La gestione degli ordini

Il modulo di gestione degli ordini della procedura Friendly permette di gestire tutte le operazioni di emissione, consultazione, stampa degli ordini emessi ai fornitori e/o ricevuti dai clienti, nonchè degli ordini di produzione e degli impegni di trasferimenti. Se è disponibile il modulo della gestione vendite/magazzino, permette inoltre di emettere bolle e fatture (in scarico ed in carico) prelevando direttamente dagli ordini.

In particolare, esso permette di :

• inserire un’archivio anagrafico dei prodotti interessati dalle vendite, agganciando ad esso dei prezzi di listino sconti promozionali e generali, nonchè prevedere sconti e prezzi particolari per singole categorie di clienti o per singoli clienti (prezzi e sconti ; vedi Gestione Vendite e Magazzino);
• emettere e stampare automaticamente ordini a fornitori, conferme d’ordine a clienti, preventivi/offerte a clienti;
• generare e stampare note di prelievo a partire dagli ordini ricevuti da clienti e considerando la merce disponbile in magazzino;
• stampare o visualizzare situazioni ordini/disponibilità sui singoli articoli di magazzino, anche per singolo cliente o fornitore;

Per poter gestire tali operazioni, la procedura Friendly si avvale di alcune tabelle e di alcuni Archivi. In particolare, ci si avvale delle seguenti Tabelle:

• Pagamenti
• Codici IVA
• Tabella Magazzini/depositi e terzisti
• Causali di Magazzino
• Vettori
• Agenti (se presente anche il modulo Agenti e provvigioni)
• Destinazioni
• Tipi Bolle/Fatture
• Tipi Porto
• Tabella Classi di Sconto clienti
• Anagrafica Azienda
• Tabella Gruppi Merceologici
• Tabella Sottogruppi Merceologici
• Tabella Categorie
• Tabella Zone
• Tabella Valute Estere
• Tabella Lingue
• Tabella canali di vendita
• Tabelle gruppi, classi e mastri di Contabilità
• Tabella Numerazione Ordini
• Tabella Personalizzazione Acquisti e Personalizzazione vendite
• Contropartite Vendite/Acquisto
• Tabella classi di sconto articoli
• Tabella classi di provv. articoli (se presente anche il modulo Agenti/Provvig)
• Tabella classi di provv. clienti (se presente anche il modulo Agenti/Provvig)
• Tabella marche e tabella approvigionatori
• Tabella relazioni listini
• Tabella Tipi promozioni
• Tabella bolli
• Tabella Aspetto esteriore dei beni

Per quanto riguarda gli archivi, essi si possono suddividere in 3 archivi anagrafici :

• Anagrafica Articoli
• Anagrafica Clienti
• Anagrafica Fornitori

e nei seguenti archivi non anagrafici :

• Archivio Listini
• Archivio Sconti
• Archivio Ordini Fornitori/Clienti/di produzione
• Archivio proposte d'ordine

1. La gestione degli ordini richiede la predisposizione delle tabelle e degli archivi utilizzati; essa può essere effettuata seconda il seguente ordine:
2. inserimento dei dati anagrafici dell’azienda, nella tabella Anagrafica Azienda
3. inserimento della tabella dei codici IVA
4. inserimento della tabella dei pagamenti, delle zone, delle categorie, dei tipi di porto, dei vettori e spedizionieri, degli stati esteri e delle valute estere, classi sconto clienti, canali di vendita, valute estere, lingue straniere, classi sconto clienti, classi provvigioni clienti (se presente anche il modulo Agenti e Provvigioni)
5. inserimento delle tabelle dei gruppi, classi e mastri; qualora non vi sia agganciata il modulo della contabilità, la tabella mastri può essere limitata ai due classi clienti fornitori e ai due mastri clienti e fornitori (per es. classe 4 = CLIENTI classe 11 = FORNITORI mastro 401 = CLIENTI mastro 1101 = FORNITORI )
6. inserimento della tabella delle numerazioni dei seguenti tipi di documento (dove di usa il termine bolla/bolle è da intendersi DDT)
   • ordini clienti
   • ordini fornitori
   • preventivi
   • ordini di produzione
   • impegni di produzione
7. inserimento dei vari clienti (e eventualmente dei fornitori). N.B. per clienti si intende qui solo quei soggetti a cui viene (o può venire) emessa (o ricevuta) fattura o bolle. Prevedere anche un fornitore fittizio per gli ordini interni (es. 11019999 NS. STABILIMENTO )
8. inserimento della tabella delle causali di magazzino
9. inserimento della tabella magazzini/depositi/terzisti, e della tabella degli aspetti esteriori dei beni, delle banche, e dei tipi bolle/fatture
10. inserimento (eventuale) della tabella dei gruppi e dei sottogruppi merceologici
11. inserimento della tabella personalizzazione vendite e della tabella personalizzazione acquisti
12. inserimento della tabella delle contropartite vendite ed acquisti.
13. inserire la tabella tipi bolle/fatture, la tabella delle famiglie di articoli, dei tipi di promozione
14. inserimento della tabella personalizzazione acquisti e della personalizzazione vendite, nonché delle contropartite vendite/acquisto, e dei bolli
15. inserimento (eventuali) delle tabelle Marche, Approvvigionatori, Classi sconto articoli, Classi Provvigioni articoli (se installato anche il modulo Agenti/Provvigioni), relazioni listini, tipi di promozioni
16. se si vogliono gestire articoli a varianti, caricare la tabella dei tipi varianti
17. inserire i vari articoli nell’anagrafica degli articoli (ed es nell’anagrafica articoli a varianti)
18. inserire le eventuali classi di sconto clienti/articoli e/o clienti/fornitori

Gli ordini possono essere evasi in generale secondo diverse modalità :

• andando in modifica dell’ordine e dichiarando evaso una o più righe dell’ordine spuntando la apposita casella evaso sulla griglia del corpo .
• utilizzando il programma Gestione Documenti di Magazzino per (primo caso) evadere gli ordini a fornitori al momento della registrazione della bolla/DDT di acquisto (o fattura) emessa dal fornitore, e (secondo caso) per evadere gli ordini di clienti, al momento della emissione o registrazione della bolla/DDT o fattura fatta nei confronti del nostro cliente, oppure (terzo caso) per evadere un ordine di produzione (detto anche ordine di lavorazione) inserendo un documento di tipo ‘Carico da produzione’, oppure (quarto caso) evadere un impegno di trasferimento emettendo un DDT di trasferimento materiale ad un terzista,
• usando il programma Generazione Note di prelievo da Impegni, che consente , a partire dagli impegni clienti , impegni di trasferimento o impegni di produzione in archivio (opportunamente selezionati) e delle disponibilità nette dei prodotti in giacenza, di generare Bolle/DDT, fatture immediate (o Note di prelievo, vedi più avanti prenotazione) in modo semiautomatico.

(Si consiglia di fare riferimento anche alla parte analitica del manuale, ed alle maschere della procedura, per comprendere appieno la spiegazione che viene qui sotto riportata).

Poiche’ un ordine (da cliente o a fornitore) può essere composto da più righe (cioe’ possono esserci più articoli ordinati nello stesso ordine), parliamo di :

• riga d’ordine inevasa, se nel campo ‘Qta evasa’ di quella riga c’e’ il valore zero e la casella Evasione Totale non risulta spuntata
• riga d’ordine evasa parzialmente, se nel campo ‘Qta Evasa’ c’e un valore diverso da zero ma inferiore al valore indicato nel campo ‘Quantità Ordinata’, e la casella Evasione Totale non risulta spuntata
• riga d’ordine evasa totalmente, se la casella Evasione Totale risulta spuntata, qualunque sia la quantità indicata nel campo Quantità evasa (in questo caso si può distinguere una evasione vera e propria se la quantità evasa è diversa da zero, e una non-evasione con quantità evasa = 0; significa infatti che la merce non è stata consegnata, equivalendo l’evasione in tal caso ad una cancellazione della riga ordine)
• ordine inevaso, se nessuna riga di quell’ordine è stata evasa, neanche parzialmente (contiene tutte righe inevase)
• ordine evaso parzialmente, se quell’ordine contiene almeno una riga inevasa o evasa solo parzialmente
• ordine evaso totalmente, se tutte le righe di quell’ordine risultano totalmente evase (e la casella Evaso nella testata dell’ordine/impegno risulta spuntata)

Esempi :

Ordine n. 12 del 15/6/92

N.riga Articolo Descriz. Qta Ordin. Qta Evasa Evas. Totale
------ -------- -------------- ---------- --------- --------------
1 123 COCA COLA 100,00 0,00 inevasa
2 124 SPRITE 55,00 15,00 ev.parz.
3 125 FANTA 25,00 25,00 v ev.totalm.

La prima modalità di evasione dell’ordine è talmente evidente che non vale la pena di essere ulteriormente discussa; la seconda modalità merita di essere approfondita.

L’evasione di un ordine immettendo una bolla o fattura con uno dei programmi citati, può avvenire con uno o entrambi dei seguenti sistemi :

• richiamando uno o più ordini nel loro complesso, premendo il tasto CTRL+F3 (funzione Record-Seleziona Ordini) si apre una apposita finestra con l’indicazione di tutti gli ordini non evasi (e non storicizzati, vedi infra) di quel cliente o fornitore, ed è sufficiente selezionare uno o più ordini che si intende richiamare e la bolla o fattura risulterà automaticamente impostata con tutte le righe non ancora evase (cioe’ righe inevase o evase parzialmente) di quegli ordini.
• richiamando una o più righe d’ordine ,, premendo il tasto CTRL+F4 (funzione Record Seleziona Righe d’ordine; si apre una apposita finestra che riporta tutte le righe ordini inevase e parzialmente evase di un determinato articolo (quello indicato sulla riga) per quel cliente o fornitore, ed è sufficiente selezionare una o più righe della finestra che corrispondono alle righe ordine che si intende evadere ed il corpo della bolla/fattura risulterà automaticamente riempita (impostata) con i dati di quelle righe d’ordine.

Una riga di bolla o fattura ‘prelevata’ da un ordine nel modo ‘a’ o ‘b’ sopra esposti, è riconoscibile da una riga che non evade un ordine, perche’ riporta un numero (appunto il n. dell’ordine) nel campo ‘Ordine N.’ della griglia di immissione.

L’evasione di una riga d’ordine prelevata in uno dei modi sopra esposti può subire i seguenti trattamenti :

• eliminata l’evasione, semplicemente cancellando la riga della bolla che riporta il n.di ordine : la riga d’ordine torna ad essere inevasa o evasa per una quantità inferiore, se era già evasa in parte in precedenza;
• evasa parzialmente, indicando una quantità in bolla diversa da quella proposta prelevando la riga d’ordine (che è sempre la quantità che renderebbe la riga dell’ordine completamente evasa); in tal caso occorre gestire la casella Saldo Ordine
  • non spuntata = in conto, se la quantità non evasa deve rimanere in essere perche’ sarà evasa in un momento successivo
  • spuntata = a saldo , se la quantità non evasa deve invece essere d’ora in poi ignorata, perche’ non sarà più evasa in seguito
• evasa totalmente, lasciando la quantità come viene proposta, e la casella Saldo ordine spuntata
• evasa per una quantità superiore a quella prevista nella riga dell’ordine: in tal caso è sufficiente cambiare la quantità sulla riga della bolla o fattura, con una quantità superiore a quella proposta, e la casella Saldo ordine spuntata.

Qualora per uno stesso articolo debbo evadere righe appartenenti a più ordini, necessariamente anche la bolla/DDT o fattura emessa conterrà più righe riferite allo stesso articolo, ma ad ordini(righe d’ordine) diverse.

Almeno una volta all’anno, per non lasciare appesantire l’archivio degli ordini, si consiglia di effettuare una Cancellazione Ordini che provvede ad eliminare dall’archivio gli ordini evasi totalmente; oltre a questo, la cancellazione degli ordini provvede anche a togliere dalle bolle e fatture emesse e ricevute (registrate a magazzino) i riferimenti agli ordini che vengono eliminati (sulla riga della bolla/fattura viene indicato nel campo ‘Ord.N.:’ il valore zero).

Periodicamente è consigliabile anche effettuare una chiusura degli ordini rimasti aperti e che presumibilmente non verranno più saldati; questo al fine di poter avere una situazione ordini il più possibile vicina alla realtà.