", "ADF4", "4XCL", "ALFA". Nomi non validi sono per esempio i seguenti: "$FFF", "A HH1", "R.UU", "ALFà".

Codice ditta predefinito —> Indica il nome della unica ditta (se database monoditta) presente (o da creare) nel database, oppure, se il database contiene più ditte, il nome (il codice) della ditta predefinita. 

NB: se il database è monoditta il codice della ditta predefinita deve essere uguale al nome del database.

Nome Provider —> Non modificabile. Può assumere i seguenti valori:

• SQLOLEDB se il database è di tipo SQL Server/MSDE o alla creazione di nuove aziende

Tpo DB —> Non modificabile. Può assumere i seguenti valori:

• SQL Server/MSDE se il database è di tipo SQL Server/MSDE o alla creazione di nuove aziende

Stringa Connessione Oledb Provider —> Indicare i seguenti valori :

• se il database è di tipo SQL Server/MSDE indicare una stringa del tipo Server=nome_server;Database=nome_azienda;UID=sa;pwd=password;APP=Friendly dove: la stringa nome_server va sostituita con il nome della macchina che fa da server, la stringa nome_azienda va sostituita col codice dell'azienda e la stringa password con la password per l'utente sa.
• se il database è di tipo SQL Server/MSDE è possibile indicare nella stringa di connessione il connection timeout in secondi (che se non specificato è di 30), ad esempio Server=PC-SERVER;Database=PROVA;UID=sa;pwd=ab-cd;LANGUAGE=us_english;APP=Friendly;Connect Timeout=50;

Gestione backup —> Questo pulsante consente di accedere alla finestra di Gestione backup che permette di gestire le procedure di backup di tutti i database/azienda e del database/procedura (solitamente ARCPROC).

Importa dati da altro DB —> Questo pulsante consente di accedere alla finestra di Importa dati da altro DB che permette di importare dati da un database/azienda ad un altro.

Crea server DSN —> Questo pulsante consente di creare automaticamente una Fonte dati ODBC (DSN=Data Source Name) nel pannello di controllo ODBC 32. Questa operazione è necessaria solo se tale fonte dati non è stata creata in altra occasione.
NB: un DSN è necessario per operare con le stampe di Friendly senza errori

Ricrea stored procedures —> Questo pulsante permette di ricreare le stored procedures, senza dover eseguire le procedure di conversione archivi.

Questo programma consente di eseguire uno o più processi di importazione o esportazione. Selezionato il profilo appare la lista delle 'Corrispondenze tabelle' che sono selezionabili attraverso l'apposito segno di spunta.

In caso di esportazione su file ASCII, il file di destinazione viene sempre cancellato e riscritto.

In caso di esportazione su tabelle MSAccess, qualora la tabella sia già esistente viene mantenuta senza alterare la sua struttura (e in alcuni casi senza cancellare i dati in essa contenuti, a seconda dei criteri utiizzati nell'esportazione). Sarà la tipologia di esportazione che definirà se i dati dovranno essere accodati o dovranno sostituire quelli esistenti. Per avere la certezza che la tabella sia svuotata prima di iniziare l'export, predisporre uno script ed inserirlo nell'evento Routine Before All.

Profilo

Da questa casella a discesa è possibile selezionare un profilo precedentemente impostato.

Aggiorna lista profili

Esegue una rilettura dei profili dall'elenco contenuto nella tabella 'Profili di import/export'.

Percorso di lavoro

Indica il percorso dove sono contenuti (per l'importazione) o che conterrà (per l'esportazione) i file esterni contenenti i dati. Mediante il pulsante 'Sfoglia' è possibile selezionare, in maniera agevole, il percorso.

NB: la cartella dove è locato il file deve obbligatoriamente consentire sia la lettura che la scrittura.

Dati da importare/esporare

è una lista di dati (Corrispondenze tabelle primarie) da cui si deve selezionare uno o più elementi prima di lanciare il processo.

Ultimo errore

è una casella che conterrà l'ultimo messaggio o errore riscontrato durante il processo di esportazione o importazione. Per ottenere l'elenco completo dei messaggi o errori, entrare nella scheda 'Registro errori' ed aprire il file (operazione consentita solamente quando il processo è terminato o è in pausa.

Il processo si lancia con il pulsante di avvio (o da menu File|Inizia Import/Export F7); qualora la tabella da esportare o importare preveda un filtro esteso, comparirà una finestra mediante la quale è possibile digitare i filtri allo scopo di limitare i dati su cui ha effetto l'operazione. Un processo può essere messo in pausa oppure può essere terminato dall'operatore.

Alla fine, sia che l'operatore lo abbia interrotto o meno, il programma visualizza una finestra contenente il report del processo dove sono evidenziati:

• il numero di righe da elaborare;
• il numero delle righe elaborate (che solitamente coincide col precedente a meno che l'operatore non interrompa prima il processo);
• il numero delle righe aggiornate;
• il numero delle righe inserite;
• il numero delle righe scartate (che rappresenta i record scartati quando la Corrispondenza tabelle prevede solo di aggiungere i nuovi record);
• il numero delle righe che non sono state trattate perché si sono verificati errori in fase di aggiunta o inserimento.

Settando opportunamente alcune opzioni nel registro di Friendly è possibile preimpostare alcuni parametri da proporrre in fase di apertura programma:

• BSIEIMPOOPZIONIDefaultPath permette di impostare il percorso in cui si trovano i files esterni
• BSIEIMPOOPZIONIDefaultProfile permette di impostare il profilo da proporre in fase di apertura programma

Questo programma permette di svuotare le tabelle temporanee (ovvero tabelle riempite durante alcune elaborazione e solitamente svuotate all'uscita dal programma) dai dati in esse contenuti. La procedura deve essere eseguita quando nessuno sta lavorando con Friendly, sul database corrente o sulla ditta corrente del database corrente. L'operazione di cancellazione delle tabelle temporanee potrebbe essere necessaria in seguito ad un arresto inaspettato del programma.

Solo dati della ditta corrente

Spuntare questa casella se l'operazione di svuotamento deve operare nelle tabelle temporanee solo per i dati che si riferiscono alla ditta corrente (e non per l'intero database). In questo modo gli altri utenti che operano nel frattempo su altre ditte non risentiranno dell'operazione, ma tuttavia eseguita con questa scelta l'operazione stessa potrebbe non essere di fatto efficace in quanto potrebbero permanere nelle tabelle temporanee dati (anche tanti) spuri riferiti ad altre ditte. Si consiglia pertanto di non spuntare questa casella, e di sospendere l'attività di tutti gli utenti su quel database. Per default questa casella è spuntata sui database multiditta, non lo è su quelli monoditta.

Solo controllo concorrenza utenti su ordini e magazzino

Attivando questa spunta il programma procede con la cancellazione della sola tabella temporanea TTKEYS dei dati relativi al controllo di concorrenza utenti su ordini e magazzino (controlli attivabili tramite l'opzione OPZIONIControllaConcorrenzaOggetti). A seconda di come è settata la spunta sopra Solo dati della ditta corrente la temporanea TTKEYS verrà svuotata per la sola ditta corrente oppure per tutte le ditte del database.

Da alcuni programmi è possibile lanciare le stampe utilizzando Microsoft Word, si può accedere a tale funzionalità dall'apposita icona presente sulla barra degli strumenti. I programmi in cui è presente tale funzionalità sono:

• Gestione Ordini
• Gestione Offerte
• Gestione Contratti di Assistenza
• Gestione Preventivi e Commesse
• Gestione Partcelle/Notule
• Stampa Listini
• Stampa Scadenziario di Studio
• Stampa/Visualizza Scadenziario
• Stampa/Visualizza Schede Ordini
• Stampa Ordini/Conferme D'ordine/Preventivi/Impegni di Trasferimento
• Liste Selezionate Articoli
• Lista Selezionata Clienti/Fornitori

Data elaborazione
Indicare la data di elaborazione del file

Modello da utilizzare
Scegliere il modello di Microsoft Word (...BusOffice) da utilizzare, possono essere modelli di Friendly standard (sollec.dot, scaden.dot, etc.) oppure file personalizzati.

Crea un unico file (*.doc/docx)
Selezionare se si intende creare un unico file per tutti i documenti da stampare. Questa possibilità consente di nominare il file doc creato secondo gli standard dell'operatore e rende attivabile anche la spunta "consenti di apportare modifiche al documento di Word creato".

Crea un file per cliente/fornitore
Con questa opzione Friendly crea tanti file quanti sono i clienti selezionati e li nomina secondo questo schema: nome file dot+anno+mese+giorno+nome azienda+numero conto. Così ad esempio il sollecito emesso al conto 4010001 della ditta di prova il giorno 25 marzo 2011 si chiamerà sollec2011325PROVA4010001.doc

Usa preimpostazioni modelli (solo sollec. n°)
Funzione abilitata se selezionato anche "Stampa solo sollecito n°", permette di utilizzare uno specifico modello Word per il sollecito selezionato.

Invia automaticamente

Come indicato in anagrafica
Consente l'invio del file appena creato secondo le modalità di corrispondenza indicate in anagrafica

Mediante
Scegliere le modalità di invio del file appena creato.

Oggetto invio
Scrivere l'oggetto dell'invio

Richiedi notifica lettura (applicabile solo per "E-Mail Internet")
Permette di ricevere la notifica dell'avvenuta lettura dell' E-Mail

Invia anche agli agenti per conoscenza
Permette di inviare l'e-mail anche agli agenti per conoscenza

NB: per gestire questa funzionalità è necessario collegare all'agente un conto in anagrafica C/F ed impostare l'indirizzo e-mail.

Consenti di integrare o modificare la mail prima dell'invio
Viene aperto il file in modo da poterlo visualizzare/modificare prima dell'invio

E-mail: Converti allegati Doc/Docx/Odt in Pdf (da Office 2007)
Permette di convertire i file di Microsoft Word in formato Pdf e allegarlo alla e-mail in sostituzione del modello .doc

Opzioni Specifiche Programma (Stampa Scadenziario)

Calcola interessi fino al
Spuntare se si vuole indicare una data specifica fino alla quale calcolare gli interessi (a partire dalla data di scadenza)

Applica la percentuale di interesse
Indicare una percentuale di interessi da addebitare per il periodo intercorrente tra la data scadenza e la data elaborazione.

Stampa solo sollecito num.
Spuntare se si intende stampare su Word solo le scadenze con n° solleciti uguali al numero indicato in questa casella.

Incrementa il numero di solleciti
Spuntare se si intende incrementare di 1 il numero solleciti indicato in scadenziario per quella partita/scadenza.

Protocollo Progressivo da
Ciascuna stampa sarà indicata da un numero di protocollo identificativo che sarà incrementato di 1 a partire dal numero indicato nella casella.

Protocollo Costante
Ciascuna stampa sarà indicata da un numero identificativo di protocollo costante pari al valore indicato nella casella.

Opzioni Specifiche Programma (Liste Selezionate Articoli)

Raggruppa Per
Permette di visualizzare i dati in stampa divisi per gruppi.

Salto Pagina ad ogni Cambio di Sottogruppo
Permette di visualizzare una pagina per ogni gruppo.

Ordina Per
Permette di riordinare i dati in stampa.

Opzioni Specifiche Programma (Lista Selezionata Clienti/Fornitori e CRM)

Seleziona ruolo del destinatario
se selezionato viene inviata la mail al ruolo specifico se presente nell'organizzazione del cliente/fornitore, altrimenti all'indirizzo e-mail imputato in anagrafica.

Considera solo i destinatari(clienti/fornitori) che hanno un soggetto con quel ruolo
se selezionato viene inviata la mail solo se è presente il ruolo specifico nell'organizzazione de cliente/fornitore.

Genera nuova Opportunità
Permette di generare per ogni documento un'opportunità nel modulo "CRM".

Genera Attività da eseguire
Permette di generare un'attività/promemoria da eseguire, nel modulo "CRM"

Genera Attività CRM per i documenti inviati automaticamente
Permette di generare per ogni documento un'attività svolta, nel modulo "CRM".