La gestione contabile

La legge di Stabilità per il 2015 (legge n. 190/2014) prevede tra le diverse misure di contrasto all’evasione fiscale l’applicazione del meccanismo c.d. dello split payment. A seguito di tale novità, in vigore già dal 1° Gennaio 2015 , i fornitori di beni e servizi nei confronti dello Stato, degli organi dello Stato, degli enti pubblici territoriali, delle camere di commercio, degli istituti universitari e di altri soggetti (nella maggior parte dei casi acquirenti e committenti di cui all’art. 6, comma 5, D.P.R. n. 633/1972) non incasseranno l’IVA addebitata in via di rivalsa.

Nel comunicato stampa del MEF del 9 gennaio 2015, anticipando il contenuto del decreto di attuazione in fase di perfezionamento, viene precisato che il meccanismo dello split payment si applica alle operazioni fatturate a partire dal 1 gennaio 2015 per le quali l’esigibilità dell’imposta si verifichi successivamente alla stessa data. Pertanto, per le fatture emesse prima di quella data con il sistema dell’I.V.A. ad esigibilità differita (di cui all’art. 6 comma 5 del D.P.R. n. 633/1972) saranno incassate con il vecchio sistema.

La modifica è stata recepita nel corpo del D.P.R. 1972/633 (Decreto IVA) introducendo il terzo comma all’art. 17 (Articolo 17-ter) . E’ inoltre specificato che l’IVA addebitata ai sensi dell’art. 18, D.P.R. n. 633/1972 è in ogni caso versata dagli acquirenti/committenti “secondo modalità e termini fissati con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze”.

L’applicazione dello Split payment non incide sulle modalità di fatturazione in quanto il cedente/prestatore procede alla fatturazione delle operazioni secondo le modalità ordinarie e quindi addebitando il tributo a titolo di rivalsa . Tuttavia, nonostante l’addebito del tributo l’imposta non è riscossa dal cedente/prestatore, ma è l’acquirente stesso a provvedere al versamento dell’Iva nelle casse dell’erario.

Cambieranno però le modalità di registrazione in prima nota in quanto : 1. il credito nei confronti del cliente dovrà essere esposto in contabilità (bilancio e scadenzari) al netto dell’importo dell’IVA; 2. il cedente non sarà più debitore del tributo in quanto l’IVA andrà versata direttamente dal committente Pubblica Amministrazione

Inoltre, in merito le nuove disposizioni: 1. devono essere coordinate con la previsione di cui all’art. 6, comma 5 del Decreto IVA avente ad oggetto le operazioni ad esigibilità differita. Infatti, lo split payment riguarda esclusivamente le prestazioni effettuate nei confronti dello Stato, degli enti pubblici territoriali, delle università, delle camere di commercio, etc. Si tratta quasi sempre dei medesimi soggetti indicati dal citato art. 6. Tale circostanza vuol significare che il nuovo meccanismo sostituirà , di fatto, quello dell’IVA ad esigibilità differita (con alcune eccezioni come spiegato nel punto successivo); 2. non si applicheranno ai compensi delle prestazioni di servizi assoggettati a ritenuta IRPEF. I professionisti, pertanto, continueranno ad esercitare la rivalsa dell’IVA per le prestazioni rese nei confronti della Pubblica amministrazione

Fonti normative Legge di stabilità per il 2015
http://def.finanze.it/DocTribFrontend/getAttoNormativoDetail.do?id={A27C4916-5385-4241-8111253A9BC8C965}
Decreto Ministro dell’economia e delle finanze del 30 gennaio 2015
http://www.mef.gov.it/inevidenza/documenti/Splitpayment/DECRETO.PDF
Comunicazione del M.e.f. Split payment P.A.
http://www.mef.gov.it/ufficio-stampa/comunicati/2015/comunicato_0007.html
Causali contabili
Per gestire movimenti di prima nota che attivino il meccanismo dello split payment sono stati apportate le seguenti modifiche alla tabelle delle CAUSALI DI CONTABILITA’
È stato aggiunto il tipo movimento Fatt./Nota cred. IVA split payment.

La gestione della contabilità, una volta completata l'impostazione iniziale delle tabelle e degli archivi, si compone di 3 momenti:

1. la gestione corrente (o gestione giornaliera);
2. le elaborazioni e le stampe periodiche;
3. le elaborazioni e le stampe di fine esercizio;

• In particolare, la gestione corrente prevede, normalmente:
• la manutenzione delle tabelle e degli archivi predisposti nella fase di impostazione (per esempio, l'inserimento di nuove anagrafiche clienti e fornitori, l'ampliamento del piano dei conti con nuovi mastri e nuovi sottoconti, l'integrazione della tabelle delle causali con nuovi tipi di registrazioni contabili, ecc.)
• la stampa di tabulati relativi ad informazioni contenute negli archivi anagrafici dei clienti e dei fornitori;
• l'inserimento delle registrazioni contabili nell'archivio dei movimenti di prima nota
• la generazione di registrazioni relative all'emissione di Ric. bancarie, di presentazione effetti, di ricevimento di insoluti (se si gestiscono anche partite e scadenze)
• l'emissione di distinte di autorizzazione al pagamento di effetti e rimesse e bonifici (se si gestiscono anche partite e scadenze)
• la visualizzazione o la stampa di controllo delle registrazioni di prima nota inserite
• la stampa o la visualizzazione dei partitari e degli estratti-conto relativi ai vari sottoconti (singoli fornitori o clienti, singole banche, il conto cassa, gruppi di sottoconti o di clienti o di fornitori, ecc.)
• la manutenzione dell'archivio delle scadenze (scadenziario) cioè l'inserimento delle nuove scadenze e la dichiarazione di saldato per le scadenze già onorate (sempre se si opta per la gestione di partite e scadenze)
• la stampa dello scadenziario.

Le elaborazioni di fine esercizio riguardano gli adempimenti contabili e fiscali che si verificano alla fine dell'esercizio contabile (o dell'anno solare, per ciò che concerne gli adempimenti IVA).

Si distinguono gli adempimenti Iva dagli adempimenti contabili.

ELABORAZIONI IVA All'inizio dell'anno solare è necessario eseguire il programma Attivazione nuovo esercizio. Questa operazione crea nell'anagrafica della ditta del nuovo anno i dati aggiuntivi Iva, ricopiando le informazioni applicabili dai dati dell'anno precedente, le attività Iva e i sezionali Iva (dati generali registri Iva acquisti, vendite e corrispettivi).
I progressivi registri Iva sono reinizializzati (nuovo anno). Inoltre il programma crea le numerazioni dei documenti (fatture emesse, bolle, ordini, ecc, se presenti i moduli che gestiscono tali tipi di documenti) e dei protocolli Iva acquisti. Se da un anno all'altro sono cambiate una o più condizioni (per es. introduzione un secondo registro iva vendite, passaggio da liquidazione trimestrale a mensile, ecc.), si utilizza il programma “Anagrafica ditta” per integrare o modificare i dati Iva riportati dall'anno precedente.

Al momento della presentazione della Comunicazione annuale Iva (e in sede di dichiarazione annuale Iva), si stampano i Dati per Dichiarazione Annuale IVA con l'apposito programma che fornisce anche il prospetto per la comunicazione annuale, i cui dati sono significativi solo seguendo regole precise, specificate nei relativi paragrafi, nella codifica e nell'uso delle causali di contabilità, delle anagrafiche clienti fornitori e nell'inserimento delle registrazioni contabili.

Nella prima liquidazione Iva del nuovo anno il programma Stampa Liquidazione Iva preleva l'importo del credito compensabile dalla liquidazione (definitiva o in prova), dai dati relativi all'ultima liquidazione mensile o trimestrale o annuale dell'anno passato. Se tale liquidazione è eseguita in definitiva, l'utente può correggere l'importo del credito compensabile risultante dalla dichiarazione annuale Iva, modificando il campo “Iva a credito” sul programma Liquidazioni periodiche Iva (2.B.4).

ELABORAZIONI CONTABILI

Il flusso di apertura/chiusura (ed adempimenti relativi) di esercizi contabili si basa su alcuni indicatori e dati presenti in Anagrafica ditta:

• Status esercizio;
• Cod. esercizio contabile corrente;
• Cod. esercizio contabile precedente;
• Progressivi Libro Giornale per esercizio corrente e precedente, nonché data e numero ultima registrazione finita su bollato;
• Data ultima registrazione su partitari;
• Ditta Professionista;
• Tipo chiusure (dati aggiuntivi contabilità);
• Tipo contabilità (tabella esercizi contabili).

Sono utilizzate le causali contabili presenti nella tabella “Personalizzazione Contabilità generale”; qualora si proceda direttamente con la codifica di nuove causali, occorre prestare attenzione al “Tipo Movimento”.

La causale RIAPERTURA dei conti non va confusa con la causale “SALDO INIZIALE” o “APERTURA DEI CONTI”, usata nel primo esercizio per l'apertura dei conti: quest'ultima, infatti, ha “Tipo Movimento = Apertura Conti”.

Il campo Tipo chiusure può assumere i significati:

• Chiusure in data fine esercizio: le operazioni di chiusura sono registrate con data uguale alla data di fine esercizio, per es. 31/12/2012, la riapertura con data inizio nuovo esercizio, per es. 01/01/2013 oppure 02/01/2013, e sono gestiti due diversi set di progressivi per il libro giornale, uno per l'esercizio passato ed uno per l'esercizio nuovo. In questo modo è possibile stampare gennaio senza aver ancora stampato dicembre, poi stampare dicembre mantenendo i progressivi dei due esercizi del tutto distinti. É il sistema più semplice; pertanto, nel dubbio, si consiglia d'utilizzare tale opzione.
• Chiusure in post-fine esercizio e Libro giornale continuo: le registrazioni di chiusura possono essere registrate con data posteriore alla data di fine esercizio (es 30/04/13) ma con es. competenza vecchio esercizio (es. 2012), idem per le registrazioni di riapertura (es. 01/05/2013) ma con competenza esercizio nuovo; le registrazioni di chiusura sono consecutive alle registrazioni in pari data eseguite nell'esercizio nuovo. Il libro giornale è supportato da un unico set di progressivi (dare, avere, riga, pagina) e l'utente li azzera quando lo ritiene opportuno (ad es. prima di stampare gennaio in definitiva).
• Chiusure in post-fine esercizio con progressivi Libro giornale distinti: le registrazioni di chiusura possono essere registrate con data posteriore alla data di fine esercizio (es 30/04/2013) ma con es. competenza vecchio esercizio (es. 2012), idem per le registrazioni di riapertura (es. 01/05/2013), ma con competenza esercizio nuovo. Tuttavia la stampa sul Libro giornale delle registrazioni del vecchio esercizio dev'essere eseguita separatamente da quelle relative al nuovo esercizio, aggiornando un set diverso di progressivi (progressivi LG esercizio corrente e progressivi LG esercizio precedente).

Il campo Status esercizio può assumere i valori:

• Corrente: la ditta sta operando, in prima nota, sul solo esercizio corrente; l'utente può inserire e modificare registrazioni limitatamente al codice esercizio dell'esercizio corrente;
• Doppio esercizio: la ditta è a cavallo di due esercizi, il vecchio esercizio (precedente) non è ancora chiuso, ma si opera già sul nuovo (corrente); l'utente può inserire e modificare registrazioni di prima nota su entrambi gli esercizi; il campo codice esercizio precedente non può essere pari a zero.
• Effettuata chiusura: la ditta è a cavallo di due esercizi, è già stata eseguita la generazione automatica delle registrazioni di chiusura; non è ancora stata eseguita la “storicizzazione esercizio precedente” e potrebbero essere ancora da eseguire alcune stampe obbligatorie (es. libro giornale, partitari).

UNO SCHEMA OPERATIVO SEMPLIFICATO Consideriamo il caso di un esercizio contabile che termina in data 31/12/2012 (cod. esercizio 2012, dal 01/01/2012 al 31/12/2012). Si opta per “Chiusure in data fine esercizio”.

Nella prassi aziendale si preferisce sospendere le stampe in definitivo (almeno del libro giornale) finché non si è in condizioni di chiudere il vecchio esercizio. In tali casi lo schema operativo può essere semplice:

• Ditta in status “Esercizio corrente” con cod. esercizio corrente = 2012 e descrizione esercizio “dal 1/1/2012 al 31/12/2012”

• All'inizio del nuovo esercizio (primi giorni dell'anno), esecuzione di Attivazione nuovo esercizio. Questo programma genera un nuovo record nella tabella degli esercizi della ditta (incrementando di uno il codice esercizio corrente preesistente, cioè generando un esercizio 2013), ereditando tutte le informazioni utili dall'esercizio precedente (modificabili con “Anagrafica ditta”), sposta il cod. esercizio 2012 in “esercizio precedente” ed inizializza il campo “esercizio corrente” col codice del nuovo esercizio, cioè 2013. Inoltre sposta i progressivi libro giornale dell'esercizio corrente in esercizio precedente, e azzera eventuali progressivi Libro giornale dell'esercizio corrente. Lo stato della ditta è posto in “Doppio esercizio” e possiamo registrare movimenti di prima nota sul nuovo esercizio.

• Registrazione, a tempo debito, delle operazioni di rettifica, integrazione, ammortamenti, rimanenze, ecc. con data registrazione 31/12/2012. Nel frattempo solitamente non sono stampati i definitivi del libro giornale dei mesi iniziali del nuovo esercizio, tuttavia è possibile stampare il Libro giornale di gennaio, febbraio, ecc. 2013 senza aver terminato le registrazioni contabili nell'esercizio 2012.

• Terminate le registrazioni di integrazione e rettifica, non ancora rilevato l'utile o la perdita, dopo le opportune stampe della situazione economica e patrimoniale, si esegue il programma Chiusura/riapertura dei conti. Questo programma effettua la registrazione dell'utile o della perdita (utilizzando le causali ed i conti indicati in tabella Personalizzazione Contabilità generale), genera le registrazioni di chiusura di tutti i conti di tipo economico (costi e ricavi) a profitti e perdite (“conto economico”), genera le registrazioni di chiusura per i conti patrimoniali (a “Bilancio di chiusura”) e genera una registrazione di riapertura dei conti patrimoniali (a “Bilancio di apertura”). Lo stato della ditta è posto in “Effettuata chiusura”.

• Si provvede al completamento delle stampe ufficiali/fiscali relative all'esercizio in chiusura, adempimenti che variano in base al tipo di contabilità adottato dalla ditta.

• Esecuzione del programma Storicizzazione esercizio precedente, che cambia lo status della ditta in “Corrente”, una volta verificato che tutti gli adempimenti necessari siano stati eseguiti. Per esempio, per una ditta in contabilità ordinaria il programma esegue questi controlli:
• stampa Libro Giornale in definitivo eseguito almeno fino alla data di chiusura dell'esercizio;
• stampa partitari in definitivo eseguito fino alla data di chiusura dell'esercizio (la stampa definitiva dei partitari aggiorna la data ultima stampa partitari in Anagrafica ditta);
• stampa registri Iva eseguita in definitiva per tutti i registri fino alla data di chiusura dell'esercizio.

UNO SCHEMA OPERATIVO PIÙ COMPLESSO

Consideriamo sempre il caso di un esercizio contabile che termina in data 31/12/2012 (cod. esercizio 2012, dal 01/01/2012 al 31/12/2012). Si opta per “Chiusure in post-fine esercizio e Libro giornale continuo”.

Iniziamo il nuovo esercizio senza essere ancora in grado di chiudere il vecchio esercizio, senza cioè avere ancora rilevato le operazioni di assestamento (ammortamenti, ratei, risconti, rimanenze, ecc.) e di chiusura (chiusura conti economici di reddito, rilevazione del risultato d'esercizio, chiusura dei conti patrimoniali e d'ordine), ma vogliamo anche effettuare le registrazioni di chiusura e riapertura con data registrazione coincidente con l'approvazione del bilancio sociale, per es. con data 30/4/2013:

• Partiamo con una ditta in status “Esercizio corrente“ con cod. esercizio corrente = 2012 e descrizione esercizio “dal 01/01/2012 al 31/12/2012”.

• All'inizio del nuovo esercizio (primi giorni dell'anno), eseguiamo Attivazione nuovo esercizio. In questo caso il programma non sposta i progressivi libro giornale dell'esercizio corrente in esercizio precedente e non azzera eventuali progressivi Libro giornale dell'esercizio corrente; mantiene invece i progressivi esistenti sull'esercizio corrente, gli unici gestiti in questa modalità.
  Lo stato della ditta viene posto in “Doppio esercizio” e possiamo registrare movimenti di prima nota sul nuovo esercizio

• É possibile stampare il Libro giornale di gennaio 2013, ma prima occorre effettuare la stampa del Libro giornale definitivo di dicembre 2012, anche senza che siano state registrate le operazioni di assestamento, secondo questa sequenza operativa:
• eseguire la stampa definitiva del Libro giornale di dicembre;
• mettere a zero in Anagrafica azienda i campi progressivi del Libro Giornale (progressivo Riga, pagina, Dare e Avere del Libro Giornale; con la modalità di chiusura scelta è un'operazione manuale);
• effettuare stampe Libro Giornale delle registrazioni effettuate in data 2013.

• Quando si dispone dei dati relativi alle registrazioni di assestamento, si inseriscono in Prima nota con esercizio di competenza 2012, con data non inferiore a quella dell'ultima stampa definitiva del Libro Giornale.

• Terminate le registrazioni d'integrazione e rettifica, non ancora rilevato l'utile o la perdita, eseguite le opportune stampe della situazione economica e patrimoniale, si esegue il programma “Chiusura/riapertura dei conti”. Lo stato della ditta è posto in “Effettuata chiusura”.

• Si completano le stampe fiscali relative all'esercizio in chiusura, adempimenti che variano in base al tipo di contabilità adottato dalla ditta.

• Eseguendo il programma “Storicizzazione esercizio precedente”, la ditta torna in status “Esercizio corrente”.

• Per effettuare registrazioni in Prima nota relative al vecchio esercizio, si deve prima riportare il campo “Esercizio di competenza” in Prima Nota da 2013 a 2012.

Le registrazioni relative al vecchio esercizio possono essere eseguite anche con data posteriore alla data di chiusura dell'esercizio stesso (per esempio registrando le rimanenze ed i ratei anche in data 15/04/2012): in tal modo tali registrazioni compaiono a Libro Giornale in tale data posteriore, pur essendo di competenza del vecchio esercizio 2012, ma compariranno nei partitari e nel bilancio dell'esercizio 2012 e non in quelli del 2013.

Per la registrazione di ammortamenti e risconti si consiglia di utilizzare sottoconti creati appositamente e agganciati al prospetto c/economico: ad esempio registrare RIMANENZE FINALI a MERCI IN GIAC. AL 31/12, in cui quest'ultimo sottoconto appartenga ad un apposito mastro del conto economico.

Cercando di inserire una registrazione con data posteriore alla data di fine esercizio, il programma “Gestione Prima Nota” chiederà conferma col messaggio "DATA REG. POSTERIORE ALLA DATA FINE ESERCIZIO: CONFERMI?".

Non è invece possibile inserire registrazioni con data inferiore alla data d'inizio esercizio

Il funzionamento del programma 'Stampa liquidazione iva' è particolarmente complesso , si ritiene pertanto ultile specificare alcuni aspetti.

Inoltre è possibile sempre eseguire in prova le liquidazioni di un periodo senza aver eseguito in definitiva le liquidazioni del periodo precedente. Il programma provvede a partire dall'eventuale credito risultante dall'ultima liquidazione definitiva (anche se dell'anno precedente) e a ricalcolare tutte le liquidazioni intermedie (non eseguite in definitivo) fino al periodo richiesto.

La liquidazione definitiva di tutti i mesi (o trimestri) di un anno , più la liquidazione annuale relativa, sono obbiglatorie solamente al fine di poter eseguire la storicizzazione dell'esercizio precedente. Tuttavia, in generale, si consiglia di eseguire le stampe definitive delle liquidazioni non appena compilata e presentata la dichiarazione annuale (è inutile tenere in sospeso l'anno iva trascorso, una volta presentata la dichiarazione relativa).

Non è necessario stampare i registri iva (né in prova né in definitiva) ai fini della liquidazione in prova . E’ necessario invece ai fini della stampa liquidazione iva definitiva del periodo relativo.

Si può tuttavia procedere ad effettuare ogni mese (o trimestre) la stampa definitiva dei registri e la stampa definitiva delle liquidazioni del medesimo periodo. Questo modo di operare consente di ridurre i tempi di elaborazione, in quanto il programma non deve ri-simulare le liquidazioni precedentemente fatte solamente in prova

Il programma 'Stampa liquidazione iva' permette di calcolare/stampare i seguenti tipi di liquidazioni :

• mensili e trimestrali;
• annuali (ricalcolo totale su base annua);
• acconto di dicembre
• Il programma, per operare utilizza tutta una serie di informazioni presenti in :
• anagrafica ditta (cartella 'dati iva-cespiti')
• dati aggiuntivi iva per anno (da anagrafica ditta)
• attività iva (da anagrafica ditta, dati aggiuntivi iva per anno)
• dati registri iva (sempre da anagrafica ditta, dati aggiuntivi iva per anno)
• codici iva (e tipi operazioni iva)
• causali di contabilità (in particolare il campo 'tipo movimento' e 'tipo doc. iva')
• tabella personalizzazione contab. Generale (dati importo minimo versamento , % interessi trimestrali, ecc.)
• anagrafiche clienti/fornitori( in particolare il campo 'tipo soggetto iva')
• movimenti prima nota e movimenti Iva
• tabella delle liquidazioni periodiche
• estromissioni credito iva compensabile (da iva a F24 e viceversa)
• progressivi registri iva

Abbiamo detto che la liquidazione IVA viene rifatta, dalla ultima liquidazione in definitivo fino alla data richiesta in stampa. Se, in anagrafica ditta, la data ultima liquidazione IVA è 01/01/1900 (significa che non ho mai fatto liquidazioni in precedenza) la data di inizio elaborazione sarà 01/01/anno in corso. Le date di stampa liquidazione in definitiva sono contenute in anagrafica ditta e sono state separate in due: una per la stampa della liquidazione mensile, una per la trimestrale.

Il credito IVA maturato durante l'anno viene memorizzato nella tabella delle liquidazioni periodiche, relativamente al periodo precedente quello richesto (con attività = zero, cioè per liquidazione ripilogativa). Sia per inserire il credito precednte dell'anno in corso, che per inserire il credito compensabile (cioè derivante da dichiarazione annuale) è necessario operare inserendo dati nella tabella delle liquidazioni periodiche.

Esiste poi una tabella detta delle 'estromissioni' che serve principalmente per definire la sorte di un credito iva compensabile esistente ad inizio anno; in particolare: dichiarare di voler utilizzare parte o tutto del credito compensabile per il pagamento di altre imposte (cioè portarne parte in F24) una volta portato parte o tutto del credito iva compensabile in F24, riportarlo in iva , in caso di necessità (fino al max residuo non utilizzato di esso credito compensabile…) La tabella delle estromissioni può essere utilizzata anche per integrare in una liquidazione periodica una situazione delle due:

• dichiarare l'uso di un maggior versamento iva fatto (per errore o volontariamnte) in un precedente liquidazione (ho versato in più, lo recupero in quella nuova liquidazione) (questo importo viene, in questo caso, detratto completamente nella nuova liquidazione, ai fini della determinazione dell'iva a credito o debito del periodo)
• dichiarare di aver eseguito un versamento inferiore al dovuto in precedente liquidazione (questo importo viene, in questo caso, aggiunto come debito nella nuova liquidazione, ai fini della determinazione dell'iva a credito o debito del periodo)

In base a quanto indicato in anagrafica ditta, dati aggiuntivi Iva per anno, l'acconto di dicembre può essere calcolato o con il metodo storico (88% dell'ultima liquidazione dell'anno precedente, ovvero ultima liquidazione + acconto di dicembre – interessi per trimestrali), oppure con il metodo alternativo (liquidazione straordinaria fino al 20/12).

Nel caso di acconto con metodo storico, non è possibile ottenere una elaborazione automatica nel caso in cui non è presente la liquidazione di dicembre dell'anno precedente.

Nella determinazione dell'acconto di dicembre, in linea con quanto prevede la normativa fiscale iva in materia, non vengono considerati crediti IVA (di qualsiasi natura) o movimenti con F24. Allo stesso modo non viene tenuto conto di eventuali differenze tra versato/da versare relativo alla liquidazione precedente

Il credito compensabile anno precedente viene determinato prendendo il credito risultante dalla liquidazione n° 12 (dicembre o ultimo trimestre) o dalla liquidazione annuale dell'anno precedente a quello in cui è stata chiesta la stampa, a parità di periodicità di liquidazione (mensile/trimestrale).
Se la liquidazione chiesta è di tipo 'annuale' non viene fatta distinzione tra liquidazione di dicembre mensile o trimestrale (viene fatta la somma di entrambe).
A tale valore viene tolto il credito annuale chiesto a rimborso (quindi, se viene chiesto a rimborso una parte del credito compensabile, occorre andarlo ad inserire nel programma delle liquidazioni periodiche nella liquidazione di dicembre dell'anno in cui tale credito è maturato).
Il credito IVA compensabile non viene utilizzato in automatico in IVA ma sta all'operatore scegliere il suo utilizzo e cioé se fare un'estromissione in F24 o utilizzarlo per ridurre l'eventuale debito IVA.

Secondo passo: una volta ottenuto il credito compensabile di inizio anno, vengono lette le liquidazioni successive per determinare quanto dello stesso è già stato utilizzato per diminuire l'IVA da versare nell'anno in corso. Anche in questo caso, se la liquidazione chiesta è di tipo annuale non viene tenuto conto del fatto che le liquidazioni siano mensili o trimestrali, diversamente si.

Terzo passo: correggo l'importo di cui sopra aggiungendo/togliendo i movimenti per F24: leggendo la tabella delle estromissioni, aggiungo tutte le righe di tipo 'in Iva' e tolgo tutte le righe di tipo 'in F24'; se la liquidazione non è annuale prelevo solo i movimenti mensili/trimestrali compatibili con la liquidazione chiesta. Vengono presi tutti i record dell'anno in corso con liquidazione minore di quella in corso.

Il credito IVA periodo precedente (quindi maturato da inizio anno) viene determinato solo se non è stata chiesta una liquidazione ANNUALE. Viene ottenuto leggendo dalla liquidazione precedente, diminuito dell'importo chiesto a rimborso (infraannuale) per la stessa liquidazione .
Per la prima liquidazione dell'anno il credito IVA periodo precedente è sempre = 0 oppure riporta la parte del credito IVA risultante dalla liquidazione annuale o dall'ultima liquidazione del periodo precedente eccedente l'importo massimo che può essere compensato con altre imposte (cosidetta "compensazione orizzontale") che attulamente (ottobre 2013) é posto uguale a 516.456,9. Se la liquidazione non è di tipo 'annuale' viene preso in analisi solo il record con periodicità di versamento uguale a quello per cui è stata chiesta la liquidazione.
Se la liquidazione chiesta è quella di dicembre e l'acconto è stato chiesto come 'liquidazione straordinaria al 20/12', alla liquidazione di novembre verrà tolta l'eventuale parte di credito utilizzato per diminuire l'acconto.
All'importo ottenuto aggiungo/tolgo eventuali movimenti tra liquidazioni mensili e quelle trimestrali appartenenti alla stessa ditta per il periodo da liquidare. (quest'ultima operazione non viene eseguita se la liquidazione è annuale, visto che non avrebbe senso in quanto da una parte l'IVA verrebbe tolta e subito dopo sommata).

​Ovviamente nel caso si debba procedere alla rielaborazione delle liquidazioni IVA, sarà cura dell'operatore procedere alla correzione degli eventuali importi di credito compensabile utilizzati indicati nelle estromissioni periodiche.

Una scelta particolarmente importante è quella sulla gestione o meno delle partite. La gestione delle partite può essere abilitata per quei conti per i quali interessa conoscere lo stato di certi particolari movimenti (partite) nel senso cioè di sapere se esse siano chiuse oppure aperte.

Essa interessa quindi in particolare i clienti ed i fornitori, per poter conoscere (per ciascuno di essi) quali fatture (ma anche insoluti, acconti, note di accredito ecc.) sono già state saldate (pagate o incassate).

Può interessare inoltre il conto EFFETTI ATTIVI, in quanto può essere interessante sapere per ogni effetto (Ric.bancaria o tratta) quale esito abbia avuto (cioè presentata al sbf, oppure al dopo incasso, ritornata insoluta, ecc.); anche qui ogni effetto può rappresentare (dal nostro punto di vista) una partita.

La gestione delle partite su un particolare conto viene abilitata spuntando l'apposito flag nell'Anagrafica del conto interessato.

GESTIONE PARTITE

Per ogni movimento sul conto dichiarato "a partite", deve essere indicato il numero di partita a cui si riferisce:
al momento dell'apertura della partita (es. ricevimento della fattura del fornitore) viene attribuito un numero partita che può essere:

• il numero del documento, cioè della fattura (il programma propone in automatico questa soluzione)
• il numero di protocollo ai fini I.V.A.
• un numero progressivo diverso attribuito dall'operatore (potrebbe essere per esempio il numero della pratica)

(Per numero partita in senso lato si intende qui in realtà la combinazione di 3 diverse informazioni o campi:

• numero partita in senso stretto (che corrisponde solitamente col num. di documento)
• alfa del numero partita cioè la eventuale serie relativa al numero di cui sopra
• anno partita, cioè l'anno il cui il documento, rappresentato dal n.partita, è stato emesso

Al momento della chiusura parziale o totale della partita (parziale nel caso di un pagamento parziale della stessa o a ricevimento di una nota di accredito a parziale storno della fattura; totale nel caso di totale pagamento o ricevimento di una nota di accredito a totale storno della stessa) va indicato il numero originariamente attribuito a quella partita.

Occorre innanzitutto distinguere i concetti di Partitario cronologico e di partitario a partite:

• il partitario cronologico o mastrino di contabilità, è l'elenco cronologico dei movimenti in Dare ed in Avere registrati in un certo periodo di tempo su un certo conto, con l'eventuale indicazione del saldo precedente e del saldo finale.

• il partitario a partite è invece un elenco di movimenti contabili ordinati per numero di partita, che è la forma migliore per stabilire quali di esse si possono considerare chiuse e quali di esse aperte

Alternativamente, omettendo le partite chiuse, abbiamo il' partitario a sole partite aperte (detto anche estratto conto)

Ora, la gestione delle partite permette di avere sia il partitario cronologico che il partitario a partite (nelle sue due forme:"a partite chiuse ed aperte" ed "a sole partite aperte"). Per i conti non gestiti a partite è disponibile il solo partitario.

Gestire le partite comporta però l'onere di attribuire ogni movimento ad una particolare partita: il compito risulta estremamente facilitato dalla possibilità di richiamare al momento della registrazione in prima nota, l'estratto conto del conto gestito a partite: è così più facile chiudere le singole partite o attribuire i pagamenti parziali alle partite giuste.

Si sconsiglia la gestione a partite per i seguenti conti :

• i conti diversi da clienti, fornitori, effetti, in quanto in essi (pensiamo ad un conto cassa o ad un conto corrente bancario o ad un costo d'esercizio ..) non è ravvisabile la presenza di 'partite' da aprire e chiudere;
• i conti clienti e fornitori in cui la gestione delle partite risulterebbe scomoda o troppo onerosa: pensiamo per esempio a clienti con cui abbiamo un rapporto di conto corrente; oppure a fornitori con cui le partite non si chiudono mai perché i pagamenti sono previsti ( o effettuati) indipendentemente dalla emissione delle relative fatture; oppure quando regolarmente il pagamento o l'incasso precede (per data registrazione) il ricevimento o l'emissione della fattura.

Mentre si consiglia la gestione a partite per i seguenti conti :

• clienti e fornitori in genere
• sottoconti particolari come il conto Effetti Attivi (o portafoglio attivo), qualora si voglia gestire l'emissione di ricevute bancarie, la presentazione di distinte.

Per la legislazione IVA i corrispettivi possono essere gestiti in due modi diversi: in regime normale (o di scorporo) e in regime di ventilazione. Nel primo caso, regime normale di scorporo, l'annotazione ai fini del registro Iva corrispettivi avviene indicando distintamente per ogni aliquota d’imposta la parte imponibile e la parte Iva.
Questo sistema è utilizzato dalla maggior parte delle aziende che hanno operazioni soggette alla stessa aliquota, o al massimo a 2 o 3 aliquote, e quando risulta agevole distinguere le vendite in base all'aliquota applicata.
L'Iva a debito sui corrispettivi viene determinata giorno per giorno, in modo analitico sulle vendite effettuate.

Col programma Gestione prima nota un corrispettivo è registrato come fosse una normale fattura di vendita, ma utilizzando un’apposita causale “CORRISPETTIVI”, indicando in dare il conto CASSA anziché un conto clienti, e non imputando il numero del documento (che in tal caso non è obbligatorio).
Per facilitare la registrazione esiste una funzionalità attivabile mediante il pulsante “Scorporo”: se premuto dopo aver indicato nella colonna imponibile l'importo comprensivo di Iva, separa Imponibile ed Iva nelle due caselle relative.

Nel secondo caso, ventilazione, l'annotazione avviene senza indicare aliquote, imponibile e imposta per ogni aliquota, bensì indicando il totale del corrispettivo del giorno, Iva compresa, senza alcuna distinzione.
In realtà, poiché la registrazione dev’essere effettuata col programma Prima Nota, occorre utilizzare un apposito codice Iva “Da ventilare” codificato nella tabella dei Codici Iva con “Tipo Iva = Da ventilare”. Ad esempio, si registra un’operazione del tipo:

In questo caso la determinazione dell'Iva a debito relativa ai corrispettivi avviene al momento della liquidazione mensile o trimestrale dell'Iva, ripartendo il totale dei corrispettivi del periodo (monte corrispettivi) per aliquota in base agli acquisti effettuati, distinti per aliquota, relativi agli stessi beni che sono venduti dall'azienda (acquisti di beni destinati alla rivendita).

Oltre al programma “Gestione Prima Nota”, per la registrazione dei corrispettivi è possibile utilizzare, in regime normale o in regime di ventilazione, il programma specializzato “Gestione Prima nota corrispettivi” (si veda il relativo paragrafo).

Il sistema della ventilazione è spesso utilizzato da supermercati, grandi magazzini, aziende che vendendo una vasta gamma di beni usano tutte le aliquote d’imposta e non è sempre agevole distinguere le vendite relative ad un’aliquota da quelle relative ad un’altra.

Per utilizzare questo sistema, in “Anagrafica ditta – Dati Iva per anno – Attività” spuntare la casella “Ventil corrispettivi” sull'attività principale. Se si gestiscono corrispettivi sia in regime di ventilazione che in regime normale, occorre predisporre almeno due diverse attività Iva, registri Iva separati per le due attività, e indicare in Anagrafica ditta – Dati aggiuntivi Iva, “Gestione Attività Iva” con “Separata per obbligo” o “Separata per opzione”. Occorre poi predisporre una causale CORRISPETTIVI.

Ogni attività con corrispettivi in ventilazione opera come se avesse un totalizzatore virtuale monte acquisti, diviso per aliquota, in cui confluiscono tutti gli acquisti registrati come “beni destinati alla rivendita” sui registri acquisti della medesima attività Iva.

Poiché ai fini della ventilazione è importante distinguere gli acquisti di beni destinati alla rivendita dagli altri tipi di acquisto, al momento delle registrazioni di fatture di acquisto in Prima Nota si riporta il corretto valore nel campo di griglia Iva denominato “Tipo Acquisto”. É possibile impostare tale informazione già nella tabella dei codici Iva, perciò la stessa aliquota d'imposta sarà da codificare con almeno due codici, uno “IVA 21% beni dest alla rivendita”, un altro “IVA 21% altri beni e servizi”.

Per ogni attività Iva il programma Stampa Liquidazione calcola il totale monte corrispettivi da ventilare del mese o del trimestre in liquidazione (es. 3.000,00) ed il totale monte acquisti per ventilazione suddiviso per aliquota (es. 1.000,00 al 10%, 500,00 al 21%); questi totali sono calcolati considerando solo le fatture e note di accredito da fornitore relative a beni destinati alla rivendita (tipo acquisto su rigo di prima nota castelletto Iva). Lo stesso programma ripartisce proporzionalmente il monte corrispettivi ai totali monte acquisti, ne scorpora l'Iva e stampa un Prospetto di Ventilazione; tale operazione è denominata infatti “Ventilazione dei Corrispettivi”.

Ad esempio:

Se esiste la necessità di ventilare i corrispettivi con aliquote diverse da quelle applicate sulla registrazione degli acquisti, il cosiddetto “Salto d’aliquota” (per es. acquisto al 14% ma i corrispettivi debbono essere conteggiati al 21% di Iva), indicare il codice Iva da applicare ai corrispettivi nella tabella codici Iva per il codice relativo agli acquisti. Nell'esempio occorre indicare il codice Iva 21% nel record relativo all'aliquota acquisti 14%.

Da punto di vista operativo, per gestire corrispettivi in ventilazione
occorre:

• registrare le fatture d’acquisto con le consuete causali, specificando nel castelletto Iva se si tratta d’importi che concorrono al monte acquisti (cioè se tipo acquisto = beni destinati alla rivendita) o no;
• registrare i corrispettivi giornalieri in Prima Nota con la consueta causale CORRISPETTIVI, indicando “CASSA” nel conto di partita (dare), uno o più ricavi o un conto del passivo “CORRISPETTIVI DA VENTILARE” nel castelletto contropartite (avere) per lo stesso importo, nel castelletto Iva una riga con codice Iva “DA VENTILARE” ed imponibile l'importo complessivo Iva compresa del corrispettivo del giorno;
• stampare a fine mese i registri corrispettivi a fini di controllo (i registri Iva vanno stampati anche in definitivo, sebbene i registri corrispettivi fiscali siano comunque tenuti a mano su libri tradizionali;
• col programma Stampa Liquidazione Iva stampare anche il prospetto di ventilazione, che evidenzia la ripartizione dei corrispettivi del periodo sulla base dei totalizzatori monte acquisti coi valori cumulati degli acquisti di beni destinati alla rivendita dall'inizio dell'anno; la stampa definitiva della liquidazione aggiorna anche la tabella progressivi dei registri corrispettivi, coi valori ventilati, pertanto in caso si debba rielaborare un periodo in Stampa Liquidazione Iva, occorre riportare indietro anche tali tabelle;
• effettuata la liquidazione definitiva, in Gestione prima nota si registra un movimento contabile che storni l'Iva dai ricavi, chiudendo il saldo del conto CORRISPETTIVI DA VENTILARE (in dare) e registrare (in avere) distintamente CORRISPETTIVI (per la parte imponibile calcolata nel prospetto di ventilazione) e IVA VENDITE (per la parte d’imposta calcolata dal prospetto di ventilazione). Questa operazione può essere generata automaticamente dal programma “Stampa liquidazione Iva”, se impostati l'apposito flag in “Anagrafica ditta – Dati aggiuntivi contabili” e le relative contropartite/causali in tabella Personalizzazione Contabilità generale. La liquidazione Iva di dicembre (o dell'ultimo trimestre) prevede per legge un ricalcolo su base annua del prospetto di ventilazione, perciò deve basarsi sul programma “Stampa liquidazione Iva” con selezionato il periodo “Annuale”.

Corrispettivi in ventilazione con passaggio interno

Caso particolare che si riscontra in attività quali, ad esempio, il forno che vende anche il pane, tramite negozio annesso al laboratorio: la produzione del pane avviene nel FORNO (prima attività), che lo passa poi al NEGOZIO (seconda attività) che lo vende tramite corrispettivi.

In questo caso s’effettua una registrazione che riguarda solo l'IVA: il forno non opera mai cessioni verso il negozio, il negozio non effettua acquisti dal forno.

La normativa prevede che siano eseguite le registrazioni come fattura acquisto o fattura di vendita per la registrazione nei rispettivi registri, senza obbligo di emettere effettivamente la fattura, perciò occorre predisporre una causale apposita che movimenta due registri, uno acquisti ed uno vendite, con l'apposito flag per non esser stampata su libro giornale. Occorre distinguere tuttavia due casi.

1° caso, nessuna delle due attività è in ventilazione: con una sola registrazione, compilo solo la sezione IVA con lo stesso codice IVA, sulla prima riga movimento il registro acquisti dell'attività NEGOZIO, con Iva su acquisti, imponibile 100, cod. IVA 10%, imposta 10; sulla seconda riga movimento il registro vendite dell’attività FORNO, con Iva vendite, con stessi imponibile, codice Iva e imposta. Il codice fornitore è un fornitore fittizio, con importo totale documento pari a zero.

Si consiglia di utilizzare comunque un codice Iva imponibile 10%, distinto dal codice solitamente utilizzato, col flag “Ammontare passaggi interni” spuntato, perché in dichiarazione annuale non sia considerato nel volume d'affari.

2° caso, due attività, la prima normale, la seconda in ventilazione: sulla prima riga movimento il registro acquisti dell'attività NEGOZIO, con Iva su acquisti, imponibile 100, codice IVA con percentuale 0% ma salto di aliquota 10%, imposta 0; sulla seconda riga movimento il registro vendite dell’attività FORNO, con IVA vendite, con stessi imponibile, codice Iva e imposta. Il codice fornitore è un fornitore fittizio con importo totale documento pari a zero.

In questo modo, come da normativa, non si espone l'imposta nel passaggio interno, ma ai fini della ventilazione il valore del pane passato dal forno al negozio è preso come fosse per il negozio un acquisto al 10%, tramite il meccanismo del salto di aliquota.

Elenchiamo qui le causali contabili standard (trattasi delle causali più specifiche) indicando per ciascuna (o per gruppi) di esse quando deve/devono essere usata/usate.

Qualora non si vogliano utilizzare le causali standard, è possibile creare le proprie causali (con codici compresi tra 1 e 999 o tra 5001 e 9998); si consiglia a tal scopo di inserire nuove causali ispirandosi, nel dubbio, (per quanto riguarda le impostazioni particolari ) a quelle standard, per lo più semplificandole/modificandole nell'area delle 'impostazione contropartite'.

Le causale 9999 è una causale riservate e serve per lo storno dell'iva indeducibile ( deve avere solamente codice e descrizione).

NB: l'impostazione contropartite delle causali di contabilità è operativa solamente nell'uso del programma 'Gestione Prima nota'.

Nel primo esercizio di utilizzo di Friendly occorre procedere diversamente a seconda che si voglia partire dall'inizio dell'esercizio contabile, oppure ad esercizio già iniziato.

Occorre procedere come segue:

1 – eliminare le eventuali prove effettuate in precedenza tramite il programma "Copia ed elimina dati ditta" (percorso V-C del menù principale) per cancellare tutti i dati della ditta, oppure creando un'altra ditta in Anagrafica ditta e ricopiando poi dalla ditta di partenza solo le tabelle e gli archivi necessari sempre tramite "Copia ed elimina dati ditta".

2 – Inserire in Prima nota una o più registrazioni di apertura dei vari sottoconti patrimoniali e d'ordine, utilizzando una causale contabile "SALDO INIZIALE" o "BILANCIO D'APERTURA" con tipo movimento "Apertura Conti". Se s'utilizzano le causali standard, utilizzare la causale 4999 = PRIMA APERTURA CONTI.

Per una corretta gestione delle partite, il saldo iniziale dei conti gestiti a partite va inserito in tante righe di prima nota quante sono le partite aperte, e non in un'unica riga per il totale ancora aperto su quel conto.

Per esempio, se ad inizio esercizio si vanta nei confronti di un cliente un credito di EUR 3.400,00, corrispondenti a 3 fatture:

• EUR 2.000,00 fattura n. 23 del 18/12/2012
• EUR 800,00 fattura n. 18 del 15/12/2012
• EUR 600,00 rimanenza da pagare su fatt. 15 del 12/12/2012

Se tale cliente è gestito a partite, in prima nota avremo una apertura del cliente di questo tipo:

L'apertura dello stesso cliente con un'unica riga di prima nota è consentito, ma con l'obbligo di attribuire all'importo di EUR 3.400,00 un numero di partita fittizio, per esempio 999999/ /2012); tuttavia in seguito in tal modo non sarà possibile distinguere le varie partite derivanti dal precedente esercizio.

Qualora non si gestiscano le partite, è possibile operare anche per clienti e fornitori con una sola riga di apertura con importo corrispondente al saldo.

3 – Inserire in gestione Scadenziario (se gestito) le scadenze relative alle varie partite aperte all'inizio dell'esercizio. L'inserimento delle scadenze deve avvenire contemporaneamente all'inserimento delle registrazioni di apertura da Gestione Prima Nota.

Nel caso in cui si debbano inserire saldi relativi ad IVA ad esigibilità differita, occorre registrare le fatture con data ed esercizio di competenza antecedente a quello di apertura (ad esempio, se l'esercizio di apertura è il 2013, vanno inserite registrazioni con data non superiore al 31/12/2012, ed esercizio di competenza 2012). Le note di accredito vanno registrate con estremi partita diversi da quelli della fattura.

Inserire i saldi dei conti clienti/fornitori interessati da IVA ad esigibilità differita con la causale "RIAPERTURA DEI CONTI" per il solo importo dei documenti registrati; per la parte eccedente tale valore, se presente, procedere utilizzando la causale "Apertura dei conti", come sopra descritto; se s'utilizzano le causali standard, usare la causale 4063 = RIAPERTURA DEI CONTI.

Nelle "Stampe ed elaborazioni periodiche" rientrano le cosiddette Stampe fiscali o di bollati, adempimenti previsti dalla legislazione tributaria che fino ad alcuni anni fa andavano stampati su registri vidimati, oggi vanno numerati progressivamente ed in alcuni casi (tipicamente libro giornale), assolvere l'imposta di bollo con l'applicazione di marche da bollo.

In Friendly si annoverano:

• Stampa Libro giornale;
• Stampa Registri Iva;
• Stampa Liquidazione Iva, effettuata sul registro Iva delle fatture di vendita o su un apposito registro riepilogativo;
• Stampa partitari, anche in passato esclusa da registri bollati.

Per questi programmi sono previste tre possibilità operative: la stampa in prova, la stampa definitiva, la rielaborazione.

La stampa in prova può essere effettuata un numero indefinito di volte, finchè non s'effettua la stampa definitiva. Essa non comporta alcun aggiornamento sui dati delle tabelle e degli archivi.

La stampa definitiva può essere effettuata una sola volta, perciò occorre accertarsi che i dati siano corretti prima di procedere, almeno previo l'esecuzione di una stampa in prova.

La stampa definitiva aggiorna alcuni valori Progressivi. Nel caso del Libro giornale essi sono: i totali Dare, Avere, i numeri dell'ultima riga e dell'ultima pagina, se richiesti, la data e il numero della ultima registrazione stampata, dati che si ritrovano in Anagrafica ditta. Inoltre segnala sulle registrazioni stampate che tale operazione è già stata eseguita.

Dopo la stampa definitiva non è possibile effettuare di nuovo stampe in prova o stampe definitive dello stesso periodo, ma è possibile effettuare una Rielaborazione della stampa stessa. Prima di procedere alla rielaborazione, occorre reimpostare manualmente tutti i Progressivi aggiornati dalla stampa definitiva, perciò si ricorre alla rielaborazione solo se necessario e con cognizione di causa, possibilmente consultandosi prima con chi vi assiste dal punto di vista informatico.

Occorre ripristinare i dati al momento antecedente la stampa da rifare: per il Libro giornale ciò significa ripristinare in Anagrafica ditta i totali Dare e Avere, il numero di riga e il numero di pagina, come risultanti dalla stampa precedente all'ultima stampa definitiva (quella da rielaborare); inoltre si individuano in prima nota numero e data dell'ultima registrazione stampata nella precedente stampa del Libro Giornale.

In alternativa alla reimpostazione manuale dei progressivi, ai fini delle rielaborazioni di Libro giornale e Registri Iva, è consigliato l'utilizzo del programma Reimposta progressivi per rielaborazioni (2.B.2): questo programma (vedi Guida analitica) ripristina i dati nei progressivi alla penultima elaborazione definitiva di Libro Giornale o di singoli registri Iva o, in alternativa, reimposta i progressivi ad inizio esercizio (per il giornale) o ad inizio anno (per i registri), ripartendo da zero per rielaborare non solo l'ultimo periodo, ma l'intero esercizio o anno.

In gran parte delle aziende vi è la necessità di stampare periodicamente (mensilmente, trimestralmente, ecc) un bilancio del periodo.
Dalla procedura con il programma 'Stampa Bilancio Contabile si può ottenere una situazione dei conti, non un vero bilancio.
Un vero bilancio del trimestre (o del mese, ecc) deve infatti tener conto anche delle rimanenze, dei ratei, dei risconti, degli ammortamenti, delle fatture da emettere e da ricevere valuta te alla fine di quel trimestre.
Il bilancio prodotto tiene invece dalla procedura considera solamente le operazioni di gestione registrate in prima nota.

Poiché non ha alcuna giustificazione contabile la rilevazione in prima nota di tali elementi, un bilancio del periodo risulta quindi sempre da una integrazione extracontabile della situazione dei conti rappresentata dalla stampa del bilancio prodotta dalla procedura.

Per consentire di poter stampare un vero bilancio di periodo, senza dover intaccare l'archivio di prima nota con registrazioni non giustificate ai fini civilistici, si è data possibilità di effettuare delle registrazioni (tipicamente le registrazioni integrative di cui sopra : ratei risconti rimanenze, ecc.) in un archivio denominato appunto 'Prima Nota Integrativa e di poter stampare un bilancio che tenga conto sia dei movimenti contabili registrati in Prima Nota che quelli registrati in tale archivio : perciò un vero bilancio di periodo.

Operativamente occorre :

• in gestione prima nota premere l'apposito pulsante int image001 per posizionarsi sull'archivio della prima nota integrativa e registrare le operazioni di cui detto con data fine periodo richiedere la stampa del bilancio contabile indicando Entrambi alla richiesta : 'Tipo di registrazioni'
• dopo la stampa ricordarsi di cancellare le operazioni integrative (al fine di evitare che venga falsato il successivo bilancio di periodo) in questo modo :
• andare in 'Stampa Prima Nota e premere l'apposito pulsante int per operare sull'archivio Prima Nota Integrativa
• richiedere l'eliminazione di tutte le registrazioni con la funzione Cancella registrazioni dal 01/01/1900 al 31/12/2099

Nel programma 'Gestione p.nota' in base al registro IVA selezionato, è possibile fare in modo che, (per i documenti emessi, di norma), venga eseguito un controllo sulla serie documento, cioè che la serie indicata in registrazione sia presente nella tabella delle numerazioni per le fatture emesse. Tale controllo può essere abilitato spuntando il campo 'controlla serie documento' nella finestra 'registri iva' accessibile da anagrafica ditta –> dati iva per anno.


Attenzione: se nella tabella numerazioni, per quanto riguarda le fatture emesse per l'anno in corso, non è presente nessun record, allora come serie documento è comunque accettata la serie spazio (' ').

In base al valore che può assumere il campo 'rel. doc/prot' si possono verificare le seguenti condizioni:

svincolati: la numerazione del protocollo e del documento sono svincolate.

coincidenti: il numero e serie documento pilotano numero e serie protocollo: la serie ed il numero di protocollo sono gli stessi di serie e numero documento. Il programma 'Gest. P.nota' provvede a bloccare i campi di protocollo per evitare errori.

Sempre in 'dati generali ultimi registri iva' in base al valore di 'controlla serie protocollo', si possono avere le seguenti casistiche:

• no verifica: nella serie del protocollo può essere inserito qualsiasi valore. Viene dato solo un messaggio se si inserisce una serie mai utilizzata nell'anno di registrazione se il mese della data di registrazione è diverso da gennaio.
• Una numerazione = accetta solo la serie indicata sul registro IVA nel campo 'serie fatture' (sempre di dati generali ultimi registri Iva
• Due numerazioni, tre numerazioni: variate della prima, eccetto per il fatto che le serie di protocollo accettate sono sia la serie fatture che la serie note di accredito che la serie delle note di addebito (dati generali ultimi registri iva).

Attenzione: le 3 serie indicate in dati generali ultimi registri iva possono essere utilizzate con qualsiasi tipo di documento, non necessariamente, ad esempio, la serie fatture deve essere utilizzata solo per le fatture.

In uscita dalla causale contabile, da Gestione P.Nota, viene sempre proposta la serie protocollo indicata sul registro IVA per il tipo documento (fattura, nota accredito/nota addebito) impostato sulla causale (se impostato, altrimenti quello delle fatture).

Tramite queste impostazioni è possibile configurare le seguenti situazioni :
Classica

• Registri vendite ( e corrispettivi) con
• controlla serie documento = No, Non Controlla
• relazione doc/prot : coincidenti (n. prot = n.doc)
• controlla serie prot. : no verifica
• Registri acquisti con
• controlla serie documento = no
• relazione doc/prot : svincolati
• controlla serie prot. : una numerazione protocollo

Con protocollo anche sul registro vendite
(cioè per rinumerare le fatture di vendita comunque, e non usare il numero documento come protocollo)
Registri vendite con

• controlla serie documento = Si, Controlla
• relazione doc/prot : svincolati
• controlla serie prot. : una (o due o tre) numerazioni

Con più serie di protocollo su stesso registro acquisti:

• Registri acquisti con
• controlla serie documento = no
• relazione doc/prot : svincolati
• controlla serie prot. : due (o tre) numerazioni protocollo

Per gestire correttamente le numerazioni di documento/protocolli occorre quindi prevedere/impostare nella tabella delle numerazioni della ditta: per gli acquisti , numerazioni protocollo (una o più per ciascun registro acquisti)

• per le vendite, numerazione fatture emesse e , se prevista una gestione doc/prot svincolati, anche numerazione protocollo per i registri vendite (una o più, per ciascun registro vendite)
• Naturalmente le impostazioni delle tabelle numerazioni protocollo/documenti emessi debbono essere tra loro congruenti; per es. non deve essere associata la serie 'A' al registro vendite n. 1 nella numerazione delle fatture emesse e invece al registro vendite n. 2 nella tabella numerazione dei protocolli!
• In questo modo è possibile prevedere per ciascun registro acquisti o vendite:
• una sola serie documenti o più serie documenti (tabella numerazione fatture emesse, controlla n. doc)
• una sola serie di protocollo oppure 3 serie di protocollo, con serie e numero prot. uguali a serie numero documento, oppure svincolate e numerate a parte

Per le fatture in doppio registro ( fatture intracomunitarie) le regole, in Gestione p.Nota, per la determinazione/impostazione del protocollo vengono applicate separatamente per il registro vendite e per il reg. acquisti movimentati.

L'Iva sulle fatture emesse nei confronti di enti pubblici (e Stato) può essere conteggiata nel periodo di liquidazione relativo all'incasso della fattura anziché dell'emissione della fattura stessa (fatture con Iva ad esigibilità differita).

è possibile gestire la problematica relativa all'iva ad esig. Differita in due diverse modalità alternative :

• basando il collegamento degli incassi alle fatture emesse sulla gestione delle partite, cioè del numero partita (questo è l'unico sistema disponibile nelle versioni di Friendly precednti la versione 9.0); richiede che i clienti (e fornitori, nel caso) a cui si emettono (o ricevono) fatture ad esigibilità differita siano gestiti o 'a partite' oppure 'a partite e scadenze' (come solitamente si fa in installazioni aziendali di Friendly)
• oppure basandosi su una gestione sganciata dalle partite, in relazione all'uso di causali specifiche (disponibile dalla rel 9.0 in poi); non è necessario gestire i clienti e fornitori a partite.

Per scegliere tra le due modalità sopra indicate è sufficiente settare (o resettare) il check-box ('Gest. Iva ad esigibilità diffferita come release 8') nella finestra 'dati aggiuntivi contabilità' del programma 'Anagrafica ditta'.

Per gli studi commerciali si consiglia la seconda opzione; per le aziende ove si gestiscano le partite può essere più agevole utilizzare i meccanismi associati alla prima opzione.

Per gestire questa casistica occorre comunque :

• prevedere una apposita causale 'EMESSA FATT. IVA ES.DIFF' che è fatta come la causale 'EMESSA FATTURA ' (attenzione ! Detta causale ha sempre come indirizzamento un registro IVA Vendite, non un registro Iva in Sospensione , che non esiste più come casistica !) ma con Tipo movimento 'Fattura Iva esig.diff.' Utilizzando le causali standard, può essere utilizzata la causale 1002 'FATT. CLIENTE IVA ES.DIFF'
• Prevedere una apposita causale per l'incasso di dette fatture, per es. 'INC. FATTURA AD ES. DIFF', con tipo movimento 'Inc.Fatt.Iva es.diff'
• Prevedere una causale per l'emissione di nota di accredito con iva ad esigibilità differita. Se si usano casuali standard, utilizzare la 1021 'NOTA CRED CLI. IVA ES.DIFF'
• Prevedere una casuale per il pagamento di note di accredito con iva ad esigibilità differita. Per chi usa le causali standard, utilizzare la 2506 'PAG. NOTA CRED IVA ES.DIFF.'

Gestione come rel. 8 : ATTENZIONE: con questa gestione, in caso di note di accredito in diminuzione di fatture ad esegibilità differita, sono gestibili solo note di accredito con aliquota/e IVA uguale/i a quella indicata nella fattura originaria!

La partita utilizzata per la registrazione di note di accredito con iva ad esigibilità differita DEVE ESSERE SEMPRE DIVERSA da quella della fattura a cui la nota di accredito si riferisce.

Utilizzando dette causali il programma Liquidazione Iva dopo aver conteggiato il totale dell'iva su tutte le fatture emesse nel periodo (comprese quelle ad esigibilità differita) andrà a defalcare l'iva relativa alle sole fatture emesse ad es. differita del periodo e ad aggiungere l'iva relativa alle fatture incassate nel periodo (emesse nel periodo stesso o in periodi di imposta precedenti).
L'aggancio tra incasso e fattura originaria avviene in virtù del numero partita.

Gestione rel 9.0 e successive (non basata sulle partite)

Con questa gestione è possibile distinguere le note di accredito in due tipologie :

• nota di accredito autonoma, non riferita ad una fattura specifica (sono sempre di questo tipo quelle emesse dopo che il cliente ha già saldato la fattura emessa); debbono essere 'pagate' al cliente.
• note di accredito a storno fattura ; possono essere di questo tipo quelle emesse prima che il cliente abbia pagato la fattura a lui emessa

Il programma di liquidazione iva utilizza, infatti, un sistema diverso per i due tipi di note di accredito.
La causale per la nota di accredito a storno fattura e la 1022 'NOTA CRED IVA ES.DIFF.ST.FT' .
Con questa metodologia di gestione, in gestione prima nota:

• all'atto della registrazione dell'incasso relativo ad una fattura ad esigibilità differita, in uscita dal campo contenente l'importo incassato, verrà visualizzata una schermata contenente tutte le fatture ancora aperte e con saldo maggiore o uguale all'importo incassato; occorrerà obbligatoriamente selezionare una delle stesse, diversamente non sarà possibile salvare la registrazione. In base alla sezione DARE/AVERE dell'importo incassato verranno visualizzate le fatture oppure le note di accredito aperte. Al salvataggio verranno memorizzati sulla riga della registraione di P.Nota gli estremi della fattura collegata all'incasso.
• In fase di registrazione di una nota di accredito, se la causale rimanda ad un esigibilità differita di IVA, si potrà o selezionare una fattura ancora aperta (così come per gli incassi se la causale indica che la nota di accredito è a storno fattura), oppure inserirla come se fosse una fattura, ma non collegandola a nessun documento preesistente. (Può essere il caso di note di accredito emesse su fatture totalmente incassate in precedenza, e quindi con IVA interamente versata). Nel caso di nota di accredito a storno fattura, il castelletto IVA dovrà contenere gli stessi codici IVA della fattura, o al massimo dei codici di esenzione; al momento non viene eseguito un controllo per verificare se, a parità di codice IVA, l'imponibile della nota è superiore a quello della fattura.
• In fase di liquidazione IVA il programma provvederà in prima istanza a determinare quali registrazioni devono andare a maturare IVA di fatture e sospese, quindi, per ognuno dei movimenti appena trovati, provvederà a determinare l'importo residuo da incassare della fattura collegata (l'importo residuo sarà dato dal totale fattura meno le note di accredito emesse fino al periodo da liquidare, meno gli incassi eseguiti in precedenza). Ottenuto tale importo verranno inserite nella tabella dei movimenti iva nuovi record con i dati relativi ai dati presenti nel castelletto IVA della fattura originaria, ma con imponibile/IVA proporzionalizzati in base all'incassato su residuo da incassare. Ogni liquidazione IVA provvederà a ricalcolare i valori sopra esposti a partire dall'ultima liquidazione eseguita in definitivo.

La modalità di calcolo dell'IVA da assegnare ad ogni incasso è la seguente: INCASSATO / RESIDUO DA INCASSARE = X (valore numerico arrotondato al sesto decimale)

IVA DA VERSARE RESIDUA * X = IVA DA VERSARE

Il calcolo sopra esposto verrà eseguito per tutti i codici IVA presenti nella fattura di riferimento.

Attenzione: le note di accredito che si agganciano ad un fattura non possono avere codici IVA diversi da quelli indicati nella fattura di riferimento. Gli unici codici IVA alternativi ammessi sono quelli di esenzione/non imponibilità (il caso di IVA non detraibile art. 26).

N.B.: in questo tipo di gestione non sono ammessi codici IVA con % di indeducibilità diversa da 0!

Note tecniche/limitazioni operative:

• cancellazione di una fattura: non posso farlo se è stata incassata
• modifica di una fattura: se è stata incassata, il castelletto IVA non può essere modificato
• Cancellazione di una registrazione di incasso: è consentito.
• Modifica di un incasso: se cambio l'importo debbo riselezionare la fattura di riferimento
• Creazione di nota di accred a storno fattura: non posso usare codici IVA diversi da quelli della fattura, ad eccezione dei codici di esenzione
• Modifica registrazione relativa a nota accred a storno fattura: è consentito
• Cancellazione nota di accredito: è consentito
• inserimento nota accred non a storno fattura: la inserisco come una, come in Friendly verione 8
• modifica/cancellazione nota di accredito non a storno fattura: come per fattura ad esigibilità differita.

Nelle stampe parametriche è a disposizione un report per visualizzare fatture/incassi – note di accred collegate.

N.B.: Non è possibile registrare (non è gestito!) fatture ad esigibilità differita con data registrazione incasso/pagamento uguale alla data di registrazione della fattura! Norme comuni ai due sistemi Se si utilizza anche il modulo Vendite/Magazzino, occorre indicare il codice della causale fattura con iva ad esig. differita nella tabella Personalizzazione Vendite, ed utilizzare per tali fatture una numerazione a parte (es. serie S o altro) che può essere ricollegata (nella tabella delle numerazioni) al registro vendite principale oppure (preferibile, solitamente) ad un secondo registro Vendite (anche qui : 'Vendite' , non 'Sospensione' !).

Oltre che per le fatture di vendita, è possibile specularmente utilizzare un meccanismo analogo per le fatture di acquisto e relativi pagamenti (cioè detrarre l'iva al momento del pagamento della fattura di acquisto relativa) (Iva a detraibilità differita) con due causali 'RIC. FATT. CON IVA A DEDUC. DIFF.' (tipo movimento 'Fattura Iva esig.diff.') e PAGATA FATT. IVA A DED. DIFF.' Con tipo Movimento 'Inc.Fatt.Iva es.diff' .

Analogamente viene scomputata in liquidazione iva l'iva su detti acquisti e aggiunta l'iva su pagamenti di fatture di questo tipo effettuati nel periodo (questo meccanismo può interessare le aziende-enti pubblici, che possono detrarre l'iva solo dopo aver pagato le fatture dei fornitori , i quali usufruiscono del beneficio della sopsensione dell'imposta, appunto 'esigibilità differita').

Un caso particolare da considerare è l'ipotesi in cui quando si inizia ad utilizzare la procedura (es. al 1/1/2002) vi siano in sospeso alcune fatture con iva ad esigibilità differita emesse nell'esercizio precedente . In tal caso occorre :

• inserire in Gestione P.Nota Iva la fattura (o le fatture) in questione con data registrazione 2001 con l'apposita causale di cui sopra
• nella registrazione della apertura dei conti in data 1/1/02, aprire la partita relativa alla fattura in questione non con la causale 'APERTURA CONTI' ma con la causale 'RIAPERTURA CONTI' (vedi l'argomento relativo alle chiusure e riaperture dei conti) al fine di non conteggiare nei partitari (a partite aperte e chiuse e a partite aperte) del cliente due volte tale partita
• in anagrafica azienda, indicare su Data ultima Reg. LG e Numero Ultima reg. LG rispettivamente 31/12/01 e 9999 (al fine di escludere dalla stampa del libro giornale le registrazioni del 2002)
• In Dati generali Ultimi reg. Iva definitivi, indicare reg. Vendite n. 1 data e numero ultima registrazione rispettivamente 31/12/01 e 9999 (al fine di escludere dalla stampa dei registri Iva vendite le registrazioni 2001)

Il 1° dicembre 2012 sono entrate in vigore le nuove disposizioni sull'IVA per cassa, così come disposto dal decreto attuativo dell'art. 32-bis del D.L. n. 83/2012 (c.d. Decreto Sviluppo) convertito con modificazioni dalla legge 7 agosto 2012, n. 134.

Il regime in questione, a cui si accede tramite opzione del soggetto passivo, prevede che l'IVA relativa a cessioni di beni e prestazioni di servizi diviene esigibile nel momento del pagamento dei relativi corrispettivi e che il diritto alla detrazione dell'imposta relativa agli acquisti di beni e servizi sorge con il pagamento dei relativi corrispettivi.

Ad ogni modo, trascorso il termine di un anno dal momento di effettuazione dell'operazione, l'IVA diviene esigibile/detraibile anche se il corrispettivo non è stato ancora pagato, a meno che il cessionario o committente non sia stato assoggettato a procedure concorsuali prima di tale scadenza.

In caso di pagamento parziale del corrispettivo, l'imposta diventa esigibile (o detraibile) in proporzione al rapporto fra il corrispettivo incassato (o pagato) e l'importo totale dell'operazione.

resupposti: Possono accedere a questa opzione imprese, artigiani e professionisti che nell'anno solare precedente abbiano realizzato un volume d'affari non superiore a 2 milioni di euro. Nel caso di inizio attività, accedono all'opzione i soggetti che prevedono di realizzare un volume d'affari non superiore alla soglia di 2 milioni di euro.

L'uscita dal regime di IVA per cassa avviene nel momento in cui nel corso dell'anno il volume d'affari del soggetto supera il limite imposto dei 2 milioni, il decreto prevede in questo caso che a partire dal mese successivo a quello in cui la soglia è stata superata si applichino le regole ordinarie dell'IVA.

Il decreto prevede, inoltre, che le fatture emesse in sede di applicazione dell'IVA per cassa debbano recare l'annotazione 'Operazione con "IVA per cassa" ex art. 32-bis del decreto-legge 22 giugno 2012, n. 83', l'omessa indicazione di tale dicitura costituirà, ai fini sanzionatori, una violazione formale.

Sono comunque escluse dall'IVA per cassa alcune operazioni: le seguenti operazioni attive:

• l'acquirente o committente assolve l'imposta mediante l'applicazione del «reverse charge»;
• l'acquirente o committente è un soggetto privato;
• per le operazioni con «IVA ad esigibilità differita» disciplinate dall'art. 6, co. 5, D.P.R. 633/1972 (operazioni nei confronti della Pubblica Amministrazione).

le seguenti operazioni passive:

• acquisti di beni o servizi assoggettati all'IVA con meccanismo del «reverse charge»;
• acquisti intra-comunitari di beni;
• importazioni di beni;
• estrazioni di beni dai depositi IVA.

OPERATIVITÀ IN Friendly Requisiti/Limiti
In Friendly per attivare la gestione IVA per cassa è obbligatorio avere le seguenti impostazioni:

• Gestione almeno a partite dei clienti e dei fornitori.
• Gestione dell'emissione degli effetti senza chiusura del cliente per considerare la data effettiva di incasso.
• Operando in presenza dell'opzione IVA per cassa, Friendly ha i seguenti limiti:
• Non è possibile registrare le fatture di acquisto "reverse charge" miste in un'unica registrazione: la fattura va registrata come se fossero due fatture distinte.
• Il regime IVA per cassa non può essere attivato in Friendly in attività IVA con periodicità di liquidazione annuale.
• Non è possibile utilizzare il programma 'Raggruppamento scadenze effetti attivi'.

Calcolo del termine di un anno per le fatture non pagate/incassate:

• Viene sempre fatto considerando la data di registrazione, anche in caso di note di variazione;
• In caso di fatture emesse a clienti soggetti a procedure concorsuali, per poterle lasciare in sospeso, occorre registrarle con la causale di iva ad esigibilità differita, reinserendo la registrazione se già registrata in precedenza. In questo modo l'iva diventa esigibile solo quando avviene l'incasso.

Attivare la gestione IVA per cassa
Nel momento in cui si decide di optare per il regime IVA per cassa, in Friendly è necessario procedere nel modo seguente:

• In anagrafica ditta – Dati IVA per anno – Attività IVA spuntare il campo 'IVA di cassa' nell'attività IVA interessata.

• In anagrafica ditta – dati aggiuntivi contabilità non deve essere selezionato il flag sul campo 'Emissione effetti con chiusura cliente'.

• In 'Personalizzazione contabilità generale' indicare nel campo sottoconto Clienti C/RB nel tab 4- Conti 2 il sottoconto che servirà nell'emissione degli effetti attivi. Il sottoconto deve essere gestito a partite e scadenze

Registrazioni in prima nota
REGISTRAZIONI DI FATTURE DI VENDITA O DI ACQUISTO

Per le registrazioni in prima nota delle fatture cliente e delle fatture fornitore è necessario utilizzare delle causali ad hoc in cui è specificato come tipo movimento 'Fatt./Nota cred. IVA di cassa'. (come la 20 e la 57)
Con le seguenti causali procedere normalmente nelle registrazioni giornaliere. In caso di utilizzo di causali con impostato il campo Tipo movimento a 'Fatt./Nota di cred. IVA di cassa' e attività IVA senza la spunta sul campo 'IVA di cassa', il programma al momento del passaggio al castelletto iva restituisce un messaggio che avverte la discrepanza. Il messaggio non è bloccante e quindi è possibile proseguire nella registrazione.

La segnalazione viene restituita anche nel caso opposto, ovvero in caso di utilizzo di causali con impostato il campo Tipo movimento a 'Normale' e attività IVA con la spunta sul campo 'IVA di cassa'.
Il messaggio è sempre non bloccante ed è quindi possibile proseguire nella registrazione.

CASI PARTICOLARI

1) Fatture di acquisto in "reverse charge" miste, ovvero in cui la tecnica di inversione contabile si applica solo a una parte della fattura. Friendly non riesce a gestire un'unica registrazione e conteggiare ai fini dell'IVA per cassa solo la parte non soggetta a inversione contabile, eventualmente registrare la fattura come se fossero due separate fatture.

2) Fatture/Note di variazione con totale documento pari a 0. In Friendly, in presenza di attività con IVA per cassa, i documenti registrati devono avere necessariamente un totale documento diverso da 0, per fare in modo che la liquidazione IVA conteggi correttamente le fatture.
Questo significa che se si deve registrare una note di variazione di sola IVA, occorre registrare il documento con una causale contabile con Tipo movimento 'Fatt/nota di cred Iva di cassa' e indicare nel totale documento il solo importo dell'IVA.

Al salvataggio della registrazione comparirà il seguente messaggio, al quale si risponderà scegliendo SI.

3) Fatture con abbuoni. Friendly tratta gli abbuoni come un pagamento/incasso, perciò l'abbuono deve essere rilevato solo nel momento in cui viene effettuato il pagamento o rilevato l'incasso della fattura per evitare che l'IVA diventi detraibile/esigibile in un momento precedente all'effettivo pagamento del corrispettivo.

4) Fatture con IVA parzialmente deducibile. Registrare la fattura normalmente con causale con 'Tipo movimento' = 'Fatt/nota di cred IVA di cassa', l'IVA non deducibile verrà rilevata con giroconto a costo nel momento della registrazione della fattura. Mentre l'IVA deducibile diverrà detraibile, quindi inserita nella liquidazione IVA, solo alla registrazione del pagamento del corrispettivo.

5) Fatture ad esigibilità differita. Come previsto dal decreto legge, le fatture a esigibilità differita non sono soggette all'opzione dell'IVA per cassa. Perciò utilizzare le causale specifiche per le fatture e gli incassi dell'IVA a esigibilità differita.

6) Ipotesi utente che inizia a utilizzare Friendly e ha optato per il regime IVA di cassa. Nel caso ci siano delle fatture sospese non ancora incassate emesse nell'esercizio precedente, occorrerà inserire le registrazioni delle singole fatture con causali con 'Tipo movimento' = 'Fatt/nota di cred IVA di cassa' ed eventualmente, se presenti, le registrazioni degli incassi o pagamenti parziali. Lanciare la liquidazione dell'anno precedente. Se l'apertura avviene in data inizio anno aprire il saldo delle partite relative alle fatture inserite con causali di tipo 'Riapertura Conti' e non 'Apertura dei conti'.

REGISTRAZIONI DI NOTE DI CREDITO CLIENTE/FORNITORE

Utilizzare causali relative alle note di credito cliente/fornitore con Tipo movimento 'Fatt./Nota cred. IVA di cassa'.( come la 21 e la 58)

La compensazione delle note di credito con le fatture, per un corretto funzionamento della liquidazione IVA secondo le regole del regime IVA per cassa, deve avvenire con una registrazione contabile che chiude la partita della nota di credito e compensa la partita della fattura.

ATTENZIONE: Non è possibile, quindi, utilizzare la tecnica di indicare sulle note di accredito la partita della fattura, questo perché in fase di liquidazione IVA la fattura e il relativo incasso o pagamento non verrebbero considerati correttamente.

REGISTRAZIONI INCASSI E PAGAMENTI

Per le registrazioni contabili degli incassi e dei pagamenti si possono utilizzare le causali classiche di incasso /pagamento

Nel caso in cui la partita della fattura di vendita o di acquisto venga saldata solo parzialmente, in liquidazione IVA viene maturata automaticamente l'IVA da versare o da detrarre relativamente alla parte della quota di incasso o pagamento.

EMISSIONE EFFETTI

Per procedere alla generazione degli effetti e alla loro successiva presentazione, procedere nel seguente modo:

1. Con l'IVA di cassa è obbligatorio emettere gli effetti senza chiusura del cliente. Utilizzando il programma 'Generazione effetti', vien effettuata una registrazione del tipo effetti attivi a clienti C/RB (sottoconto indicato in 'personalizzazione contabilità generale'), in modo che il cliente non venga chiuso e quindi considerato come non incassato ai fini della liquidazione IVA.


2. Presentazione della distinta con chiusura del conto Effetti attivi, procedere normalmente utilizzando il programma 'Gestione Distinte Effetti/I/P'.

3. Alla scadenza, cioè quando la banca comunica l'esito dell'incasso della ri.ba. si dovrà effettuare una registrazione che chiude la partita della fattura del cliente e il conto clienti C/RB. Dal programma 'Gestione Prima Nota', selezionare da Documenti – Selez. Scadenze da… – Distinta esiti RIBA emesse


Per utilizzare questa funzionalità è necessario utilizzare una causale di contabilità senza preimpostazioni contropartite e con tipo movimento 'Saldo scadenze'. ( esempio: la causale n 220)

Indicare il numero della distinta R.B. con cui si sono presenti gli effetti in banca. E' possibile selezionare gli effetti anche per scadenza/banca.


Viene creata una registrazione che salda il cliente e chiude il conto cliente C/RB.

ATTENZIONE: Il programma 'Raggruppamento scadenze effetti attivi' crea delle registrazioni contabili che chiudono le partite delle fatture di vendita e ne apre una nuova. Di fatto, le fatture sono 'incassate', ciò significa che nella liquidazione IVA del mese l'utente si troverà a versare l'IVA relativa alla partita della fattura chiusa. Quindi NON si deve utilizzare il programma 'Raggruppamento scadenze effetti attivi'. Se l'utente decide di usarlo, deve sapere che poi l'IVA diverrà esigibile in un periodo precedente all'effettivo incasso, potrebbe essere comunque conveniente nel caso ad esempio del raggruppamento di 3 effetti di valore esiguo: verrà versata prima l'IVA, ma emettendo un effetto solo si potrebbe risparmiare sulle spese bancarie.

REGISTRAZIONI INSOLUTI
Ai fini dell'IVA per cassa, le registrazioni degli insoluti è necessario che vengano rilevate nello stesso periodo di liquidazione IVA della registrazione con cui il cliente è stato chiuso con il conto cliente c/rb. Ad esempio, se l'esito di una ri.ba. con scadenza 31/01/2013 viene registrato in data 05/02/2013, l'insoluto deve essere registrato sempre a febbraio 2013.

Questo per evitare che la liquidazione IVA del periodo consideri nell'IVA da versare la partita della fattura del cliente chiusa con il conto cliente c/rb e quindi saldata. Si può utilizzare il programma 'Gestione Insoluti' oppure si può effettuare la registrazione direttamente in 'Gestione Prima nota' sempre utilizzando causali con Tipo movimento 'Insoluti'.

Inoltre, è importante che le partite che vengono riaperte con la registrazione degli insoluti abbiano lo stesso importo delle partite dell'effetto originario, perciò le spese di insoluti non devono incrementare la partita dell'insoluto del cliente.

COME GESTIRE IL PASSAGGIO DA EMISSIONE EFFETTI CON CHIUSURA CLIENTE A EMISSIONE EFFETTI SENZA CHIUSURA CLIENTE
Nel momento in cui viene tolto il flag da 'dati aggiuntivi contabilità' in anagrafica ditta sul campo 'Emissione effetti con chiusura cliente', i clienti in Friendly potranno trovarsi in una delle seguenti situazioni:

1) Il cliente è aperto, ma ancora non sono stati emessi gli effetti. In questo caso procedere alla generazione degli effetti, che avverrà con la modalità di non chiusura del cliente. Eseguire le registrazioni di presentazione distinta e di chiusura cliente come indicato sopra.

2) Il cliente è chiuso perché sono stati generati gli effetti, ma non sono stati ancora presentati in banca. Per non dover gestire situazioni ibride, è consigliato eseguire la cancellazione degli effetti non ancora presentati e procedere nuovamente alla generazione degli effetti con la nuova modalità. Procedere anche in questo caso con le registrazioni di presentazione distinta e di chiusura cliente come indicato sopra.

3) Il cliente è chiuso perché gli effetti sono stati generati e sono stati anche presentati in banca. In questo caso non occorre fare nulla; alla scadenza degli effetti se c'è l'insoluto dovrà essere riaperto il cliente (come in precedenza).

REGISTRAZIONI DI ACCONTI
Per la chiusura di partite di acconti si possono scegliere 2 strade: 1) Sostituire nella registrazione dell'acconto la partita dell'acconto con la partita della fattura, solo se la registrazione dell'acconto è nello stesso mese della registrazione della fattura e l'acconto non è una fattura di acconto.

2) Procedere con una registrazione di compensazione tra la partita di acconto e la partita della fattura.

EMISSIONE DOCUMENTI DI MAGAZZINO
Nel caso di contabilizzazione da fattura di magazzino è necessario utilizzare le apposite causali in cui viene associato al tipo bolla fattura la causale di CG per contabilizzare che abbia impostato come tipo movimento 'Fatt/nota cred. IVA di cassa'. ( esempio il tipo bolla /fattura n 4)


Se per il regime IVA per cassa viene utilizzato un apposito registro IVA è necessario creare una nuova serie per le fatture e agganciare in numerazione ditta la serie del documento con il registro IVA del regime IVA per cassa.

ATTENZIONE: non è possibile emettere Ricevute fiscali che rientrano nel regime IVA per cassa. Il problema non si pone quando la ricevuta fiscale viene emessa a un privato, dato che i documenti emessi a privati sono esclusi dal regime IVA per cassa; quando invece la ricevuta fiscale è emessa a un titolare di partita IVA con Friendly non è possibile applicare l'IVA cassa.

LIQUIDAZIONE IVA

Per effettuare il calcolo dell'IVA tenendo conto delle fatture soggette al regime dell'IVA per cassa procedere normalmente selezionando il mese interessato.

Il programma 'Stampa liquidazione IVA', ad esempio del mese di settembre 2013, determina l'IVA da versare o incassare in questo modo.

1. Vengono scartate tutte le fatture di vendita, di acquisto e le note di credito con causale di tipo 'Fatt/Nota di credito IVA per cassa' e con data registrazione minore o uguale alla data di fine elaborazione liquidazione
2. Vengono inserite come IVA a debito tutte le fatture emesse incassate e come IVA a credito tutte le fatture ricevute pagate le cui registrazioni di incasso e pagamento ricadono nel mese di liquidazione;
3. Vengono inserite come IVA a debito e IVA a credito tutte le fatture emesse e ricevute non ancora incassate/pagate, con causale di tipo 'Fatt/Nota di credito IVA per cassa' e con data di registrazione precedente 12 mesi alla data di fine elaborazione liquidazione;
4. Vengono inserite tutte le fatture di vendita, di acquisto e le note di credito registrate nel mese di liquidazione scelto con causale di tipo 'normale'.

Nel caso di liquidazione IVA trimestrale il funzionamento del programma 'Stampa liquidazione IVA' è lo stesso riferito a un periodo di 3 mesi.

La stampa liquidazione IVA se nell'attività IVA dell'anno ha il flag su IVA di cassa, assieme al prospetto 'Stampa liquidazione IVA' produce due ulteriori report:

• - 'Stampa inc. Fatture IVA di cassa': vengono elencati tutti gli incassi dei clienti e le compensazioni delle note di credito emesse con i riferimenti della fattura; inoltre vengono aggiunte le fatture emesse/note di credito con data documento più vecchia di un anno non ancora incassate.
• - 'Stampa pag. Fatture IVA di cassa': vengono elencati i pagamenti e le compensazioni delle note di credito ricevute; inoltre vengono aggiunte le fatture ricevute/note di credito con data documento più vecchia di un anno non ancora pagate.

a liquidazione IVA in caso di attività IVA per cassa restituisce un messaggio di log qualora siano state usate delle causali di CG con tipo movimento 'Fatt/nota di credito IVA di cassa' e l'attività IVA non sia di IVA di cassa.

Mentre se è stato utilizzata la stessa partita in più di un documento intestato allo stesso conto (esempio compensazione tra note di credito e fatture cambiando solo la partita), Friendly restituisce un messaggio che blocca l'elaborazione della liquidazione.

ATTENZIONE: Nel caso che vengano apportate delle modifiche alle registrazioni di incassi/pagamenti relative a liquidazioni passate, sarà cura dell'utente rielaborare la liquidazione del periodo interessato dalla modifica, ma anche di tutti i periodi successivi. Questo per evitare che si verifichi il seguente caso:

- emissione di una fattura di 1000 euro datata dicembre 2012,

- registro un incasso di 500 euro nel mese di marzo 2013 à nella liquidazione di marzo 2013 l'IVA relativa alla parte di fattura incassata diventa esigibile,

- nella liquidazione di dicembre 2013 diviene esigibile l'IVA relativa alla parte non ancora incassata della fattura, ovvero 500 euro. Ma se nel frattempo effettuo una modifica all'importo incassato nella registrazione di marzo 2012 portandolo a 400, devo rielaborare la liquidazione di marzo, ma anche tutte le liquidazioni successive altrimenti l'IVA a debito conteggiata nel mese di dicembre non è corretta.

SUPERAMENTO DELLA SOGLIA DI 2.000.000 DI EURO DI VOLUME DI AFFARI
Se durante l'anno vengono superati i 2 milioni di euro di volume di affari, ad esempio il 20 aprile, occorre operare in Friendly nel seguente modo:

1) Dal mese successivo a cui è avvenuto il superamento della soglia, quindi nell'esempio da maggio, è necessario tornare a utilizzare le causali di contabilità con tipo movimento 'Normale' (non modificare mai le causali utilizzate nel regime IVA per cassa ma tornare a utilizzare le causali del regime ordinario).

ATTENZIONE: è importante non togliere la spunta dall'attività IVA sul campo 'IVA di cassa', questo per evitare che rilanciando le liquidazioni IVA di periodi precedenti Friendly non conteggi più l'IVA secondo le logiche dell'IVA per cassa.

2) In fase di liquidazione IVA del periodo in cui si è superato la soglia, nell'esempio nella liquidazione del mese di aprile, occorre lanciare la liquidazione IVA con la spunta sul campo 'Rileva tutta l'IVA a credito/debito su fatture con IVA di cassa'.


In questo modo, il programma provvede a includere nella liquidazione tutte le partite relative a fatture emesse/ricevute in regime di IVA per cassa che non sono state ancora chiuse. Dal periodo successivo, nell'esempio maggio, si può procedere con liquidazione normalmente.

STAMPA DATI DICHIARAZIONE IVA ANNUALE

Nella stampa dati per dichiarazione annuale IVA le operazioni in regime IVA per cassa vengono considerate nel momento della loro effettuazione, quindi della loro registrazione, e non nel momento dell'incasso o del pagamento.

Controllo operazioni

FATTURA ANCORA DA INCASSARE E DA PAGARE DOPO UN ANNO DALL'OPERAZIONE
L'art. 32 del DL 83/2012 prevede che l'IVA diventerà comunque esigibile e detraibile trascorso un anno dall'operazione anche se i relativi corrispettivi non sono stati incassati e pagati, a meno che il cessionario o committente non sia stato assoggettato a procedure concorsuali prima di tale scadenza.

Per effettuare dei controlli sulle fatture non ancora incassate/pagate, in Friendly è possibile utilizzare la stampa parametrica ( par0039.rpt)

Lanciando la stampa parametrica, compare la maschera nella quale specificare se si desidera visualizzare nel report anche le partite chiuse, oppure solo le partite aperte

Il report provvede a esporre per ciascuna partita i riferimenti della fattura ed eventualmente i relativi incassi/pagamenti se esistono, con il saldo della partita.

Limite: per gli incassi e i pagamenti non vengono mostrati i riferimenti della registrazione, ma solo i riferimenti della registrazione della fattura.

SUPERAMENTO DEL VOLUME D'AFFARI
Non vi è in Friendly nessun automatismo che avvisi l'utente del superamento dell'ammontare dei 2 milioni di euro di volume d'affare. Eventualmente creare una stampa parametrica che legga i movimenti da magazzino per tener conto anche delle operazioni effettuate, ma non ancora contabilizzate.

Tenere inoltre presente che in presenza di più attività IVA, il volume di affari da considerare è quello relativo al volume di affari complessivo di tutte le attività della ditta.

In anagrafica ditta il flag non spuntato su 'emissione effetti con chiusura cliente' opera principalmente per la gestione dell’iva per cassa o per chi desidera tenere aperto il cliente quando si emettono gli effetti.

Emissione effetti con chiusura cliente
Le due modalità di gestione degli effetti sono alternative : o si chiude sempre il cliente con l'emissione degli effetti, oppure non lo si chiude.

Ripasso delle operazioni da eseguire con il sistema senza chiusura del cliente:
dal programma di personalizzazione contabilità generale indicare il conto/contropartita clienti C/RB gestito a partite/scadenze

• dalla generazione effetti viene fatta una registrazione 'effetti attivi' a 'clienti C/RB'.

Entrambi i conti sono gestiti a partite/scadenze e su entrambe le scadenze viene impostata la stessa partita del cliente. Il conto 'clienti C/RB' è un conto unico. Visto che il cliente non viene 'coinvolto nella registrazione', comunque viene fatto un aggiornamento sulla scadenza collegata all'emissione effetti, impostando = 'S' il flag 'autorizzato'/'emessa distinta', ma senza indicare il numero della distinta. In questo modo guardando le scadenze del cliente, quelle di tipo RB autorizzate sono da considerarsi 'con emissione effetti avvenuta'

da gestione distinte il sistema è identico a quello 'tradizionale' , ovvero 'banca c/sbf' a 'effetti attivi'

la registrazione del passaggio da c/sbf a c/c sarà fatta manualmente da prima nota con 'banca c/c' a 'banca c/sbf'

alla scadenza degli effetti (visto che la banca accredita sempre tutto sul c/c, poi eventualmente vengono rilevati gli insoluti) da prima nota si userà la nuova funzione “seleziona scadenze da distinta esiti RIBA emesse” dove, per ogni effetto presentato, vengono inserite 2 righe, una che storna e chiude il conto 'clienti C/RB' in dare ed in avere la chiusura del cliente e relativa scadenza.


La causale contabile deve essere di tipo 'saldo scadenze' e non avere nessuna preimpostazione nelle contropartite. Se nel frattempo la rata del cliente è già stata saldata o è di importo diverso da quello della presentazione a causa di modifiche intervenute dopo la presentazione della distinta, verrà dato un messaggio di impossibilità di riconciliazione dell'effetto con il cliente. In questo caso l'aggancio dovrà essere eseguito manualmente, spezzando eventualmente le scadenze del cliente.

Nel caso di fattura cancellata senza ritiro dell'effetto già presentato (quindi sappiamo già che arriverà un insoluto), la registrazione da fare sarà clienti C/RB a banca c/sbf per ritiro effetto e/o rilevazione insoluto. Da eseguire manualmente da prima nota

in caso di insoluto, verrà eseguita la registrazione dal programma di gestione degli insoluti cliente a banca c/c (o banca c/sbf se non è stata fatta la registrazione di giroconto da c/sbf a c/c), dove sul cliente viene aperta una nuova rata della scadenza insoluta e su quella insoluta viene messo il flag 'insoluto'.